Come cucire i documenti correttamente nelle pratiche burocratiche, nell'archivio, per le imposte?

Molti imprenditori, segretari e contabili, in particolare i principianti, hanno una domanda: "Come cucire documenti?" Sembrerebbe che in questo difficile? Tuttavia, non così semplice. I documenti sono presentati alle autorità di regolamentazione o archiviati nell'archivio e, pertanto, devono essere eseguiti in conformità con tutte le norme e i regolamenti. Esaminiamo in dettaglio le sfumature di questo argomento.

Raccomandazioni metodiche del lavoro d'ufficio

La gestione dei record è un processo complesso in termini di documentazione. Questo vale anche per i documenti commerciali del firmware. Non puoi semplicemente piegare un mazzo di fogli e cucire. Molto spesso, i documenti vengono restituiti proprio perché i file sono disposti in modo errato.

Per capire come ricucire correttamente i documenti in documenti, dovresti familiarizzare con le raccomandazioni metodologiche. Sono approvati da Rosarchiv (23/12/09).

Perché cucire documenti?

Prima di capire come cucire correttamente i documenti, discutiamo perché, di fatto, è necessario. Non tutti sanno perché questo è fatto. Ma ci sono molte organizzazioni in cui i documenti sono accettati solo in una forma corretta e correttamente eseguita. Ad esempio, quando si presenta all'archivio, per partecipare a gare d'appalto, per la presentazione di documenti fiscali, ecc.

Vogliamo notare che non ci sono istruzioni univoche a riguardo. Tuttavia, ci sono regolamenti che regolano la procedura per la registrazione della documentazione. Si ritiene che tutti i documenti debbano essere assolutamente cuciti se i loro volumi sono più di un foglio. Ciò vale anche per le copie, ad esempio, dei documenti della carta delle persone giuridiche (le copie non recano il sigillo dell'impresa). Inoltre, i fogli cuciti sono numerati. Numeri arabi Sono messi nell'angolo in alto a destra. Per i documenti del firmware è necessario un filo speciale, filo, ago. Sul retro dell'ultimo foglio, una nota del testimone viene necessariamente incollata, contenente informazioni sul numero di pagine. È firmato dal capo e necessariamente il sigillo dell'impresa.

Design della copertina

Effettuare correttamente i documenti, dovresti prenderti cura della copertina. Più spesso è di cartone. Inoltre, può essere inteso per uso a lungo termine, per essere standard (formato A4) e non standard.

Le copertine sono fatte di cartone spesso nei casi in cui è inizialmente prevista la conservazione a lungo termine dei documenti (oltre venticinque anni). E per il deposito nell'archivio di stato sarà adatto e un'opzione più semplice.

Elenco dei documenti

Prima di ricamare i documenti, è necessario disporre correttamente tutto all'interno della custodia stessa, in modo da non doverlo cucire in futuro. Dopotutto, può contenere più di un pacco di carte. In questo caso, ogni set dovrebbe essere cucito separatamente e contenere informazioni chiare sul nome della cartella, la data dell'inventario, l'elenco di tutti i fogli, il nome completo. il responsabile. L'inventario stesso non è numerato.

Come i fogli sono numerati correttamente

Per numerare correttamente i fogli, è necessario conoscere alcune regole:

1. I numeri sono assegnati ai fogli, ma non alle pagine. Ricorda questo.
2. L'inventario non è numerato.
3. Se ci sono lettere tra i documenti, le buste sono numerate all'inizio, e solo dopo ogni foglio alternativamente.
4. I numeri dei fogli sono posizionati nell'angolo in alto (in alto a destra) con una semplice matita. Usano numeri arabi.
5. Se il caso contiene più di un volume, ciascuno di essi viene numerato separatamente.
6. Se all'interno ci sono documenti con la loro numerazione, allora devono ancora passare attraverso una numerazione comune.
7. I fogli di grande formato (A2, A3) sono spiegati e un numero di serie è inserito nell'angolo superiore. Sono solo orlati da un lato.
8. Se il foglio contiene frammenti completamente incollati, ha solo un numero e sotto è necessario scrivere l'intero elenco di assegni incollati, dichiarazioni.
9. Se la foto, i controlli sono allegati al foglio con un solo lato, in questo caso, ognuno di essi avrà il proprio numero.
10. Grafici, disegni e foto sono anche numerati.
11. Gli schemi e le mappe bloccati insieme da più fogli hanno un numero, ma nell'inventario generale viene indicato il numero di fogli in cui sono composti.

