Etichetta aziendale: regole di base, principi e norme

Nel mondo moderno, l'etichetta commerciale è stata a lungo considerata una categoria economica. Se tutti i dipendenti aderiscono a standard di comportamento elevati, nel team si creerà un'atmosfera positiva, meno conflitti si presenteranno e migliorerà l'efficienza degli impiegati. Quali sono queste regole e valgono la pena imparare?

Il galateo aziendale è ...

Di solito questo termine si riferisce all'ordine esistente di comportamento e comunicazione nella sfera aziendale. Coloro che sono importanti per la sua carriera dovrebbero certamente conoscere le regole della correttezza, che sono accettate nella cerchia di forti e di successo. Con il loro aiuto, non ci saranno mai problemi con come archiviare te stesso, cosa dire, in modo da non offendere nessuno, ecc. L'etichetta moderna del business insegna come appianare o prevenire i conflitti.

funzioni

L'etichetta è un certo ordine di comportamento in una determinata sfera e con una certa categoria di persone. Lui, come la maggior parte delle altre conoscenze pubbliche, svolge le funzioni assegnate a lui:

• Formazione di comprensione reciproca. Forse questa è la funzione principale. Formate regole di comportamento aiutano le persone a comprendere le intenzioni reciproche, di conseguenza, si pone meno incomprensione.
• Convenienza. Le regole sono pratiche perché rappresentano un sistema che è vicino a quello che una persona incontra nella vita.

L'etichetta è uno degli strumenti principali che aiuta a modellare un'immagine. La pratica dimostra che le imprese che non seguono le regole dell'etichetta aziendale perdono molto, soprattutto, il loro volto e il loro livello di produttività.

Storia di

L'etichetta di un uomo d'affari fu menzionata per la prima volta nel secolo XI-XII, quando iniziò il periodo di divisione del lavoro artigianale. Durante questo periodo vengono descritti i requisiti morali di base relativi alla professione e alla natura del lavoro. In generale, le regole sono state formate sulla base dell'esperienza quotidiana e della necessità di regolare la relazione tra persone che svolgono un lavoro diverso. Inoltre, non hanno dimenticato di prendere in considerazione l'opinione pubblica, che ha svolto un ruolo chiave nella definizione delle regole del galateo aziendale.

Nell'attività professionale è implicito che una persona deve inserirsi armoniosamente nell'ambiente professionale. Deve diventare parte del contingente lavorativo, e per questo è necessario vestirsi con gusto, scegliere i giusti accessori e colori. L'etichetta è inseparabile dall'immagine, che ha le seguenti proprietà:

1. La capacità di influenzare le emozioni e le attività degli altri.
2. Risposta rapida ai cambiamenti in vari fattori.
3. Cambiamenti con una persona.

Per quali situazioni ci sono regole dell'etichetta aziendale?

Le regole della comunicazione aziendale sono utilizzate in tali situazioni:

• Condurre trattative commerciali.
• Corrispondenza commerciale
• Etichetta telefonica
• Comunicazione aziendale

Per ognuna di queste situazioni, ci sono le loro regole e regole di decenza, che devono essere rispettate per non cadere nel fango con una faccia. Pertanto vale la pena considerare ciascuno di essi separatamente.

Trattative commerciali

Lo scopo principale di tali negoziati è di firmare un contratto o un protocollo di intenti per cooperare. Pertanto, prepararsi per un evento del genere dovrebbe essere con la massima cura. Per organizzare e condurre correttamente un incontro, vale la pena riferirsi alle regole e alle norme del galateo aziendale:

1. Arrivo. Naturalmente, in nessun caso non dovrebbe essere in ritardo per un incontro. In primo luogo, è una violazione del protocollo e, in secondo luogo, questo comportamento sarà percepito come irrispettoso. Se il ritardo è inevitabile, allora devi scusarti con il Paese ospitante. Nel mondo degli affari, esiste una "nicchia di business", cioè un ritardatario dovrà attendere 15 minuti, se non appare durante questo periodo, la parte ricevente ha il pieno diritto di annullare la riunione.
2. Posizione. Il posto principale nell'etichetta aziendale è il punto d'incontro, poiché deve corrispondere pienamente all'evento. Nei film e negli spettacoli televisivi puoi vedere spesso che le trattative commerciali si svolgono in ristoranti o saune, ma questo non è esattamente il luogo in cui puoi risolvere problemi seri. Importanti negoziati commerciali dovrebbero essere svolti in un ufficio o in una stanza con un'atmosfera neutrale. Per quanto riguarda il ristorante, puoi sceglierlo per un pranzo di lavoro, per mantenere collaborazioni, per parlare dei tuoi hobby o per festeggiare un affare di successo, ma non per altre occasioni.
3. Meeting. Secondo le peculiarità dell'etichetta aziendale, la parte ricevente deve essere in piena forza nella sala delle trattative. Incontrare gli ospiti e accompagnarli al sito è impegnato in un partner commerciale che non partecipa alle trattative.
4. Inizio dei negoziati. Il direttore generale della parte ricevente deve essere pienamente responsabile dell'inizio delle trattative e della garanzia che non ci siano pause lunghe nella conversazione. Se il silenzio dura troppo a lungo, i presenti possono considerarlo un segnale per la fine dell'incontro. Inoltre, non devi andare direttamente al tema principale, non puoi chiedere in fronte: "Quindi prendi una mucca o no?" Secondo le regole della buona forma, devi prima parlare di altre cose neutrali. Inoltre, non sollevare argomenti che possono causare polemiche, come politica, religione, sport. Sono sempre vietati nel mondo degli affari.
5. Durata. In Russia, gli standard occidentali non funzionano affatto: i negoziati possono durare diverse ore, ma le parti non prenderanno alcuna decisione. La cultura dell'etichetta aziendale dice che un evento dovrebbe durare 40 minuti, un massimo di un'ora e mezza, ma in questo caso è necessario fare una pausa.
6. Completamento. Quando l'evento sta volgendo al termine, è bello disinnescare la situazione. Ad esempio, l'amministratore delegato può offrire di continuare i negoziati, ma già, come si suol dire, senza giacche. Accordi negoziati, indipendentemente da quali forme sono concordate (verbali o scritte), assicurarsi di rispettare.

