Lettera commerciale: regole di compilazione, scrittura di esempi

Oggi quasi tutti utilizzano attivamente Internet. Ma la corrispondenza commerciale non ha cessato di essere rilevante e importante. È stato semplicemente trasferito ad altri corrieri. Come creare e organizzare una lettera commerciale, dire alla pubblicazione.

Cosa può contenere un messaggio aziendale?

Innanzitutto, la corrispondenza commerciale offre l'opportunità di scambiare opinioni o suggerimenti con dipendenti e partner commerciali. La lettera può esporre richieste, reclami e altri pensieri per eliminare incomprensioni tra le società. In generale, la corrispondenza commerciale è un tipo di corrispondenza ufficiale.

Differenze da altre lettere

Le principali differenze possono essere riassunte come segue.

• Lo stile di presentazione.
• La presenza di subordinazione ufficiale.
• Vocabolario senza forte espressione di emozioni.
• Di norma, la lettera non richiede più di una pagina.
• Il carattere in tutto il testo è lo stesso (non piccolo e non grande).
• Solitamente compilato sulla carta intestata ufficiale dell'organizzazione.

Tipi di lettere commerciali

Il contenuto del testo dipenderà dal tipo di lettera che devi scrivere. Possono essere divisi in diversi gruppi.

Lettere per rispondere:

• Richiesta.
• Petizione.
• Requisito.
• Offerta.
• Trattamento.

Lettere a cui non è necessario dare una risposta:

• Informazioni.
• Notifica.
• Coprire.
• Garanzia.
• Attenzione.
• Promemoria.

Lettere di natura commerciale Di solito sono necessari durante la durata del contratto o per la conclusione di un accordo:

• Per favore.
• La risposta alla richiesta.
• Promemoria.
• Rivendica.
• Offerta. Questa è un'offerta per stipulare un contratto o stipulare un accordo.
• Un avvertimento sulla necessità di adempiere agli obblighi, sulla risoluzione degli accordi e così via.

Lettere senza scopo di lucro:

• Invito.
• Informare di qualcosa.
• Ringraziamenti.
• Raccomandazione.
• Per favore.
• Istruzioni.
• Lettera di presentazione
• Espressione di condoglianze
• Congratulazioni per ogni occasione.
• Lettera di garanzia
• Conferma di ricevimento delle merci, fornitura di servizi e così via.

Classificazione delle lettere commerciali per struttura:

• Compilato secondo uno schema rigoroso.
• Scritto in forma libera

Tipi dipendenti dal destinatario:

• Il solito Inviato a una destinazione.
• Collective. Inviato a una persona, ma da più persone.
• Circolare. Inviato a più destinatari.

La forma della lettera è la seguente:

• Inviato in buste postali ordinarie.
• Presentato personalmente.
• Inviato come fax
• Inviato via email

Come puoi vedere, il messaggio aziendale può essere organizzato in modi diversi e con diverse intenzioni. Ma vale la pena notare che in alcuni casi, per ragioni etiche, è necessario scriverlo a mano, piuttosto che digitare su un computer. Questo vale per le congratulazioni e le condoglianze.

Parti della lettera

La lettera commerciale corretta è sempre divisa in più parti. Questo è introduttivo, principale e finale. E sono collegati tra loro logicamente.

Di norma, la parte introduttiva contiene informazioni sulle circostanze che hanno portato alla stesura della lettera. Il testo principale è il contenuto stesso, l'essenza del messaggio. La parte finale sintetizza i risultati, che possono esprimere un rifiuto, un consenso, una richiesta e così via.

Principi di scrittura

Qualsiasi messaggio aziendale dovrebbe essere scritto come segue.

1. Imparziale.
2. Indirizzabile (cioè, inteso per una persona specifica).
3. Argomenti.
4. Significativamente.
5. Il più completo
6. Tutte le informazioni nel testo dovrebbero essere aggiornate al momento della scrittura.

