Riunione d'affari: aspetti principali

Che cosa dà

Un incontro di lavoro è un modo efficace per sviluppare soluzioni basate su una discussione collettiva di eventuali problemi. Dà molto positivo all'organizzazione. L'incontro di lavoro assicura il coinvolgimento degli impiegati dell'azienda nel risolvere i suoi problemi, aumenta la loro apertura nei loro confronti. Può essere considerato come uno strumento per la gestione della motivazione del personale. Inoltre, un incontro di lavoro è un'attività comune che consente di ottenere sinergie dalle capacità intellettuali dei partecipanti alla discussione e dai loro sforzi per raggiungere l'obiettivo.

classificazione

Il successo di ogni evento è determinato dalla corretta impostazione del suo obiettivo. A seconda di ciò, un incontro di lavoro può essere: informativo (istruttivo), operativo, problematico. Il primo è tenuto a portare all'attenzione dei presenti alcune informazioni e chiarire tutti i punti ad esso correlati. Il secondo è necessario per chiarire la situazione attuale in azienda, un breve scambio di opinioni sull'essenza dei processi aziendali, lo sviluppo di azioni tattiche. Se i tipi di riunioni di lavoro considerano il criterio della complessità, allora il problema può essere definito il più difficile. Viene condotto alla ricerca di soluzioni ottimali, alla discussione di prospettive di sviluppo, a progetti innovativi. Nel corso di questo, i problemi che affliggono l'organizzazione vengono messi in discussione, viene presa in considerazione una serie di problemi che riguardano la maggior parte dei processi aziendali e funzionali della società. Indipendentemente dall'obiettivo, è necessario condurre e preparare con competenza una riunione di lavoro, spesso dipende dal raggiungimento di un risultato ottimale.

formazione

L'algoritmo generale di questa fase include i seguenti processi: prendere una decisione sull'organizzazione di questo evento, definire un tema, impostare un ordine del giorno, impostare compiti, scegliere l'ora, il luogo, la data, i partecipanti, la durata. Inoltre, l'ufficiale che presiede e tutti gli altri presenti alla riunione dovrebbero avere le informazioni necessarie sull'argomento prima della riunione. Se l'evento sarà un'uscita, dovrebbero essere risolti i problemi di viaggio, alloggio, cibo per le persone invitate. Quando l'incontro richiede un vasto pubblico e un serio supporto tecnico, tutto questo dovrebbe essere fornito dall'organizzatore. Un punto importante è prendere in considerazione la possibilità di partecipare all'evento dei suoi partecipanti chiave.

condotta

L'inizio di ogni riunione dovrebbe essere quello di concordare le regole di collaborazione e la forma in cui procederà. Inoltre, è necessario determinare immediatamente la persona responsabile della registrazione. Di norma, tutto ciò avviene nel processo di apertura di commenti da parte del moderatore. Oltre alle questioni organizzative, è necessario identificare lo scopo, l'ordine del giorno, le decisioni precedenti. Se ci sono persone che non hanno familiarità tra i presenti, allora è consigliabile prendere tempo per presentare i partecipanti (o persone chiave per grandi eventi). La risoluzione di ciascuna questione all'ordine del giorno dovrebbe essere composta da diverse parti: la relazione principale, un dibattito, una decisione congiunta, la sua adozione mediante votazione o il presidente. Dopo l'evento, dovrebbe essere redatto un protocollo.