Corrispondenza commerciale

Una lettera commerciale è il primo contatto che verrà utilizzato per giudicare la persona che ha scritto e la società nel suo insieme. Lo stile di scrittura bello e corretto consente di comprendere non solo le qualità aziendali, ma anche la personalità di una persona, quindi è estremamente importante stabilire se stessi come professionisti e specialisti.

Innanzitutto, la lettera deve essere inviata a un destinatario. Ciò renderà la vita più facile allo scrittore e al lettore. In secondo luogo, la lettera ricevuta deve sempre essere risolta. Lasciare una lettera senza risposta è un atto indegno per un'azienda che si rispetti. La risposta deve essere fatta in modo tale da essere percepita in modo preciso e inequivocabile, cioè, non ci dovrebbero essere accenni ambigui. Sì, e un messaggio inviato dovrebbe richiedere solo una risposta.

In terzo luogo, se una lettera deve essere inviata a più persone, i loro indirizzi devono semplicemente essere aggiunti alla riga "Copia". Se la risposta è necessaria solo da una persona, ma diverse persone hanno bisogno di leggere il contenuto del messaggio, per il resto, l'etichetta "copia" viene semplicemente fatta nella lettera. Il destinatario principale deve inviare una risposta, il resto non è tenuto a rispondere. In quarto luogo, l'invio di massa è consentito solo nel caso in cui la lettera non debba essere risolta. Solitamente tali lettere chiariscono il lavoro dei dipendenti.

In quinto luogo, devi sempre specificare l'argomento della lettera, devi essere in grado di salvare il tempo di qualcun altro - questa è un'altra regola di buon tono. Nella lettera si dovrebbe prima salutare il destinatario e solo successivamente procedere alla questione. Se una persona è indirizzata per nome e patronimico, assumerà automaticamente che è trattato con rispetto. In sesto luogo, è molto importante scrivere correttamente. Prima di inviare, è necessario rileggere la lettera più volte per rispettare le regole di ortografia e punteggiatura.

Etichetta telefonica

Per stabilire relazioni commerciali a lungo termine, grande attenzione è rivolta alla conversazione telefonica. Questo non è qualcosa che un incontro personale e affari etichetta del discorso qui è completamente diverso. In generale, la reputazione dell'azienda dipende in larga misura dall'efficacia delle conversazioni telefoniche. Pertanto, l'etichetta delle conversazioni telefoniche è estremamente importante per qualsiasi azienda e le regole qui non sono così complicate:

• Dovresti sempre salutare la persona che sta chiamando. Non dimenticare il saluto è anche quando la chiamata è fatta dalla persona stessa.
• Presta attenzione all'intonazione. L'intervistatore dovrebbe sapere che è il benvenuto.
• Non è possibile pronunciare la frase "disturbare" o "disturbare".
• Dopo il saluto è necessario presentarsi.
• Parlando con una persona specifica, devi prima scoprire se ha tempo per il dialogo.
• È necessario rispondere entro e non oltre tre chiamate.
• Se il chiamante desidera parlare con qualcuno dello staff, non è necessario riagganciare, è necessario tenere la conversazione e trasferire la chiamata alla persona con la quale il chiamante desidera parlare.
• Parlando con un nuovo interlocutore, è necessario adeguarsi alla velocità del suo discorso.
• Durante una conversazione telefonica non è possibile fumare, bere o qualcosa da masticare.
• Finendo la conversazione, è necessario chiarire con l'interlocutore, se ha ancora avuto qualche domanda, e solo allora salutare.

