Come certificare una copia di un documento? Copie notarili di documenti

Il cancelliere di qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni e dalla sua forma di proprietà, deve affrontare la questione di come certificare una copia di un documento. Inoltre, la carta può essere diversa: licenze, statuti, ordini, regolamenti interni, ecc. Alcuni sono posti su un foglio, mentre altri sono su più pagine. Come essere e in effetti, e in un altro caso, e in generale, quale dei documenti l'organizzazione può certificare indipendentemente, e con che cosa dovrà andare dal notaio? Tutte queste domande riceveranno risposta dal nostro articolo.

Concetti di base

Al fine di assimilare le informazioni su come dovrebbe apparire una copia certificata di qualsiasi documento, è importante sottolineare che in questo caso GOST agisce sotto No. 51141-98. Tutti gli impiegati, e in effetti lo staff dell'organizzazione, che in pratica si trovano ad affrontare questo problema, non sarà superfluo studiarlo in modo più dettagliato. A livello legislativo, la dicitura "copia debitamente certificata" non è divulgata da nessuna parte. Tuttavia, il summenzionato GOST prescrive quale documento può essere considerato come tale.

Quindi, secondo la clausola 2.1, una semplice copia dovrebbe essere intesa come un documento che riproduce semplicemente le informazioni dall'originale e tutte le sue caratteristiche esterne, o una parte di esse. Non è giuridicamente vincolante. Ma copie di documenti debitamente certificate hanno determinati dettagli. Danno loro forza legale.

Cosa è guidato nel lavoro?

Attualmente non esiste un unico atto legislativo sui documenti e sulla loro circolazione. Tuttavia, non capisco questo come la completa assenza di regole. L'ordine su come assicurare una copia è ancora stabilito, ma non tutte le organizzazioni e le imprese ne sono a conoscenza o lo trascurano. Nel frattempo, un simile atteggiamento può comportare alcune conseguenze negative. Ad esempio, un documento è riconosciuto come non in possesso di valore probatorio in tribunale, ufficio del pubblico ministero, ecc.

Molti impiegati usano GOST R 6.30-2003 nel loro lavoro, danno alcune raccomandazioni su come assicurare correttamente una copia di un documento. Di seguito è un esempio. Quindi, sotto i dettagli del documento principale con la firma inserisci una voce di testimone "VERO". Sotto, indica la posizione della persona che redige la copia e metti la sua firma con la trascrizione (cognome, nome, patronimico) e la data. L'uso della stampa è consentito (a discrezione dell'organizzazione).

campione

destra

Capo del dipartimento del personale (firma) / A.A.Antonova /

2015/03/21

ambito di applicazione

Prima di verificare una copia del documento in questo modo o correggere il lavoro già svolto, chiarire in che modo queste regole sono obbligatorie nella tua zona. Dopo tutto, i requisiti dello standard sono di natura più consultiva.

Il summenzionato GOST afferma che queste regole si applicano a documenti di natura organizzativa e amministrativa appartenenti a USDORD, ovvero ordini, decreti, ordini, protocolli, decisioni, atti, ecc., Inclusi in OKUD (classificatore della documentazione di gestione tutta russa).

Raccomandazioni per gli organi esecutivi

Regole metodiche approvate da Rosarchiv (numero d'ordine 76 del 23 dicembre 2009). Ambito di applicazione - nelle autorità esecutive (federali) nello sviluppo istruzioni per il lavoro d'ufficio. Come certificare copie di documenti? Il campione è mostrato sotto.

Il documento originale è memorizzato nel file.

(autorità - nome) № __ per ____

destra

Capo specialista (firma) / I. Korovkina /

21/07/2015 STAMPA

Va ricordato che i documenti a più pagine (estratti da essi) dovrebbero essere inizialmente numerati e la nota di certificazione dovrebbe essere aggiunta con l'indicazione del numero di fogli: "In totale, in una copia di ____ fogli". È consentito mettere il segno "Vero" su ogni pagina, oppure dovrebbero essere orlati con l'aiuto di filo e ago o punti metallici.

Come assicurare una copia di un documento di un'organizzazione "normale"?

Non dimenticare che nel registro si applica ancora il Decreto del Presidium delle Forze Armate del Soviet Supremo, emesso ancora in epoca sovietica con il numero 9779-X del 4 agosto 1983. È lui che specifica il tipo di firma di testimone sui documenti di tutte le organizzazioni ordinarie che non rientrano nelle prime due categorie discusse sopra. Ufficialmente, questo decreto non è ancora stato cancellato, inoltre, l'8 agosto 2003 sono state apportate alcune modifiche. Queste regole sono usate senza fallo.

Secondo la clausola 1 del documento, la correttezza della copia è confermata dalla firma del capo o del funzionario autorizzato a farlo e dal sigillo dell'organizzazione. Inoltre, devono essere indicati la data di rilascio e il luogo in cui è archiviato l'originale, ovvero l'impresa (istituzione, ecc.). Una caratteristica distintiva sta nel fatto che la composizione dell'iscrizione non è direttamente prescritta, quindi molte persone non usano "TRUE", ma "COPY RETURN", che è anche accettabile.

