Come organizzare un protocollo di riunione?

Il protocollo di riunione è un documento informativo e normativo, che registra l'intero processo di discussione delle questioni sollevate, così come le decisioni prese durante questo incontro. Il mantenimento di questo documento è una parte importante e obbligatoria di ogni riunione, sulla quale in larga misura dipende da quanto efficacemente verranno prese le decisioni su un particolare problema.

Registrazione dei verbali delle riunioni stabilite dal codice civile della Federazione russa. L'articolo 181. 2 definisce i requisiti obbligatori di base e l'ordine in cui la riunione è registrata. Come disporre correttamente il protocollo? Quali informazioni devono contenere i verbali della riunione?

Chi sta prendendo i minuti?

La responsabilità di registrare la riunione e di correggere ulteriormente la registrazione del documento è assegnata al segretario della riunione. Possono essere la persona che detiene la posizione di segretario nell'organizzazione o qualsiasi altro dipendente autorizzato a svolgere questo compito. È meglio se la persona nominata dal segretario comprende le questioni sollevate durante la riunione. Tuttavia, se il segretario è impegnato in attività in un'altra area, ha il diritto di chiedere chiarimenti durante l'incontro, che consentirà una registrazione estremamente accurata dell'intero processo della riunione.

Oltre a registrare semplicemente il corso dell'incontro, il segretario è incaricato di preparare la riunione. Questa può essere la compilazione di un elenco di quelli presenti, uno schema del processo deliberativo, che funziona con i minuti delle riunioni precedenti. Ciò è necessario al fine di inserire nell'ordine del giorno un elenco di questioni che devono essere discusse di nuovo.

Sezioni vuote e richieste

Per elaborare un protocollo istruzioni burocratiche Si consiglia di utilizzare un modulo speciale. Se utilizzare questa raccomandazione dipende dalla decisione del proprietario (manager) dell'organizzazione. Molto spesso, i moduli di stampa vengono utilizzati per l'accesso alle autorità statali, comunali e cittadine. La maggior parte delle organizzazioni private utilizza un modello normale stampato su un computer e decorato su carta A4.

Indipendentemente dal tipo di modulo, il documento deve contenere sezioni obbligatorie (vedere l'esempio del protocollo di riunione riportato di seguito nell'articolo):

• nome strutture (organizzazioni) in cui opera il consiglio di amministrazione.
• Titolo.
• Data e numero del protocollo di registrazione.
• Luogo (città) in cui si tiene la riunione.
• Domande (ordine del giorno).
• La parte principale.
• Firme del presidente, segretario e partecipanti all'incontro.

Il verbale della riunione deve essere redatto sulla base di registrazioni, tra cui audio o video, effettuate dal segretario nel corso delle discussioni. Un documento viene consegnato fino a cinque giorni lavorativi, salvo in alcuni casi in cui gli altri termini sono stabiliti dall'ordine del gestore o dalla legislazione relativa a determinati tipi di riunioni.

Intestazione del protocollo

Il titolo del documento include il nome, la parola "Minuti", così come il nome della riunione (in questo caso, questo incontro) e (o) l'organo collegiale che tiene la riunione. Ad esempio: "Minuti della riunione di produzione".

Numero, data, luogo

Ogni protocollo di riunione deve avere un indice, ovvero un numero di registrazione seriale. È determinato dal numero progressivo della riunione tenutasi dall'inizio dell'anno civile (nelle organizzazioni educative è possibile conservare i record numerici dall'inizio dell'anno scolastico). Se vengono registrati i verbali della riunione del comitato operativo provvisorio, la numerazione viene mantenuta per il mandato.

La data del documento sarà il giorno dell'incontro. Se i problemi sono stati discussi per più di un giorno lavorativo, tutte le date dall'inizio alla fine della discussione dovrebbero essere registrate nel verbale della riunione. Esempio: "22/06/2016 - 24 giugno 2016" o "22-24 giugno 2016"

Il luogo di elaborazione del protocollo è il nome geografico dell'insediamento in cui opera questo organo collegiale. Questa sezione potrebbe non essere elencata nel documento, ma solo se nome dell'organizzazione include già il nome dell'insediamento. Ad esempio: "Samara city printing house", "Ivanovo engineering plant" e così via.

Annota come dovrebbero iniziare i minuti di riunione (esempio sopra).

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La parte iniziale del protocollo dovrebbe essere compilata con il nome e le iniziali del presidente dell'incontro e della segretaria. Il primo è un dipendente dell'organizzazione autorizzata a condurre la riunione. La posizione del presidente nell'organizzazione (secondo la lista del personale) non è specificata nel protocollo. Questa persona non deve essere il capo dell'azienda. Fa eccezione il verbale dell'incontro con il direttore, in cui il capo tiene la riunione di persona.