Sono ammessi errori di numerazione?

Prima di ricamare i documenti con i fili, è meglio assicurarsi che tutto sia decorato correttamente. Controllare soprattutto se tutte le pagine contengono numeri corretti. In caso di piccoli errori (ad esempio, mancano le foglie), è consentita la numerazione delle lettere, ma solo con il consenso degli addetti agli archivi. Ciò significa che tutti i fogli rimangono senza correzioni e su quelli che sono stati persi, vengono inseriti la figura (del foglio precedente) e la lettera.

Se ci sono errori grossolani, devi rifare completamente il lavoro. Per questo, hai bisogno di una matita semplice in modo da poter cancellare le informazioni errate. Ma anche se hai usato la penna, non importa. I vecchi numeri sono nettamente cancellati, e nuovi sono accanto ad esso. In questo caso, anche la nota del testimone cambia. Lei, ovviamente, non è ritirata dal caso. Sto solo investendo di nuovo.

Come cucire i documenti correttamente?

Se hai preparato tutti i documenti e sei sicuro della correttezza di tutti gli investimenti, puoi procedere al passaggio successivo. Cuci i fogli solo con fili speciali (sono anche chiamati spago bancario) e un ago. E come cucire documenti in documenti? Diamo un'occhiata dettagliata a come è fatto, passo dopo passo.

È necessario organizzare il caso in modo che possa essere letto più tardi. Pertanto, sul lato sinistro, a una distanza di un centimetro e mezzo dal bordo, tre fori penetrano con un punteruolo, uno sotto l'altro. Il foro centrale dovrebbe essere posizionato esattamente nel mezzo, e gli altri due dovrebbero essere posizionati a tre centimetri da esso.

Se la questione è piccola, è più comodo usare un pugno. E per volumi pesanti è meglio prendere un punteruolo. Molto spesso la prima e l'ultima pagina si deteriorano. Pertanto, è meglio prendere e incollare le strisce di cartone nei punti delle forature dove si terrà lo spago. È preferibile preparare il filo in anticipo, prima di ricamare i documenti. Non farla molto lunga, perché può essere confusa. Dovresti essere settanta centimetri.

Per semplificare la spiegazione, numeriamo i fori. Lascia che quello superiore sia al numero 1, quello centrale - 2 e quello inferiore - 3. Quindi, iniziamo a cucire dal retro del case estendendo l'ago attraverso il foro 2 (un'estremità della stringa è lasciata dietro la cartella) sul lato anteriore, quindi passa l'ago attraverso il foro 1, di nuovo il filo tira sul lato opposto. Quando l'estremità libera della corda e l'ago si trovano nella parte posteriore della cartella, quindi attraverso il foro tre è necessario spostarsi nuovamente sul lato anteriore e poi di nuovo sul retro attraverso 2 fori. Ecco come ricamare i documenti nell'archivio.

La cosa, come si suol dire, è finita. Carta cucita Ora è necessario legare il filo sul nodo (dietro). Il nodo deve essere abbastanza stretto e adattarsi perfettamente all'ultima pagina, perché dovrà essere fissato con una nota testimone piantata sulla colla. Le punte del filo dovrebbero essere staccate dalla carta incollata.

Certifichiamo i documenti con la firma

Come cucire documenti, apparentemente capito. Ora resta da certificare il file con una firma. Lei, a proposito, e si chiama - il testimone. È fatto su un foglio separato e incollato sul retro dell'ultima pagina. Una nota deve contenere informazioni sul numero di carte cucite, con l'indicazione delle caratteristiche (forse questa è la disponibilità di riferimenti, foto, disegni, disegni).