Considereremo separatamente la questione del diritto di firmare un tale documento.

Chi può assicurare una copia?

In primo luogo, naturalmente, il capo dell'organizzazione. Questo diritto gli è concesso dalla legge e dallo statuto. Pertanto, ha senso mettere le sue firme sui pacchetti più importanti di documenti. Come dimostra la pratica, la corte tratta questo problema abbastanza fedelmente, tuttavia, non è necessario ogni volta.

In secondo luogo, i funzionari, cioè i dipendenti dell'organizzazione, che consistono in esso per stato. Tuttavia, è necessario assicurarsi che siano autorizzati per queste azioni. Altrimenti copia certificata (passaporti, documenti di lavoro, ordini per l'attività principale licenze, ecc.) non saranno legalmente vincolanti. Poteri per un dipendente che non è un manager possono essere stabiliti in diversi modi. Puoi usare:

• Il documento interno dell'organizzazione, ad esempio, un'istruzione clericale, un ordine, ecc.
• Procura È richiesto principalmente per rappresentare gli interessi dell'azienda nei suoi rapporti con terzi.
• Contratto di lavoro con una persona specifica o nella sua descrizione del lavoro. La formulazione può essere, ad esempio, tale: "Per certificare, su dichiarazioni scritte di dipendenti, la correttezza delle copie dei documenti i cui originali sono conservati dal Datore di lavoro".

Quali documenti possono garantire il dipartimento del personale dell'organizzazione?

Come già menzionato sopra, nonostante il Decreto del Soviet Supremo dell'URSS continui a funzionare, e secondo le sue disposizioni, il dipartimento del personale ha l'autorità di certificare le copie:

• documenti provenienti dal datore di lavoro, cioè ordini, atti, protocolli, ecc .;
• documenti appartenenti ad un'altra organizzazione, ma l'originale è tenuto dal datore di lavoro, in particolare i diplomi e vari certificati di sviluppo professionale;
• altri documenti forniti dal dipendente nel servizio personale, se non richiesti originali o notarile.

Servizi notarili

Confermare l'autenticità di una copia del documento è forse il tipo più comune di atti notarili. I cittadini affrontano la necessità di applicare a questa struttura molto spesso. Il notaio può confermare l'autenticità del documento (copia) - sia integralmente che estratti da esso. Nel secondo caso, tuttavia, esiste una condizione: l'originale deve contenere diverse soluzioni diverse che non sono interconnesse.

Per certificare una copia del documento con una copia, devi anche contattare il notaio. Tuttavia, in questo caso ci sono delle sfumature. La prima copia deve essere già certificata allo stesso modo o emessa dalla persona giuridica che conserva l'originale. E qui è importante seguire tutte le regole di registrazione. Il lettore sa già come assicurare correttamente una copia di un documento. Assicurati di includere i seguenti dettagli: "Vero", il nome dell'organizzazione, chi ha emesso (NOME COMPLETO), data, numero di fogli, se il documento è multipagina.

Rivolgendosi al notaio, preparatevi a fornirgli il passaporto. Questo è necessario per stabilire l'identità.

Cosa devi certificare da un notaio?

Un certo numero di documenti per l'acquisizione della forza legale richiede autenticazione notarile. L'elenco include:

• Traduzione autenticata di documenti.
• La procura per il trasferimento dei diritti.
• Contratto di matrimonio
• Il contratto di manutenzione vita e affitto.
• Accettazione o rifiuto dell'eredità.
• Vendite di proprietà quando i proprietari sono più di uno.
• Condividi la vendita di beni immobili.
• Permesso dei genitori di esportare un bambino all'estero.
• Registrazione di una società a responsabilità limitata.
• Altri documenti che, secondo l'accordo tra le parti, fissato nel contratto o accordo aggiuntivo deve essere autenticato

Va tenuto presente che per l'implementazione di ciascuno dei punti è necessario fornire al notaio un certo insieme di documenti. Ad esempio, per registrare una LLC, devi avere con te la sua Carta, la decisione sulla creazione o il protocollo. Se il lavoro è affidato al rappresentante, quindi la procura e il passaporto. Le copie notarili dei documenti non hanno un periodo di validità limitato.

Requisiti per il documento, una copia del quale è autenticata

Il notaio agisce esclusivamente nel quadro della legislazione e quindi segue un insieme uniforme di norme. I documenti, le cui copie devono essere certificate, devono soddisfare una serie di requisiti, altrimenti semplicemente non saranno certificati.

• L'assenza di note aggiuntive, cancellature, parole barrate e correzioni non specificate.
• Il testo scritto a mano o macchina non dovrebbe essere fatto con una matita semplice.
• Il documento deve essere privo di danni, integrità (rotture, danni, ecc.).
• Il testo dovrebbe essere leggibile, fatto con inchiostro monocromatico, senza lasciare cadere e aree chiare, le firme degli ufficiali e il sigillo dovrebbero essere chiare.
• I documenti non devono essere laminati o la pellicola deve essere rimossa.
• Quando si appone la firma di un funzionario non è possibile utilizzare mezzi tecnici (modello, timbro del facsimile).