Tipi e funzioni dei documenti

Ogni azienda, azienda, organizzazione forma un numero piuttosto elevato di vari tipi e tipi di documentazione. Alcuni di essi sono progettati per fornire comunicazioni esterne, mentre altri possono fornire direttamente interni strutture organizzative per vari motivi. Quali sono le funzioni dei documenti nell'organizzazione?

Durante la formazione dell'intero sistema di supporto alla documentazione (DL) sono stati formati vari sistemi di documenti, inclusi documenti amministrativi, contabilità e relazioni, personale, ecc. Pertanto, lavorando con esso, non dovremmo dimenticare la connessione con il sistema di proprietà dei documenti. Ci sono determinati requisiti nel campo della struttura, del design e del suo contenuto. Inoltre, è importante capire a quale tipo appartiene il documento e quale funzione svolge. Questo articolo si concentra sui concetti e le funzioni dei documenti.

Cos'è un documento?

Quindi, in generale, l'attività principale di un'organizzazione è la formazione di documenti. Le funzioni eseguite dal documento sono varie. Questi includono, ad esempio, sia logistico che organizzativo-amministrativo. Un documento è un oggetto tangibile che conferma un certo diritto di qualcuno o di un fatto.

Allo stesso tempo, può provare l'identità di una persona o essere la prova di qualcosa. Inoltre, il documento è considerato un modo per contenere informazioni in cui il mentale attività umana così come ogni fatto della vita. In Russia, questo termine è apparso dal tempo di Pietro I. Quindi era una prova scritta così marcata. Successivamente, iniziarono ad apparire altre definizioni, come "atto", "documento ufficiale", ecc.

Concetto di termine ambiguo

Tutte le attività sociali utilizzano il termine sopra. Allo stesso tempo, in ogni direzione dell'attività di un'istituzione, organizzazione o industria, esiste una definizione diretta di questo concetto. Tuttavia, oggi ci sono così tante opinioni su questo tema che non è possibile dare una definizione univoca per il termine "documento". Le funzioni dei documenti interessano molti.

Ogni specialista che svolge la sua attività nel campo della documentazione o del lavoro d'ufficio ha la sua comprensione di questo aspetto, anche se è legalmente previsto dalla legge.

Il più moderno al momento è considerato un modo informativo per salvare i documenti rispetto ai media tangibili. E ogni organizzazione ha il proprio ambito di lavoro nel campo della documentazione, in relazione al quale i documenti possono essere classificati per vari motivi. Successivamente, consideriamo le funzioni dei documenti normativi, a seconda del loro scopo e di altri segni.

Classificazione dei documenti su appuntamento

Su appuntamento, i documenti sono: documenti organizzativi, amministrativi, di rendicontazione, statistici, educativi, metodici, scientifici, tecnici, del personale e molti altri.

A seconda della funzione che svolgono, si distinguono i seguenti tipi di documenti:

• gli ordini;
• disposizione;
• tutti i tipi di rapporti;
• istruzioni;
• atti;
• protocolli;
• Aiuto;
• spazi vuoti, ecc.

Classificazione dei documenti tramite informazioni sulla registrazione

A loro volta, sono divisi dal metodo di fissaggio delle informazioni. Questi includono documenti scritti, grafici, fotografici e video. Possono essere contenuti sia su un supporto tangibile che in una forma informativa (su un computer, su Internet, ecc.).

Ci sono documenti destinati al lavoro esterno e interno. aspetto include la documentazione in entrata e in uscita. E in base al livello di difficoltà (complessità), prevale la seguente classificazione: semplice e complessa. I documenti semplici sono documenti che presuppongono la presenza di una singola domanda e quelli complessi contengono un certo numero di domande.

Grado di pubblicità

A seconda del grado di pubblicità delle informazioni, i documenti sono aperti e limitati nell'accesso, cioè con vari gradi di segretezza: completamente segreti, riservati, ecc.

Sulla forza legale dovrebbe essere evidenziato:

• autentica;
• duplicate;
• falso (falso).

Il primo tipo contiene dati che confermano la loro affidabilità e sono correttamente compilati ed eseguiti. Tali documenti possono essere validi e non validi se il periodo di validità è scaduto o è cancellato dalla sostituzione con un altro atto. Le informazioni complete fornite da questo tipo non sono legalmente vincolanti.

I duplicati sono copie di documenti. Un falso contiene informazioni false su qualcuno, compilate in una forma sbagliata e contrarie alla legge.

Classificazione entro le scadenze e obbligatoria

In termini di esecuzione, ci sono:

• urgenti, che richiedono l'esecuzione del documento entro il termine prescritto;
• non urgenti.

In termini di stoccaggio dovrebbe essere notato permanente e temporaneo. L'ultima data di scadenza è fino a dieci anni e oltre.

Secondo il grado di impegno possono essere:

• obbligatorio, cioè, devono essere eseguiti senza fallo e avere un carattere giurisdizionale;
• informativo, che conterrebbe informazioni sulle attività della società.

