Sistema BPM (gestione dei processi aziendali, gestione dei processi aziendali): panoramica, esempi, obiettivi di implementazione

La gestione dei processi aziendali è la gestione dei processi aziendali. Questa attività è spesso discussa in eventi tematici e nei media, ma, purtroppo, il livello delle conversazioni spesso non è elevato. Sembra che alcune persone non abbiano elementi fondamentali elementari.

Informazioni di base

La metodologia di gestione dei processi aziendali (BPM) con un approccio competente e adeguato consente di ottenere un significativo miglioramento delle prestazioni. Tuttavia, i prezzi elevati delle soluzioni applicate non contribuiscono alla sua ampia distribuzione. Per capirlo, dovresti inizialmente studiare e comprendere il concetto di processi aziendali.

Allo stesso tempo bisogna fare attenzione, perché le tecniche pubblicitarie dei creatori di BPM creano una certa confusione. Qui puoi ricordare sistemi di gestione del database che un tempo divenne un fulmine-relazionale. Ad esempio, i progettisti di processi aziendali, focalizzati sul lavoro con il personale di sistema e il middleware per coordinare i servizi di rete, stanno andando avanti come soluzioni universali. Cosa fare in questa situazione? Da parte del settore della tecnologia dell'informazione, c'è confusione. Pertanto, sarebbe più appropriato considerare la situazione attuale da una prospettiva di business. Dopo tutto, si può dire che si sforza istintivamente di sviluppare il pensiero di processo, che è il fattore fondamentale del CPM.

Per affrontare meglio questo, saranno considerati i sistemi BPM. Una revisione degli sviluppi esistenti fornirà un'idea delle loro funzionalità e capacità. Anche se è improbabile che ciò possa salvare strutture commerciali dal percorso di tentativi ed errori.

Primo esempio

Supponiamo di avere una dinamica impresa manifatturiera nazionale di medie dimensioni. Implementa con successo i principi della gestione dei processi. Ma allo stesso tempo, il termine "processo aziendale" è proibito. Perché? La cosa è nella precedente esperienza negativa, quando il team di consulenti esterni è stato in grado di fornire solo un pacchetto di carte con un valore pratico dubbia, le informazioni in cui è già diventato obsoleto.

Cosa è necessario in questo caso? Cura costante e quotidiana delle procedure applicate all'impresa. Anche se in realtà - questo è un processo aziendale. Questo è un ottimo esempio di compromesso sul termine. È interessante notare che il verificarsi di tali situazioni non è limitato allo spazio dell'ex Unione Sovietica. Ciò si verifica in molti paesi dell'Europa occidentale e degli Stati Uniti. C'è un approccio popolare di radicale demolizione dell'ordine esistente e ristrutturazione dello schema ottimale dei processi aziendali da zero. In questo caso, l'approccio giapponese viene fornito come esempio. Il che, interessante, si basa su miglioramenti piccoli ma costanti. Se discutiamo l'implementazione del sistema BPM, gli obiettivi e gli approcci perseguiti, c'è il rischio di perdersi nelle paludi terminologiche.

Il risultato logico è l'abbandono di una metodologia di gestione efficace e la provocazione del suo rifiuto da parte di specialisti. Per evitare ciò, è necessario formulare tesi chiave che offrano opportunità di orientamento in questo argomento.

Cos'è un processo aziendale?

Alla ricerca di una risposta, non si dovrebbe partire dalle regole della lingua russa e dal buon senso. Pensare che se prendi un'azienda e un processo, e al loro incrocio ottieni ciò di cui hai bisogno, è un errore. È meglio fare riferimento alla fonte originale di questo termine. Davenport e Hummer li hanno introdotti nel vocabolario della gestione moderna nel 1990 come parte della metodologia allora emergente. Questo termine è abbastanza in grado di stabilirsi. Così come la metodologia che ha ricevuto il riconoscimento. Ma numerosi tentativi di ridefinirlo fanno solo confusione.

Cos'è un processo aziendale? Con questo si intende una sequenza ordinata e coordinata di azioni, che mira a raggiungere uno specifico risultato finale. I fondatori in questo caso hanno significato la soddisfazione del cliente. Sembra essere - cosa c'è di strano nell'affermazione che tutte le attività di un'organizzazione commerciale dovrebbero essere semplificate e finalizzate al raggiungimento di un risultato commerciale positivo?

