Doveri di segreteria e requisiti di lavoro

Da cosa dipende

In ogni compagnia, i compiti di un segretario variano. Le differenze sono dettate da molti fattori, tra cui: cultura aziendale, numero di dipendenti dell'azienda, struttura e, infine, personalità del manager. Quest'ultimo fattore, in misura maggiore rispetto a tutti i precedenti, costituisce la funzionalità di questa posizione, poiché è l'intero profilo di attività che dipende da esso. Ad esempio, se stiamo parlando di un dirigente anziano, i compiti del segretario possono includere l'organizzazione della partecipazione a conferenze internazionali, tavole rotonde, ecc. In tal caso, se stiamo parlando del responsabile di una piccola unità tecnica, lo specialista dovrà probabilmente occuparsi della progettazione della documentazione tecnica e della necessità di studiare i processi di produzione.

Requisiti generali

Nonostante alcune specifiche diverse, ci sono comuni doveri funzionali Segretario, che deve essere in grado di soddisfare ogni candidato per questa posizione. Facciamo la conoscenza con loro in modo più dettagliato. Questi includono i seguenti:

- pianificazione dei lavoratori il giorno del capo ;

- organizzazione di riunioni;

- gestione dei documenti;

- esecuzione di commissioni personali per il capo.

Naturalmente, questi sono solo i doveri generali di una segretaria. Ognuno di questi punti è piuttosto sfaccettato e può includere sia il lavoro di routine che il lavoro creativo che richiede un certo approccio. Al fine di qualificarsi per tale lavoro, il richiedente deve prima di tutto essere in grado di gestire il computer a livello di utente avanzato, oltre ad essere competente nelle seguenti applicazioni richieste nel lavoro: Word, Excel, PowerPoint. Naturalmente, questo non è un elenco completo, ma un minimo obbligatorio. Dopo tutto, molto probabilmente, in ogni organizzazione, lo specialista dovrà familiarizzare con database specifici e programmi interni per lo scambio di informazioni.

Candidato idoneo

I compiti di un assistente amministrativo sono spesso confusi con i doveri di un semplice segretario. Nella maggior parte delle aziende russe, questi due concetti sono abbastanza simili e, pertanto, i loro confini sono confusi. Sicuramente si può dire che i compiti del segretario sono più nell'attività organizzativa, e l'assistente nel lavoro con i documenti. Comunemente applicato a entrambe le posizioni sono i requisiti per l'identità del dipendente che detiene la posizione in questione. Certamente dovrebbe avere eccellenti capacità comunicative e diplomatiche, oltre ad aumentare la tolleranza allo stress. Dopo tutto, spesso una tale persona è una sorta di cuscinetto tra il suo manager e i clienti o dipendenti dell'azienda. Un ruolo importante è giocato anche dall'aspetto, dal momento che il segretario è il volto dell'azienda. Bel sorriso, vestiti puliti e acconciatura - il minimo necessario per il dipendente. Se hai deciso fermamente di costruire la tua carriera in questa direzione, sii preparato al fatto che al lavoro devi dimenticare i tuoi problemi e i tuoi problemi, irradiare positività e cordialità.