Cos'è il fac-simile? Su quali documenti posso avere una firma in facsimile?

Cos'è il fac-simile? Subito si deve dire che questo è un timbro con una riproduzione esatta della firma di una persona autorizzata, che è ampiamente utilizzata nella circolazione documentale delle organizzazioni. È semplicemente insostituibile nella situazione in cui il manager non è a posto e devi firmare urgentemente il suo nome su determinati documenti. Imparerai di più su tutto questo nel processo di lettura di questo articolo.

definizione

Cos'è il fac-simile? Questa è una domanda molto interessante, la risposta a cui sanno, ovviamente, non tutti. La legge non contiene il concetto di un facsimile, tuttavia, questo termine è usato nelle attività economiche di molte imprese.

Un fac-simile è un timbro sul quale viene visualizzata la firma della persona responsabile (ad esempio, il capo di un dipartimento o il capo di un'impresa intera) in un'immagine speculare. La sua presenza è molto utile nel caso in cui sia richiesto un numero elevato di firme di una persona autorizzata per la documentazione ufficiale. Sfortunatamente, non sempre i dipendenti delle organizzazioni e persino i direttori delle imprese sanno quando è permesso l'uso di un facsimile e quando l'impronta della firma non ha forza legale. Questo fatto deve essere preso in considerazione.

Quali documenti sono messi?

Quando è permesso l'uso di facsimili? Non c'è una risposta chiara a questa domanda nella legislazione. L'organizzazione può sviluppare e approvare autonomamente le disposizioni sui facsimili, nonché la procedura per l'utilizzo dei fac-simili.

Le firme di questo tipo sui documenti primari e alla conclusione delle transazioni sono possibili solo nei casi stabiliti dalla legge o per accordo delle parti. Di norma, questo timbro viene utilizzato per la firma su lettere di apprezzamento, lettere di ringraziamento, che non appartengono a forme di responsabilità rigide. In alcuni casi, le firme in facsimile vengono utilizzate anche quando si firmano contratti civili, ma ciò accade molto raramente. Sebbene le campagne commerciali a causa dell'elevato numero di documenti non possano fare a meno di un simile francobollo.

Posso usare quando faccio la procura?

Ancora una volta, vorrei tornare alla domanda su cos'è un fac-simile e a cosa è destinato. La risposta in questo caso è molto semplice. Un fac-simile è una riproduzione esatta della firma di una persona autorizzata, realizzata sotto forma di stampa. Molti cittadini e persino organizzazioni a volte non riescono a distinguere il timbro sui documenti dalla firma effettiva. Tuttavia, questo non significa che i fac-simili possano essere usati su tutti i documenti in uscita.

È possibile utilizzare questa impressione della firma di un funzionario quando si effettuano procure? La risposta a questa domanda sarà negativa. A conferma di ciò si trova la Lettera del Ministero delle imposte e delle imposte fiscali n. 18-0-09 / 000042.

Pertanto, anche quando si effettua una doppia procura, i fax sono vietati. È necessario conoscere tutti i leader delle organizzazioni.

Sulla documentazione contabile principale

Cos'è il fac-simile? Mi piacerebbe tornare ancora una volta a questo problema. Il fac-simile è chiamato l'impronta della firma della testa, che è un piccolo francobollo rettangolare. Il suo uso nella preparazione della documentazione contabile principale è proibito dalla legge. Perché questi documenti devono essere firmati personalmente dal capo dell'azienda o dal capo contabile. In caso contrario, il servizio fiscale potrebbe avere ragionevoli pretese nei confronti del contribuente. Questo deve essere preso in considerazione.

A quanto sopra

Quali documenti possono essere facsimile? La risposta a questa domanda è abbastanza semplice. Il fac-simile può essere messo su quei documenti che non sono finanziari e non dovrebbero essere trasferiti all'autorità fiscale per la segnalazione. L'eccezione qui è una procura rilasciata dal capo dell'organizzazione a uno dei dipendenti per ricevere beni materiali o per rappresentare gli interessi dell'organizzazione nei corpi governativi e giudiziari. In questo caso, è richiesta una firma autentica del capo.

A proposito, se un'organizzazione applica costantemente i fax quando firma i documenti interni, allora è necessario assegnare come ordine separato solo le persone che, a causa delle loro esigenze professionali, hanno il diritto di utilizzare questo timbro. Ad esempio, potrebbe essere l'ispettore del contesto del personale, che stampa e rilascia certificati ai dipendenti dell'azienda.

Quali documenti possono essere inseriti su fac-simile, ad eccezione della documentazione interna? Molto spesso, tale impronta viene utilizzata per rendere grazie ai dipendenti, firmando le specifiche e i certificati.

un importante

Il fac-simile dovrebbe essere usato solo nei casi in cui non vieta la legislazione. Ad esempio, in un contratto civile esiste una clausola che stabilisce che le parti hanno il diritto di utilizzare questo timbro al momento della conclusione di un accordo.