Per capire l'essenza del concetto, è necessario rendersi conto delle carenze fondamentali dell'organizzazione funzionale del management. Questo deriva dalla categoria di ciò che è stato ridicolizzato da Arkady Raikin: non ho lamentele riguardo ai pulsanti, ma chi è il responsabile del costume? L'approccio funzionale implica che tutti siano impegnati e solo i clienti si sentano a terra, distraendosi dal lavoro. Mentre il concetto di un processo aziendale prevede "sfondare un tunnel" tra le sedi di manager, tecnici, addetti alla produzione, fornitori, finanziatori e contabili. Tutti dovrebbero vedere il cliente, ciò che è al suo ingresso e lavorare insieme come una squadra per raggiungere un determinato obiettivo. Ahimè, ma questa idea fondamentale non è stata realizzata ovunque e non sempre. Di conseguenza, durante la transizione alla gestione del processo spesso si crea semplicemente una nuova unità strutturale. Questo non ha senso, perché è necessario non produrre burocrazia, ma cambiare il lavoro dell'organizzazione, dei manager, degli specialisti. Ciò può essere conseguito, ad esempio, modificando i principi degli incentivi. Se c'è qualcosa chiamato "processi aziendali del dipartimento finanziario", significa fallimento.

BPM non è un software!

Molte persone credono che il sistema BPM sia destinato alle vendite, alla gestione del personale, al magazzino e qualcos'altro. No! Prima di tutto, è una metodologia di gestione. Ma se hai già approfondito i dettagli, allora appare una divisione. In questo caso, la metodologia di ottimizzazione e riorganizzazione dei processi aziendali dal software dovrebbe essere distinta dal software, che è uno strumento spesso utilizzato per questo scopo. In generale, il termine "soluzioni BPM" viene utilizzato per designarli. C'è una grande differenza tra loro? Per confronto, puoi portare la contabilità. Può percepire sia come metodologia di gestione sia come programma. Nella vita di tutti i giorni, l'una e l'altra viene sostituita semplicemente dalla parola "contabilità". In questi casi, il contesto aiuta a capire cosa viene detto.

Continuando l'analogia, possiamo dire quanto segue: la contabilità può essere mantenuta senza l'uso di un computer. Ma in pratica non lo fanno ora. Pertanto, BPM è spesso accompagnato dalla presenza e dal funzionamento di software specializzati. Potrebbero esserci altri problemi percettivi. Ciò è dovuto al fatto che il concetto di gestione in questione è molto nuovo. Allo stesso tempo, puoi spesso sentire l'opinione che BPM sia sempre stato. In tali dichiarazioni viene utilizzata un'interpretazione molto ampia di questo termine, che rende difficile cogliere l'essenza dei cambiamenti che si sono verificati nella gestione alla fine del ventesimo secolo.

Guadagnando popolarità

Negli anni '90 del secolo scorso, la reingegnerizzazione degli affari era popolare in tutto il mondo. È stato sostituito da un sistema BPM per le aziende. Questa situazione è sorto a causa di due punti importanti:

1. Concentrarsi sul miglioramento continuo dei processi aziendali (anziché una trasformazione radicale una tantum).

2. Lavorare con software specializzati necessari per l'esecuzione diretta del piano. Il concetto di BPM non è cambiato rispetto alla reingegnerizzazione. Ma il miglioramento è stato il processo di progettazione, sviluppo, implementazione e funzionamento. Parlando dell'influenza dei metodi e dell'esperienza pratica, non si può trascurare il fatto che la reingegnerizzazione radicale è un tipo di terapia d'urto. Cioè, comporta rischi molto grandi. Va notato che per i programmatori una tale transizione è la norma, dal momento che nel software questa metamorfosi è avvenuta prima. E ora, quando si crea un software, spesso vengono forniti cicli più brevi - progettazione, sviluppo e test, piuttosto che una cascata tradizionale. Inoltre, si dovrebbe notare la maggiore variabilità dei processi aziendali rispetto alle singole funzioni. Come si manifesta questo in pratica? È possibile scrivere programmi per la fatturazione. Lei servirà, presumibilmente, alcuni anni. Qui ci sono solo un processo di business in questo momento avrà il tempo di cambiare più volte. Perché? Ci sono diversi motivi per questo: il fatto che l'organizzazione sia costantemente alla ricerca di schemi di funzionamento più efficienti, o la "cura" delle agenzie regolatrici statali, necessariamente contribuirà ad essa. Il sistema BPM consente di garantire la contabilità e l'implementazione di tutti questi cambiamenti e requisiti. Ma solo con l'approccio giusto.