La lettera di testimone è firmata direttamente dal direttore o dal suo vice, che indica la sua posizione. La nota stessa è accuratamente incollata alla corda, con la quale abbiamo allacciato la cassa. Il timbro dell'impresa è collocato sopra di esso. Ma c'è una sfumatura. Il timbro dovrebbe essere in parte sulla nota e in parte sul foglio del caso. Questo è un punto molto importante. E su di lui dovrebbe essere ricordato.

Abbiamo gradualmente considerato come cucire i documenti. Le foto presentate nell'articolo mostreranno più chiaramente il processo.

Ci sono differenze nella documentazione per le tasse?

Non senza ragione, vogliamo prestare particolare attenzione alle pratiche burocratiche per la tassa. La conoscenza delle sfumature e delle peculiarità consentirà di evitare alcuni problemi, vale a dire cavilli da parte delle persone che controllano. La negligenza in questa materia può dar luogo a richieste non necessarie.

Ci sono molti casi in cui i casi vengono restituiti, motivandoli con un disegno inadeguato. Non per nulla il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ha fornito una spiegazione speciale (lettera n. 03-02 del 29 ottobre 2015) sulla correttezza della fornitura dei documenti cuciti, nonché delle loro copie in formato cartaceo.

Desidero ricordarvi che durante le ispezioni, l'autorità fiscale ha il diritto di richiedere copie di documenti su carta che devono essere certificate. Il Ministero delle Finanze chiarisce che una copia è una copia che riproduce integralmente l'originale. Certificato è solo l'opzione su cui ci sono tutti i dettagli che danno forza legale alla carta. In questo caso, l'Ufficio fornisce consigli su come cucire correttamente i documenti e le loro copie. Anche le fotocopie sono archiviate. E non accettato in nessun altro modo.

Come cucire documenti per le tasse?

Si presume che il deposito non dovrebbe essere troppo grande, non più di centocinquanta fogli. La numerazione dei fogli è richiesta solo in numeri arabi (solidi), a partire dal primo. Tutti i fogli sono cuciti in due o quattro fori con una filettatura speciale. Le estremità di questo thread dovrebbero essere allungate sul retro dell'ultima pagina e sono collegate da un nodo forte.

Le raccomandazioni vengono fornite non solo su come cucire documenti, ma anche come emettere un adesivo di carta sul retro. Dovrebbe chiudere il posto del firmware e il nodo stesso. Le dimensioni degli adesivi non superano i quaranta e cinquanta millimetri. Contiene una firma di testimone che indica il numero di pagine numerate. Questo è tutto firmato dal capo dell'organizzazione o da un altro rappresentante che ha tale autorità. Inoltre, il sigillo dell'impresa viene messo in modo tale da catturare sia l'adesivo che la firma con il nome completo. la persona che ha certificato i documenti.

L'Ufficio sottolinea inequivocabilmente che quando si creano i file è necessario garantire la sicurezza e l'integrità degli originali e delle loro copie. I documenti cuciti sono forniti alla tassa con una lettera di accompagnamento. Indica la base per archiviare i file, il loro numero, il numero di fogli in ciascuno di essi.

Abbiamo analizzato le raccomandazioni del Ministero delle Finanze su come ricucire i documenti quando vengono presentati alle autorità di regolamentazione. Come puoi vedere, i principi sono gli stessi, ma ci sono piccole sfumature.

Invece di una postfazione

Nel nostro articolo abbiamo parlato di come cucire correttamente i documenti nell'archivio, per le tasse o solo per le pratiche burocratiche. C'è molta polemica a questo riguardo, dal momento che non esiste uno standard unico. Ma se si crea un archivio di giornali e documenti solo per l'archiviazione in ufficio per un certo tempo non fa molto sforzo, quindi è necessario trattare le cuciture e documenti per la presentazione alle autorità di controllo con la piena responsabilità al fine di evitare problemi. Generalmente si ritiene che l'archiviazione sia il modo più affidabile per archiviare documenti commerciali, poiché sono più difficili da cambiare o da falsificare. Speriamo che le nostre informazioni ti saranno utili.