Classificazione per grado di unificazione

Dal grado di unificazione, i documenti sono anche divisi in determinati tipi. Tra questi ci sono:

• specifico - documenti una tantum;
• tipico - combinare informazioni omogenee;
• stencil - con testo stampato precedentemente preparato, che deve essere compilato come risultato della registrazione finale in una determinata situazione;
• unificato.

In quest'ultimo, la posizione del testo dovrebbe essere sulla sinistra del foglio e sulla destra ci sono delle linee. Le informazioni rilevanti vengono inserite in formato digitale o testuale nella parte in cui si trova la riga o il tavolo (case study, ad esempio).

Storia della documentazione

Come potete vedere, non esiste una classificazione generale dei documenti, nonostante il fatto che nell'analisi ne osserviamo numerosi tipi. Torna nei secoli XV-XVII. la struttura del lavoro d'ufficio era abbastanza capiente, sebbene solo documenti, punizioni e sentenze fossero prevalenti tra i documenti. Ma ognuno di questi tipi aveva molti tipi, ad esempio, la documentazione implicita degli ordini proveniente dal governatore, e le lettere erano documenti inviati da ordini a boiardi, persone ordinate, ecc. C'era una cosa come "lettera", che implica la corrispondenza personale.

funzioni

Le principali funzioni dei documenti sono suddivise in generale e speciale. E ogni documento può eseguirne molti in una sola volta, il che contribuisce in qualche modo a ridurre il numero di documenti richiesti per il lavoro.

Le funzioni comuni del documento includono:

• informativo - quando un documento è destinato a conservare informazioni;
• sociale - un documento è un oggetto socialmente significativo, per la sua creazione è necessario un bisogno sociale;
• comunicativo - il documento è un mezzo di comunicazione tra organizzazioni, imprese, aziende, ecc .;
• culturale - agisce come un modo di preservare i costumi culturali.

Questo metodo di conservazione è ben applicabile nei voluminosi documenti, inclusa la documentazione di natura scientifica e tecnica, dove il grado di sviluppo della società è chiaramente rivelato.

Le funzioni speciali dei documenti includono:

• gestione: il documento è un metodo di gestione che si applica alla documentazione organizzativa e amministrativa;
• legale - conserva e modifica le disposizioni legali e le relazioni giuridiche sociali (questo include la documentazione legislativa e legale, compresi i documenti con una funzione legale temporanea).

Inoltre, i documenti possono essere una fonte storica con il contenuto dei dati passati, ad esempio, sull'occorrenza del lavoro d'ufficio, sulla documentazione, nella documentazione generale.

La funzione di gestione dei documenti viene assegnata ai pochi documenti creati nel corso di un'attività pubblica.

Elementi del documento

È importante sottolineare che il documento include molte parti. Questi articoli sono indicati come dettagli. Considera il concetto di oggetti di scena.

Questo è parte integrante nella formalizzazione dei documenti ufficiali. La legge prevede solo trenta dettagli con la loro registrazione diretta sotto forma di documenti. Contengono vari tipi di insiemi di questi elementi. Il loro numero nel documento assume lo scopo della sua creazione, così come lo scopo, i requisiti per la registrazione.

La documentazione fornisce un insieme limitato di queste parti. Se non vengono inseriti o inseriti in modo errato, il documento diventa non valido e, di conseguenza, perde la forza legale. In tal modo, senza rinviare i dati necessari sulla forma del documento, è impossibile un'interazione ulteriore con altre organizzazioni. Pertanto, i dati richiesti sono strettamente correlati alla documentazione, poiché hanno un impatto diretto sulla precisione nella progettazione di qualsiasi documento dell'ente.

risultati

Quindi, analizzando i tipi e le funzioni di documenti e Avendo considerato una questione importante nel campo della documentazione e del lavoro d'ufficio, si dovrebbe notare che al momento il documento è parte integrante di qualsiasi attività. Senza di esso, è impossibile, compresa la produzione e il funzionamento di ogni impresa o organizzazione. Poiché le funzioni principali del documento includono il contenuto delle informazioni, è considerato un aspetto importante sia nella struttura esterna che nella struttura interna dell'azienda, istituzione, ecc.

Di conseguenza, nel garantire l'interazione delle unità strutturali di qualsiasi istituzione, viene utilizzata la documentazione. È anche importante nella qualità delle relazioni per le agenzie governative che effettuano ispezioni delle organizzazioni. Le informazioni specificate nel documento sono, prima di tutto, la prova che questa informazione è stata eseguita.

Il processo di documentazione è in gran parte obbligatorio, quindi, è prescritto da leggi e regolamenti, che garantisce legalità e legittimità. La velocità con cui il management (leadership) prende la decisione giusta dipende da quanto correttamente e rapidamente il documento viene elaborato ed eseguito. È la corretta organizzazione delle attività di un'impresa, compresa la gestione dei documenti, il lavoro di ufficio, che aiuta a garantire l'ordine all'interno dell'istituzione. Questo tipo di sistema garantisce un'interazione armoniosa tra le parti strutturali delle organizzazioni.