Caratteristiche stilistiche

Le regole per la progettazione di una lettera commerciale affermano che è necessario rispettare uno stile rigoroso. È necessario usare solo quei mezzi di parola che sono caratteristici dei documenti ufficiali. Cioè, lo stile commerciale ufficiale sarebbe appropriato. La lingua dovrebbe avere le seguenti caratteristiche.

• Ufficialmente.
• Accuratezza delle informazioni
• Oggettività.
• Strutturazione.
• Sostanziale, ma breve presentazione.

L'essenza della questione dovrebbe essere espressa in semplici frasi brevi, incentrate sui verbi. Non è necessario sovraccaricare il testo con aggettivi, applicare termini oscuri e altamente specializzati che il destinatario potrebbe non capire. Ciò causerà solo negativo e rifiuto. È meglio cercare di spiegare con parole semplici e comprensibili, più fatti e specifiche. La presenza di testi non informativi e "acquosi" non consente lo stile aziendale.

Dalla parte finale non si dovrebbero riassumere con giri di parole inutili e lunghi. Anche frasi illogiche e non coordinate non funzioneranno. Pertanto, è meglio escludere le rivoluzioni particolate e partecipative. In ogni paragrafo dovrebbe riflettersi solo un pensiero definito. Dopo aver completato il testo, è meglio controllarlo per gli errori più volte leggendo la lettera ad alta voce.

Requisiti del modulo

Secondo le regole di una lettera commerciale, è meglio pubblicarlo sulla carta intestata dell'azienda. Vengono proposti i seguenti requisiti di base.

• Nel mezzo del modulo è necessario inserire lo stemma della Federazione Russa, se l'impresa è di proprietà statale.
• La lettera è posta su un foglio A4.
• A sinistra, lascia il campo vuoto (almeno 3 centimetri). Questo è necessario perché dopo un po 'di tempo i materiali saranno archiviati nel resto dei documenti.
• Il carattere più ottimale è considerato lo standard "Times New Roman", dimensione 12 e con interlinea 1.5-2. È meglio percepito durante la lettura.
• Nell'intestazione della lettera è necessario specificare il nome dell'organizzazione, il suo indirizzo effettivo e legale, il telefono e l'e-mail.

Caratteristiche del design

Se il disegno di una lettera commerciale ha richiesto diverse pagine, è necessario numerarlo, iniziando dal secondo. Per questo è raccomandato l'uso Numeri arabi Non è necessario mettere i punti vicino ai numeri.

La lettera deve essere divisa in paragrafi e, se necessario, in sottotitoli. Il testo non dovrebbe avere la forma di un flusso continuo, perché sarà percepito male. I paragrafi mostreranno dove finiscono e iniziano altri pensieri.

È importante notare che errori tipografici, cancellature e correzioni non sono accettabili per la corrispondenza commerciale. Testimonieranno l'analfabetismo e la mancanza di serietà dell'avversario.

Dettagli usati

Nella lettera, di regola, indicare le seguenti informazioni.

1. Il nome completo dell'azienda, non solo l'abbreviazione.
2. Numero di telefono, fax, conto bancario ed e-mail.
3. Destinatario. E il nome dell'azienda dovrebbe essere usato nel caso dativo. Se è necessario specificare il nome e la posizione, si consiglia di utilizzare caso dativo. Se il destinatario ha un titolo o titolo accademico, deve essere indicato prima del nome della persona.

È importante notare che ogni puntello deve essere scritto con una lettera maiuscola e una nuova riga.

Appello in una lettera commerciale

La comunicazione ufficiale dovrebbe sempre essere fatta in un tono neutro. Lo stesso tipo deve essere indirizzato al destinatario. Frasi come "Buon pomeriggio" saranno inappropriate. Se vuoi salutare, è meglio usare un formale "Ciao". Ma l'opzione più letterale è considerata trattamento per nome e patronimico. E non importa per quanto tempo dura la conoscenza del destinatario. Nella lettera, non è possibile utilizzare la forma abbreviata del nome (ad esempio, Peter, Anya e così via).