Telefoni cellulari

Vale la pena notare che le regole dell'etichetta della comunicazione aziendale si sono diffuse ai telefoni cellulari, che sono stati a lungo parte integrante della nostra vita.

A volte ci sono situazioni in cui il telefono cellulare deve essere impostato in modalità silenziosa o completamente spento. La disabilitazione del dispositivo è accettabile nel caso in cui una persona non possa rispondere alla chiamata. Se una persona è tra le persone, l'etichetta aziendale impedisce di alzare la voce, al contrario, è necessario parlare più silenziosamente del solito. Un brutto tono è considerato una conversazione telefonica nel catering. Solo se è qualcosa di urgente. Ed è meglio chiedere all'interlocutore di aspettare qualche minuto, spostarsi in un luogo più tranquillo e richiamare. Inoltre, non dimenticare che la campana forte è inaccettabile. Se il telefono "urlava", allora dovresti scusarti, ma in nessun caso non fare scuse.

Quando il telefono squilla e la persona non è sola, può rispondere, ma parlare per un massimo di mezzo minuto. È impossibile che la conversazione telefonica abbia rotto un incontro privato. Solo se è prevista una chiamata molto importante, una persona dovrebbe avvisare in anticipo e scusarsi con loro.

Comunicazione aziendale

Il modo in cui le persone si comportano nella società è determinato principalmente da fattori legali, normativi, amministrativi e legali. Anche l'economia e il livello delle attrezzature tecniche di un'azienda possono avere un effetto sul comportamento umano. Tutti questi fattori influenzano il livello di interazione dei lavoratori con i rappresentanti di altri gruppi (clienti, fornitori, ecc.).

Di solito ci sono due tipi di norme sociali che influenzano i partecipanti al business:

1. Formale. Regole regolamentate, che sono descritte in documenti speciali.
2. Informale. Questo è un comportamento che si sviluppa gradualmente nel gruppo di lavoro. Può influenzare fattori esterni e condizioni di lavoro.

Di conseguenza, con questi atteggiamenti, nella squadra si forma la comunicazione d'impresa: da una parte, l'impiegato aderisce alle regole e dall'altra corrisponde all'umore che esiste nella squadra.

principi

Questa non è la fine dell'etichetta aziendale. Ogni leader che si rispetti dovrebbe seguire i principi che lo posizioneranno come un vero maestro del suo mestiere:

• Puntualità. Un uomo con buone maniere fa sempre tutto in tempo. Nell'etichetta aziendale, la puntualità implica ancora la corretta distribuzione dell'orario di lavoro.
• Riservatezza. I buoni impiegati possono tenere segreti della loro azienda, anche se si riferiscono al rapporto personale tra il capo e il subordinato.
• Attenzione all'ambiente Una persona ben educata dovrebbe sempre rispettare le opinioni degli altri, anche se non corrisponde alla sua visione del mondo. Considera consigli e critiche, oltre a imparare dall'esperienza delle persone che lo circondano.
• Alfabetizzazione. La capacità di formulare correttamente i tuoi pensieri e fare lettere ufficiali senza errori è un'abilità importante che una persona istruita dovrebbe possedere.
• Sanity. Creando certe regole all'interno di un'impresa, bisogna innanzitutto essere guidate dal buon senso. In genere, gli standard standard di etichetta aziendale aziendale dovrebbero aumentare l'efficienza e ottimizzare il flusso di lavoro. Se non lo fanno, allora vale la pena sostituirli.
• Libertà. Questo è uno dei principi più importanti dell'etichetta aziendale. È importante rispettare la privacy degli altri. Negoziare per il gusto di firmare un contratto non è il reclutamento in una setta religiosa. La parte ospitante mostra al potenziale partner tutti i pro e i contro di questa cooperazione (e non dovresti gettare fango sulle aziende della concorrenza), e lui solo decide se accettare l'offerta o meno.

• Convenienza. Tutti i partecipanti a una relazione d'affari dovrebbero avere l'opportunità per la comodità personale. In poche parole, un uomo d'affari non dovrebbe vergognarsi del fatto che conduca le trattative in modo conveniente.
• Expediency. Qualsiasi impresa dovrebbe perseguire un obiettivo specifico e non essere una richiesta a breve termine effimera.
• Conservatorismo. Questa qualità è sempre stata associata a qualcosa di stabile e affidabile. Ancora oggi, la stabilità e la fondatezza sono considerate caratteristiche importanti nel mondo degli affari.
• Facilità. Le norme dell'etichetta aziendale non dovrebbero causare tensioni e durante la comunicazione nessuno dovrebbe esercitare una pressione psicologica.
• Rilevanza. Un uomo d'affari fa sempre tutto quando è necessario. Prende in considerazione il tempo e il luogo e sa esattamente come comportarsi in una determinata situazione.

Etichetta aziendale: queste sono le regole, senza le quali non si raggiungono certe altezze negli affari. Anche a dispetto dell'instabilità dell'economia e della politica, le regole del buon tono saranno sempre tenute in grande considerazione.