Nota analitica - regole di compilazione e un esempio

Mentre si lavora in produzione o in qualsiasi organizzazione, si deve occuparsi della scrittura di vari documenti e documenti. Uno dei documenti comuni è una nota analitica. In generale, la stesura di questo documento non dovrebbe causare seri problemi, ma dovresti conoscere tutte le regole. In questo articolo sarà possibile familiarizzare con un esempio di scrittura di una nota analitica, per scoprire perché è compilato e in quali casi.

A cosa serve il documento?

Questo documento, di regola, viene preparato quando è necessaria un'analisi della situazione. Solitamente le note analitiche considerano situazioni problematiche o di crisi che possono comportare conseguenze negative per l'intera impresa o per le sue singole divisioni strutturali.

Accade che una persona inesperta possa confondere questo documento con rapporto analitico. Pertanto, vale la pena ricordare che la nota analitica non esamina solo la situazione attuale e le sue cause, ma descrive anche opzioni specifiche per lo sviluppo e la soluzione del problema.

È possibile evidenziare i seguenti obiettivi del documento:

• portare alla gestione il fatto di un problema esistente o emergente;
• prevenire il ripetersi della situazione in futuro;
• migliorare la produttività del lavoro;
• rafforzare il controllo su qualsiasi area dell'azienda o dell'organizzazione.

Un documento ben scritto può servire come segnale importante per la gestione e aiuterà a determinare il corso futuro degli eventi. In alcuni casi, tale documento può essere utilizzato per vari eventi all'interno dell'azienda stessa, ad esempio riunioni, riunioni o riunioni. E anche in caso di situazioni problematiche gravi, una nota analitica può essere allegata come prova ai procedimenti giudiziari come argomento basato sull'evidenza.

Chi può fare un documento

Nelle grandi imprese, la preparazione delle note analitiche viene effettuata da un'unità strutturale specializzata, come il dipartimento di analisi. Tuttavia, qualsiasi dipendente che sia adeguatamente consapevole del problema in questione e che, a sua volta, ha l'esperienza e l'opinione professionale personale sulla risoluzione o la prevenzione del problema, può compilare tale documento.

Qualsiasi capo di una divisione strutturale o separata di un'organizzazione ha il diritto di delegare la scrittura di una nota analitica al suo vice, segretario o altro subordinato. Ma in questo caso c'è una sfumatura molto importante. Poiché l'autorità della firma rimane con il gestore, sarà personalmente responsabile per il contenuto del documento. Pertanto, è estremamente importante dedurre il documento prima di firmarlo e assicurarsi che i fatti, le conclusioni e le proposte siano corretti.

Regole di redazione

Nelle organizzazioni particolarmente grandi si può trovare un modulo appositamente progettato per questo documento, ma, di norma, ciò accade molto raramente. In generale, questo documento non prevede il consolidamento di un campione unificato per esso, pertanto, viene redatto in forma arbitraria osservando le regole di base del lavoro d'ufficio.

Come per qualsiasi documento, una nota di ricerca deve avere le seguenti informazioni all'inizio:

• numero di registrazione;
• data;
• il destinatario (posizione, cognome e iniziali), che è a capo di un dipartimento o a capo dell'impresa;
• posizione, cognome e iniziali del documento originatore.

Inoltre, il documento ha una parte descrittiva o, come viene anche chiamata, in cui dovrebbero esserci tali attributi:

• l'essenza della domanda o problema dichiarato;
• causare;
• le conseguenze;
• raccomandazioni per eliminare o prevenire il problema;
• conclusioni;
• firma del mittente.

Nel testo della nota analitica dovrebbe essere la terminologia il meno possibile, ma se l'uso di valori appositamente usati è inevitabile, allora dovrebbero essere integrati con note a piè di pagina e spiegazioni. Se una qualsiasi prova è allegata alla nota sotto forma di fotografie, relazioni, lettere o contratti, nel testo sono annotate note speciali, ad esempio un contratto per l'affitto di locali per uffici (Appendice n. 1).

È importante ricordare che tutti gli argomenti devono avere una base ragionata. Un'analisi della situazione, delle raccomandazioni e delle conclusioni dovrebbe essere obiettiva, ma le opinioni soggettive dovrebbero essere abbandonate, considerando il problema solo nell'ambito del raggiungimento del benessere per l'impresa.

Registrazione e registrazione

Il documento deve essere compilato in duplice copia, uno dei quali rimane nell'unità strutturale e il secondo viene fornito alla testa. La nota analitica può essere compilata utilizzando un personal computer e altri supporti stampati, e può anche essere scritta a mano. La quantità di testo non è limitata.

Questo tipo di documento non è soggetto a registrazione obbligatoria, tuttavia, al fine di stabilire il controllo sul corso del movimento e lo sviluppo delle circostanze, è meglio registrare e assegnare un numero di registrazione.

Dopo che tutte le regole di base per la stesura sono state presentate, è necessario considerare un esempio di una nota analitica.

esempio

Direttore generale di OJSC Trans-Port

Lebedev OI

dal capo del reparto assemblaggio motori di Trans-Port OJSC

Kurochkina I.I.

La nota analitica datata 25 marzo 2018 n. 1/2018.

Come risultato dell'ispezione settimanale dell'apparecchiatura del reparto di assemblaggio del motore, è stata rilevata una macchina ASC (mietitrebbia automatica n. 3). Questo errore è associato a un grande carico produttivo sull'ACS e al periodo operativo scaduto. Riparare questa macchina non è pratico.

Oggi, il negozio ha bisogno di acquistare una nuova auto per svolgere efficacemente i compiti previsti dalla fornitura nel negozio di assemblaggio del motore. In assenza di una macchina ASC, l'officina non sarà in grado di svolgere i suoi compiti, il che comporterà un arresto completo del processo di assemblaggio.

Kurochkin I.I. / Firma /

In questo esempio di una nota analitica, ci sono tutti gli attributi necessari e il flusso di presentazione del problema corrisponde alla struttura corretta della costruzione di questo documento.

conclusione

Fare il documento giusto è sempre un lavoro di routine e molto impegnativo. Ma avendo familiarizzato con l'esempio di scrivere una nota analitica, puoi procedere alla stesura del tuo documento. Tuttavia, la cosa principale è ricordare tutte le regole di cui sopra.