Il protocollo è ... Drafting Protocol

Un protocollo è un tipo di rapporto contenente le registrazioni del processo di discussione di questioni e decisioni prese su di esse in occasione di riunioni, riunioni di lavoro e riunioni. Questo documento ha un posto importante nel sistema di gestione dei documenti del tipo organizzativo-amministrativo.

Cos'è un protocollo?

Il protocollo è un documento di segnalazione che registra chiaramente la discussione su questioni e decisioni prese in occasione di eventi ufficiali. Un'interpretazione più completa della parola è fornita dai dizionari, che definiscono questo concetto come un documento con una registrazione di tutto ciò che accade in un particolare evento.

Informazioni generali

Il protocollo può essere chiamato un documento contenente determinate informazioni. Include informazioni sul corso di discussione di problemi specifici. Inoltre, il verbale della riunione include la decisione, che consente di attribuirlo ai documenti amministrativi.

Durante la riunione, può essere effettuato solo un protocollo di bozza. Entro 5 giorni dal protocollo dovrebbe essere completato per intero.

registrazione

Un protocollo è un documento redatto sulla base di bozze di spazi vuoti. Se durante la riunione è stata registrata la trascrizione, allora è interpretabile, realizzata nel modo necessario e aggiunta al protocollo finito.

Il segretario è pienamente responsabile per la preparazione e la manutenzione dell'intero protocollo, nonché per l'accuratezza dei dati inseriti in esso. Alcuni tipi di protocolli devono essere ulteriormente approvati dal responsabile dell'azienda.

Registra moduli

Esistono 3 forme di registrazione:

• stenografia;

• completo;

• breve.

Il protocollo di riepilogo registra i problemi discussi. Vengono anche inseriti i nomi dei partecipanti e le decisioni prese. Si raccomanda che il protocollo di questo tipo di evento si tenga quando l'incontro è di stenografia, e i testi di discorsi e relazioni sono forniti al segretario esecutivo.

Il protocollo completo acquisisce non solo i punti precedenti, ma contiene anche record più dettagliati. Il protocollo completo dovrebbe consentire di riflettere un'immagine dettagliata dell'evento per intero.

Il protocollo stenografico è condotto dal segretario esecutivo sulla base del resoconto integrale dell'incontro.

La direzione dell'azienda decide quale forma di protocollo sarà preferibile per ogni riunione. Tutti i tipi di tali documenti devono essere redatti sulla carta intestata dell'azienda (azienda) con il nome del tipo di documento - Protocollo. O su un modulo di protocollo già pronto appositamente progettato. I dettagli obbligatori di qualsiasi documento di questo tipo sono il numero di registrazione, la data, il titolo, il testo e le firme delle persone responsabili.

Chi sta prendendo i minuti

Un protocollo è un documento mantenuto durante un evento. Dovrebbe essere una segretaria preparata professionalmente. La qualità della registrazione dei discorsi dipenderà dal suo livello di qualifica e dalle sue capacità professionali. Pertanto, la scelta della persona che forma l'incontro è un compito responsabile nella preparazione dell'evento.

Come mantenere un protocollo: protocollo di esempio

Un esempio di registrazione può essere visualizzato nella foto qui sotto. C'è un esempio del protocollo. Se la riunione si terrà entro pochi giorni, si dovrà indicare la data dell'inizio della riunione e dopo il trattino la data della sua fine. Ad esempio, 03/12 / 2016-14.03.16.

La colonna "Luogo di incontro" indica la città o la città in cui si è verificato l'evento.

Il titolo del protocollo è scritto in caso genitivo e contiene una trascrizione del tipo di evento (riunione, riunione, riunione) e il nome del corpo collegiale. Il nome del tipo di riunione deve essere coerente con il nome del corpo collegiale. Ad esempio, "Riunione della commissione".

Il contenuto testuale del protocollo stesso è diviso in due parti:

1. La parte introduttiva, in cui sono indicati il ​​cognome e le iniziali del presidente, il segretario esecutivo, tutti i presenti e l'argomento dell'ordine del giorno.

2. La parte principale, che descrive il processo della riunione.

Direttamente dalla parola "presidente" inizia il protocollo, dopo il trattino indica il nome del presidente e le iniziali. Anche la parola "segretario" è formata nello stesso modo. Per riunioni urgenti e rapide, questa parte del protocollo non viene eseguita.

Quindi fatto un elenco di tutti i presenti. Dopo questa lista, i nomi degli invitati vengono registrati, dove vengono indicate le loro posizioni. In occasione di lunghe conferenze e riunioni con un gran numero di persone presenti, la loro composizione dovrebbe essere indicata solo quantitativamente, e l'elenco con i nomi forniti dovrebbe essere allegato al protocollo, sul quale viene inserita una voce corrispondente nel protocollo stesso. Ad esempio: "Erano presenti 42 persone (elenco allegato)".

Negli eventi in cui è richiesto un certo numero di persone per prendere una decisione, nella sezione "Partecipato", verrà indicato il numero di persone che avrebbero dovuto essere e il numero di partecipanti che sono venuti.

Quindi segue l'ordine del giorno. Questa parte del protocollo elenca i problemi affrontati. Ognuno ha il proprio numero e inizia con la preposizione "O" ("O").

La parte fondamentale del testo del protocollo è redatta in sezioni corrispondenti agli argomenti all'ordine del giorno.

Per ciascuno degli articoli possono essere assegnate parti come:

• Sono io ...
• Hanno agito.
• Deciso (deciso).

Ognuna di queste parole è scritta con una nuova riga.

I dati dell'altoparlante (nome completo) e tutti gli altoparlanti sono scritti da una nuova riga.

Il contenuto di ciascun discorso è trasmesso da 3 persone singolari.

La parte finale della sezione su ciascun punto dell'ordine del giorno è una registrazione della decisione (risoluzione) approvata sulla questione sollevata. Le decisioni che hanno diverse sezioni sono divise in paragrafi e sotto-paragrafi, numerate Numeri arabi La parte decisiva delle decisioni dovrebbe essere specifica e contenere componenti: a chi dovrebbe essere fatto e a quale numero.

Quando si eleggono funzionari nel protocollo, i risultati delle votazioni per ciascuno dei candidati sono annotati separatamente.

Il protocollo amministrativo contiene informazioni su reati amministrativi.