Informazioni sul componente software

L'architettura dei sistemi BPM può influenzare in modo significativo la gamma di attività svolte e gli obiettivi raggiunti. Prima di tutto, va notato che c'è bisogno di strumenti visivi che garantiscano lo sviluppo di schemi. Inoltre, dovrebbero essere organizzati in modo tale che l'analista possa autonomamente, senza attirare i programmatori, apportare modifiche.

Esempio: una rete regionale di negozi di armi passa dalla spedizione giornaliera delle merci a ventiquattr'ore su ventiquattro per garantire la consegna a qualsiasi cliente entro ventiquattro ore. Tuttavia, l'aspetto della fattura e delle fatture rimane lo stesso. Ma alcuni passi sono invertiti. Altri iniziano a correre in parallelo, piuttosto che in modo sequenziale. Idealmente, l'analisi è sufficiente per spostare alcuni quadrati sul diagramma con il mouse, reindirizzare le frecce e caricare le modifiche sul motore di sistema. In questo caso, i dipendenti riceveranno compiti in conformità con il nuovo approccio di lavoro. E qui incontriamo l'evidenziazione BPM: non solo puoi gestire i processi, ma anche ricostruirli dinamicamente. Tale caratteristica in alcune persone causa la falsa idea che questo sistema sia progettato per gestire il cambiamento. Ma in realtà, fornisce una guida per i processi aziendali che vengono svolti, ma in modo tale che possano essere facilmente modificati. Da un lato, il componente software non dovrebbe essere sottostimato. Ma alzarlo in cielo, considerando alfa e omega, non è nemmeno un'opzione.

Comunicazione con il flusso di lavoro

Quando si esamina come funzionano i sistemi BPM, si incontra spesso confusione su singoli problemi. Uno di questi è il flusso di lavoro. Di per sé, significa "sequenza di lavoro" (che costituisce il processo - una nota). Ma è spesso usato per denotare la funzione di controllo del flusso in un sistema tradizionale del flusso di lavoro.

Se parliamo in modo astratto, possiamo dire che BPM è un'estensione del flusso di lavoro. Ma anche in questo caso, è necessario notare il fatto che BPM presta maggiore attenzione all'interazione tra sistemi e alla raccolta di statistiche sulle prestazioni dei processi aziendali. In teoria, dovrebbero funzionare altrettanto bene con le persone e con altri sistemi. Ma in pratica, fanno un lavoro migliore con una cosa. Ad esempio, lo standard BPEL descrive il coordinamento delle chiamate ai servizi di rete e non considera affatto la possibilità di interagire con le persone.

