Messaggio telefonico - che cos'è?

Le moderne tecnologie consentono di trasmettere qualsiasi informazione in modo rapido ed efficiente, quindi il messaggio telefonico non è il tipo di messaggio più popolare oggi. Tuttavia, questo metodo di informazione è ancora rilevante. Per quale scopo è il messaggio telefonico? Come ricevere e organizzare questo messaggio telefonico?

Cos'è?

Che cos'è un messaggio telefonico? Questo è un metodo di trasmissione rapida di un messaggio di servizio per telefono. In che modo questo metodo di informazione si differenzia da una semplice telefonata? Prima di tutto, il fatto che la ricezione e la trasmissione, così come l'ulteriore spazio di archiviazione, dovrebbero essere adeguatamente documentati e registrati. Solo in questo caso, il messaggio può essere considerato un messaggio telefonico e avere valore legale.

Le informazioni che un messaggio telefonico può contenere sono un avviso, un messaggio aziendale o un ordine da parte della direzione (organizzazione superiore). La possibilità di notifica in questo modo è fissata non solo nelle regole (istruzioni) del flusso documentale dell'impresa, ma anche negli atti legislativi che regolano la procedura per i procedimenti giudiziari (APC e CPC RF). Pertanto, un messaggio telefonico non è solo una conversazione, ma una breve ed estremamente accessibile forma di trasmissione di informazioni di servizio.

Quali informazioni posso inviare per telefono?

Di norma, con l'aiuto di un messaggio telefonico è consuetudine trasmettere informazioni e richieste necessarie per una rapida risoluzione dei problemi di produzione e dell'organizzazione del processo di lavoro:

• Informazioni su appuntamento, cancellazione, trasferimento di tempo e data dell'evento. Questa categoria comprende la notifica del luogo e dell'ora dell'audizione giudiziaria, prevista da norme procedurali.
• Richieste di fornitura urgente di informazioni, rapporti e così via.
• Inviti agli eventi: riunioni, conferenze, associazioni metodiche e così via.

• Richieste e proposte per delegare rappresentanti dell'organizzazione per viaggi di lavoro, lavoro sul campo.
• Relazioni di sintesi, risultati di ricerche, sondaggi e altro.

Come inviare un messaggio telefonico?

Come inviare correttamente una notifica di chiamata telefonica? La preparazione e il trasferimento di informazioni in questo modo includono i seguenti passaggi:

• Preparare una bozza. Dovrai scrivere il testo del messaggio telefonico futuro. Deve essere scritto in un linguaggio accessibile e conciso, evitando conversazioni linguistiche complesse, gergali o manifestamente comuni, ambiguità, frasi difficili da pronunciare. Il volume del testo non deve contenere più di 50 parole. Se necessario, il messaggio telefonico viene concordato con la persona per conto della quale l'informazione viene trasmessa.
• Un messaggio telefonico viene emesso in conformità con le regole di circolazione dei documenti stabilite nell'organizzazione: su carta con l'assegnazione di una data e un numero individuale ordinale. La persona per conto della quale viene inviato il messaggio dovrebbe leggere e firmare il messaggio telefonico.
• In una situazione in cui il messaggio viene inviato a più abbonati, oltre al messaggio telefonico, viene effettuata una lista di applicazione con il nome e il numero di telefono di ciascuna organizzazione.

• Il messaggio telefonico è registrato in una rivista speciale (se tale è conservata nell'organizzazione) o nella corrispondenza in uscita.
• Trasferimento del messaggio telefonico: per chiamare l'abbonato, per chiedere di ricevere un messaggio telefonico, per segnalare il nome completo. e la loro posizione e la persona per conto della quale l'informazione viene trasmessa, il tuo numero di telefono.
• Detto in modo chiaro e leggibile il testo del messaggio telefonico. Chiedere al sottoscrittore di rileggere la registrazione per evitare errori nella trasmissione.
• Scopri e registra il numero in entrata in cui il messaggio telefonico è registrato nell'organizzazione dell'abbonato.

Come prendere?

Come viene ricevuto il messaggio telefonico? Questo processo include la registrazione letterale del messaggio, la successiva progettazione e registrazione in conformità con le regole in vigore nell'organizzazione, nonché il rapido trasferimento del messaggio ricevuto all'opera.