Nella sezione "Presente" dovrebbe indicare tutti gli altri partecipanti alla riunione. Puoi farlo, guidato dai seguenti consigli:

• La sezione in ordine alfabetico indica i nomi e le iniziali dei dipendenti che partecipano all'esame delle questioni poste all'ordine del giorno e che prendono decisioni su di esse. I post non sono indicati.
• Se più di quindici partecipanti sono presenti alla riunione, le loro iniziali e cognomi sono estratti come allegato al protocollo in un elenco separato.
• Se la riunione è frequentata da altri dipendenti di questa organizzazione o da persone invitate da altre organizzazioni, la sezione "Invitato" viene inserita nel resoconto. Qui i cognomi e le iniziali sono specificati in ordine alfabetico e per i partecipanti di altre organizzazioni sono inoltre prescritte la loro posizione e il nome del luogo di lavoro.
• Ciascuno dei presenti assiste alla propria partecipazione all'incontro con una firma personale.

Attraverso la riga vuota dopo la sezione "Presente", l'agenda viene inserita nel verbale della riunione. Questa sezione fa riferimento all'elenco di problemi presentati alla riunione. Ogni articolo della sezione "Agenda" del protocollo è numerato in cifre arabe. Per la formulazione della domanda, vengono utilizzate le preposizioni "On ..." o "On ..." (per un esempio del verbale della riunione in agenda, vedere l'articolo di seguito). Ogni articolo dovrebbe indicare la persona autorizzata a parlare su questo tema: "Relatore: cognome, iniziali".

Qual è la differenza tra il protocollo completo e quello breve?

Quando si redige il corpo principale del documento, è importante considerare se durante la riunione viene tenuto un breve o completo resoconto del processo deliberativo. Per la forma abbreviata (il più delle volte il protocollo della riunione operativa è redatto) le seguenti informazioni dovrebbero essere indicate nella parte principale:

• Domanda sottoposta alla riunione.
• Relatore su questo tema.
• Decisione adottata e approvata dalla riunione.

Fare un protocollo completo significa fissare non solo le informazioni di cui sopra, ma anche i dettagli delle presentazioni da parte di relatori, informazioni e dibattiti che sono sorti durante l'incontro, le opinioni espresse dai partecipanti, i commenti e le obiezioni disponibili, nonché altri dettagli.

Parte principale

La parte principale del protocollo consiste in sezioni sul numero di questioni all'ordine del giorno. Nella forma completa del documento, ogni sezione comprende tre parti, che riflettono il processo di considerare il problema e prendere una decisione al riguardo.

I nomi delle parti sono indicati in lettere maiuscole dalla nuova riga:

• "Ascolta". In questa parte, sotto il titolo dovrebbe indicare il nome del relatore sulla questione in esame (nel caso nominativo), un trattino è una dichiarazione del rapporto (dalla terza persona singolare). Se è impossibile fornire una dichiarazione nel protocollo per qualsiasi motivo, il testo del rapporto è riportato su un foglio separato come allegato al protocollo e nella sezione "ASCOLTO" la nota "Il testo del rapporto (discorso, discorso) è allegato".
• "Fatto un discorso". In questa parte, vengono registrate le presentazioni degli altri partecipanti alla riunione sull'oggetto in esame o le domande poste durante la discussione. In questo caso, dovresti indicare il nome del relatore (nel caso nominativo) e il trattino contiene il testo della domanda (affermazione).
• "RISOLTO" o "DECISO". La decisione presa durante la riunione su questo problema è stata risolta. Il testo della decisione deve essere completamente stampato, indipendentemente dal fatto che venga condotta la forma completa o corta del protocollo. Durante la votazione, viene indicato il numero di voti ricevuti "per", "contro" e "astenuto".

Per la breve forma del protocollo, una breve discussione di ogni problema è presentata nelle parti "LISTEN" e "DECIDED". Dopo che il documento è stato firmato dal segretario e dal presidente, acquisisce lo status ufficiale ed è registrato.

Le decisioni prese durante la riunione sono comunicate agli artisti designati:

• Con la consegna di una copia del protocollo o dichiarazione, certificata dal segretario.
• La pubblicazione di documenti amministrativi (ordini, risoluzioni, ordini) sull'organizzazione sulla base delle decisioni registrate.

Come conservare i protocolli?

Per i protocolli di archiviazione di archiviazione si formano nel caso con la divisione in tipi di riunioni. Il luogo di conservazione di tali documenti è determinato dalla segreteria dell'organizzazione (unità organizzativa) o dal dipartimento di ufficio. I tempi di magazzinaggio sono determinati in base alla nomenclatura degli affari approvata presso l'impresa.