Pertanto, una firma facsimile è consentita nei seguenti casi:

• consolidare i rapporti di civil law;
• se vi è un accordo tra le parti che non si oppongono, in modo che al momento della stesura dei documenti venga utilizzato un timbro con l'impronta della firma della persona responsabile;
• se corrisponde alla firma personale della parte della transazione.

Questi punti devono essere considerati gestori di organizzazioni.

Nel caso in cui la firma del facsimile sia apposta su documenti inviati a organi statali, o su quei documenti che sono documenti di contabilità primaria, su lettere di vettura o su una procura, questo timbro non avrà alcuna forza legale. Ha bisogno di essere ricordato.

Piccola caratteristica

Un facsimile sui documenti può sostituire la firma personale di una persona autorizzata solo se è prevista dalla legge o per accordo delle parti alla conclusione della transazione. Ad esempio, se un istituto municipale fornisce servizi educativi a titolo gratuito, al momento della conclusione di un accordo, l'esecutore, come una delle parti del contratto, può utilizzare il fac-simile. Non c'è nulla di illegale in esso.

Tuttavia, quando si tratta di firmare documenti per il servizio fiscale o altre agenzie governative, l'uso di un facsimile sarà illegale. Perché in questo caso è necessaria una firma personale del capo dell'organizzazione.

Anche l'uso del facsimile nella progettazione di procure è inaccettabile. Ciò è dovuto al fatto che la procura è un importante documento legale che contiene l'autorità di una persona per rappresentare gli interessi di un altro prima di organi e organizzazioni statali. Da ciò ne consegue che una procura può essere firmata personalmente dal responsabile dell'organizzazione, senza che nessuno usi un fac-simile. Questa regola è molto importante e la sua conformità aiuterà a evitare molti problemi.

Dove posso fare?

Nel caso in cui il direttore della campagna arrivasse alla conclusione che non poteva firmare personalmente tutti i documenti in entrata o gli ordini interni dell'organizzazione a causa di troppa documentazione, allora semplicemente non può fare a meno di usare un fac-simile.

La produzione di un'impronta di questo tipo è affidata a società private che producono sigilli e timbri. Nelle piccole città, tali servizi vengono forniti anche nelle tipografie. Il costo e il tempo di produzione dipenderanno dalla complessità della firma e del design del fac-simile. Di norma, non è necessaria più di una settimana per creare un tale timbro, se la società ha molti clienti. È meglio contattare le imprese che sono da tempo impegnate nella produzione di sigilli e timbri e che hanno un gran numero di clienti abituali.

Bisogno o no?

Nel caso in cui il capo dell'organizzazione dubiti di aver bisogno di un facsimile come analogo della firma, non dovresti fare in fretta e ordinare questo francobollo. Soprattutto se non ci sono molti documenti nell'organizzazione e la testa è costantemente sul posto e può firmare personalmente il documento ufficiale in qualsiasi momento.

In presenza di un'impronta della firma della testa, questo timbro può essere utilizzato dai subordinati per i loro scopi personali. Anche questo deve essere considerato.

Nei contratti di lavoro

La stampa di un fac-simile viene talvolta utilizzata quando si richiede un nuovo dipendente quando il manager non è a posto e lo specialista delle risorse umane sta compilando tutti i documenti. È legale utilizzare questa firma in questo caso? Questa domanda è controversa. Alcuni avvocati sostengono che il capo dovrebbe firmare il contratto di lavoro con il dipendente solo di persona. In questo documento stiamo parlando non solo della durata della giornata lavorativa del dipendente, ma anche del suo stipendio. E questa è una domanda finanziaria. Pertanto, il fac-simile non dovrebbe essere usato qui.

Tuttavia, molti funzionari del personale sono fiduciosi che è del tutto possibile consolidare i rapporti di lavoro delle parti con tale stampo. Soprattutto se il dipendente e il datore di lavoro si sono messi d'accordo.

È necessario dire anche che le regole per firmare questo documento in questo modo non sono fissate da nessuna parte. Pertanto, parlare di un divieto sull'utilizzo di facsimili nei contratti di lavoro non è ragionevole.

conclusione

Ogni manager aziendale dovrebbe essere coinvolto direttamente nella firma di qualsiasi documento dell'azienda. Anche se quest'ultimo ha un facsimile con l'impronta della sua firma, questo non significa che questo francobollo possa essere nelle mani di qualsiasi dipendente. Un'organizzazione deve fornire una disposizione "sull'uso dei facsimili" e approvare un elenco esauriente di funzionari che, per la natura delle loro attività, possono utilizzarli. Ad esempio, molto spesso i facsimili sono richiesti in cornici per apporre la firma di una persona autorizzata su determinati documenti rilasciati ai dipendenti. Inoltre, i segretari presidenziali vengono spesso utilizzati per stampare questa impressione quando firmano la firma del capo su lettere, biglietti di auguri o lettere di ringraziamento.