• Avendo ricevuto una richiesta telefonica per accettare un messaggio telefonico, prima di tutto sarà necessario fare una bozza, cioè scrivere letteralmente o digitare il testo trasmesso su un computer.
• Verificare la correttezza del messaggio registrato, ovvero rileggere il testo al dipendente che invia il messaggio telefonico.
• Per scoprire dal chiamante il nome, la posizione della persona per conto della quale viene trasmesso il messaggio, il numero in uscita al di sotto del quale è registrato il messaggio telefonico e le informazioni sul dipendente che trasmette le informazioni (posizione e nome).
• Segnala il numero in entrata, sotto il quale il messaggio telefonico è registrato nell'organizzazione ospitante, così come la posizione e il nome completo dipendente che ha ricevuto il messaggio telefonico.
• Dopo questo è necessario emettere le informazioni ricevute in modulo del documento e registrati (un esempio di telephonogram è mostrato sotto).

Requisiti generali per la registrazione

Attualmente, ci sono solo raccomandazioni su come organizzare un messaggio telefonico, quindi le regole per il trasferimento e la ricezione di un messaggio telefonico sono stabilite dalle istruzioni sulla gestione dei record adottate nell'organizzazione. Esistono requisiti generali in base ai quali deve essere scritto il messaggio telefonico:

• Il messaggio ricevuto viene emesso su un foglio bianco separato o su un modulo speciale approvato dall'organizzazione. È consentito avere nell'organizzazione ospitante approvata dall'istruzione "Registro di ricezione del telefono", contenente le sezioni per la registrazione di tutti i dettagli necessari di questo tipo di informazioni. Il messaggio telefonico stesso viene inserito direttamente nel giornale, un campione del quale può essere visto nell'articolo, senza registrazione aggiuntiva sotto forma di un modulo richiesto.
• La validità legale del documento è confermata dai requisiti obbligatori: numeri di registrazione in entrata e in uscita, informazioni sulla persona che ha inviato il messaggio telefonico e accettato (posizione, nome e cognome, firma personale). Inoltre, è necessario specificare nome dell'organizzazione da dove è stato inviato il messaggio telefonico e la data di ricezione.
• Il tempo specifico di ricezione delle informazioni può anche essere specificato nel modulo.
• La data del messaggio telefonico è il giorno in cui il messaggio è stato ricevuto dall'abbonato (salvo diversa approvazione istruzioni per il lavoro d'ufficio organizzazione).

Chi dovrebbe firmare?

Di norma, un messaggio telefonico viene compilato in una sola copia (un numero diverso di copie può essere approvato da un manuale di istruzioni per il lavoro amministrativo di un'organizzazione) e non viene trasmesso all'organizzazione dell'abbonato su carta. A questo proposito, può sorgere la domanda: come deve essere firmato il documento dai dipendenti che hanno ricevuto e trasmesso tale messaggio, nonché le persone per conto delle quali l'informazione viene trasmessa?

Quando si effettua un messaggio telefonico da parte del dipendente dell'organizzazione di trasmissione, il documento specifica completamente i dettagli per l'inserimento di tre firme:

• trasmesso il messaggio.
• accettato il messaggio;
• il funzionario a nome del quale viene inviato il messaggio telefonico.

In questo caso, solo i funzionari dell'organizzazione che trasmettono il messaggio telefonico firmano il documento. Il destinatario fa la sua copia in modo simile, ma solo il dipendente che la riceve lo firma.

registrazione

Quando si registrano i messaggi telefonici, si dovrebbe anche essere guidati dalle regole approvate dalle istruzioni standard sul lavoro d'ufficio dell'organizzazione. Se la procedura per l'assegnazione di un numero a questo tipo di documento non è regolamentata, sono possibili le seguenti opzioni:

• Il modo più accessibile e comune è quello di registrare i messaggi telefonici ricevuti nel diario generale della corrispondenza in arrivo. Autorizzato con il numero di registrazione seriale è l'assegnazione di un indice alfabetico che indica questo tipo di corrispondenza.
• Creare un giornale separato nell'organizzazione in cui la registrazione dei messaggi telefonici verrà effettuata separatamente.

Come e quanti messaggi telefonici sono memorizzati?

Secondo gli elenchi attualmente esistenti che regolano la procedura e i termini per la memorizzazione dei documenti archiviati, il registro per la registrazione dei messaggi telefonici in uscita o in entrata dovrebbe essere memorizzato in modo affascinante nell'archivio dell'organizzazione per 3 anni. Per i telephonograms stessi non è stabilito un chiaro ordine di archiviazione. Pertanto, la direzione dell'organizzazione ha il diritto di determinare in modo indipendente come consegnare i messaggi telefonici completati alla memoria di archiviazione. È possibile, ad esempio, archiviare un documento per i casi relativi all'oggetto delle informazioni trasmesse e quindi archiviarlo nel modo applicabile per la memorizzazione di casi di questo tipo.