Errore comune

Molto spesso i BPM sono percepiti come semplici gestori di processi di business. Questo ha senso, perché l'editor visivo riceve molta attenzione. Questo è solo l'inizio del lavoro, ma non tutto ciò che vale la pena di fare. Dopo aver creato lo schema, deve essere caricato nel motore. Quindi inizia il lavoro delle copie. Ad esempio, in un servizio di manutenzione auto, tutto inizia con un ordine cliente. È un'istanza di un processo aziendale che viene creato al momento dell'avvio della cooperazione. Ogni ordine passa attraverso una certa sequenza di fasi: il dipendente inizialmente negozia con il cliente la quantità di lavoro necessaria, esegue un'ispezione iniziale della vettura, quindi la invia all'officina al caposquadra, quest'ultima esegue il suo compito e l'ultima fase è di pagare e ricevere l'auto. Durante l'implementazione sono possibili ulteriori approvazioni. Tutte le informazioni sulle copie sono memorizzate nel motore BPM. Chi e quando l'ha lanciato, a che punto è ora, la persona responsabile - tutto questo è. È possibile l'avvio manuale (nell'esempio considerato) o automatico (quando il client si registra in modo indipendente per la manutenzione). In questo caso, sia l'amministratore che il master e il contabile vedono le informazioni e le attività assegnate a ciascuno di essi. Quando vengono eseguiti, tutti i dati necessari vengono immessi e viene avviato il processo del loro trasferimento. La transizione al livello successivo (se questa non è la fine). Inoltre, ogni istanza ha un contenuto specifico. Vale a dire - un insieme di dettagli che sono definiti nello schema stesso. Nell'esempio sopra, questo è il numero e il marchio dell'auto, il numero di telefono e il cognome del cliente, il nome delle parti necessarie per la riparazione. Tutte queste informazioni possono essere memorizzate direttamente nel motore BPM stesso (il suo database interno) o in un sistema esterno specializzato. In questa parte dei passaggi eseguiti dall'automazione. Ad esempio: estratto conto. Inoltre, possono essere forniti ulteriori controlli di processo. Pertanto, nei casi in cui un determinato passaggio richiede più del tempo assegnato, viene inviata una notifica al gestore utilizzando un messaggio. Perché ciò accada, dovresti elaborare attentamente gli obiettivi per l'implementazione di BPM.

Lavora con i sistemi aziendali

Molti ritengono eccessivamente che il BPM possa sostituire molte applicazioni, quali: CRM, ERP, sistemi di budgeting. Ma, ahimè, questo non è vero. Dopotutto, lei, infatti, non si sostituisce, ma si limita a completarli. E il software non dovrebbe essere considerato come applicato, ma di sistema o intermedio. Dopotutto, lo schema del lavoro viene prima determinato, e solo allora le istanze dei processi aziendali iniziano a funzionare.

A proposito, in molti CRM ed ERP c'è un modulo BPM integrato. Questa soluzione è utilizzata per riconfigurare rapidamente il sistema, assicurando costi di programmazione minimi o addirittura senza farlo. E questo non è sorprendente. Dopo tutto, tutti i vantaggi di BPM si manifestano molto bene in quei casi in cui l'azienda non ne ha uno, ma un'intera gamma di sistemi aziendali. Questa situazione è affrontata dalle società che dispongono già di un'infrastruttura informativa consolidata durante l'acquisizione di società con una situazione simile. Inoltre, simili si trovano nelle imprese in cui un sistema non può soddisfare le richieste. Anche se non esiste tale necessità, come punto aggiuntivo è possibile portare il software "client-bank", che non è incluso nel sistema. Ma anche senza di esso, l'attività non sarà confortevole.

Il modo più naturale di integrazione in questo caso è lavorare attraverso i processi aziendali. E ciò non sorprende, poiché la loro idea iniziale era proprio la distruzione delle barriere tra le tradizionali aree funzionali di gestione, per le quali vengono create le singole applicazioni aziendali. Anche se non tutto è così semplice come potrebbe sembrare a prima vista. La mancanza di standard uniformi crea una serie di difficoltà nel tentativo di configurare l'interazione tra sistemi diversi.

conclusione

Questo ha completato la revisione sul sistema BPM. E ancora una volta è necessario ricordare che questo non è solo e non necessariamente un software. In primo luogo, BPM fa sempre riferimento al concetto di gestione dei processi, che considera i processi aziendali come risorse speciali di un'impresa che deve essere continuamente adattata e modificata. Si basa sui principi di chiarezza e visibilità, sull'uso del software con le funzioni di modellazione, simulazione, monitoraggio e analisi.

Gli esempi di sistemi BPM discussi in questo articolo dovrebbero cementare tale credenza. Va ricordato che questo è solo uno strumento. E come sarà usato dipende da quali mani cade. Il leader competente, adeguato, istruito ed efficiente troverà come applicare correttamente il CPM. E se non possiede queste proprietà e competenze, è improbabile che anche le soluzioni più costose e di alta qualità possano aiutare le organizzazioni a semplificare le loro attività e ad ottenere un vantaggio competitivo da questo. È in presenza di grande fortuna e di buoni dirigenti e quadri.