L'appello a "voi" aiuterà a mantenere la distanza interpersonale, a mostrare rispetto per una persona di età superiore o superiore. Tuttavia, vale la pena notare che in alcune aziende, al contrario, l'uso di "tu" viene utilizzato durante la comunicazione, anche in una lettera.

Vale la pena notare che l'appello "Gentile Signore" non può essere utilizzato senza la successiva indicazione del nome di questa persona. Dovresti anche evitare le abbreviazioni "Mr.", "Ms." Se è necessario contattare un gruppo di persone, è consentito non specificare i nomi. Quindi puoi scrivere a breve: "Egregi signori!" Secondo le regole, dopo aver chiamato, devi sempre mettere un punto esclamativo. Ad esempio, una frase simile in una lettera commerciale avrà la seguente forma. "Caro Alexander Sergeevich!"

Nella parte finale, puoi usare varie opzioni. "Con i migliori auguri", "Saluti", "Con la speranza della cooperazione" e così via. Qui gli appelli dovrebbero essere ufficiali, ma il tono amichevole.

Fare la parte finale

Completare correttamente la lettera è anche molto importante. Nella parte finale è necessario riassumere ciò che è stato menzionato in precedenza. Tuttavia, non allungare le conclusioni di 10 frasi. Va ricordato che la concisione e la brevità sono apprezzate nello stile di business. È meglio limitare le frasi semplici. Ad esempio, verranno fornite diverse costruzioni pertinenti nella parte finale della corrispondenza commerciale. Le lettere commerciali devono essere completate nel modo più corretto e educato possibile.

• Grazie per l'aiuto o l'attenzione. "Lascia che ti ringrazio per ..." "Grazie!"
• Assicurazione del destinatario in qualsiasi cosa. "Saremo lieti di collaborare con voi."
• Speranza per il futuro. "Speriamo di ricevere presto una risposta da voi."
• Richiesta di qualcosa. "Saremmo grati se riferissi i risultati."
• Ci scusiamo per l'inconveniente. "Ci scusiamo per il ritardo nel pagamento."

Come dire addio al destinatario

Nonostante il fatto che la corrispondenza commerciale, in una lettera commerciale, si può dire addio in diversi modi. Per fare ciò, utilizzare le cosiddette frasi di chiusura.

Ad esempio, le seguenti opzioni:

1. Cordiali saluti
2. Cordiali saluti.
3. Cordiali saluti.
4. Vi auguro successo nel vostro lavoro.
5. Speriamo di continuare la cooperazione.
6. Felice di essere al servizio.

Potrebbero esserci altre opzioni. Qui, la scelta della frase finale è solo una questione di gusti.

apposizione di firme

Nella parte inferiore del foglio, il mittente deve inserire la sua firma. Ma è estremamente importante farlo correttamente in modo che il documento abbia un aspetto ufficiale.

È necessario indicare la posizione, le iniziali, il cognome e l'opposto mettere la firma. Inoltre, è possibile specificare le informazioni di contatto (indirizzo e-mail personale o numero di telefono). Ciò dimostrerà al destinatario la volontà di comunicare e cooperare.

Funzionalità non riuscite

È anche importante sapere come fare una lettera commerciale se è necessario dare un rifiuto di qualcosa. Dopotutto, anche un rifiuto o rifiuto velato non passerà inosservato e comporterà conseguenze spiacevoli. Dopo questo, non sarà possibile contare su un atteggiamento positivo o addirittura neutrale verso te stesso. Quando scrivi una lettera, non devi cedere alle emozioni. È meglio tenersi nei limiti, anche se il destinatario è molto fastidioso. Le lettere di rifiuto dovrebbero sempre essere rilette più volte, prestando particolare attenzione al tono del messaggio.

Il messaggio non dovrebbe iniziare con un "no" definitivo, in qualsiasi forma esso sia espresso. Altrimenti, il destinatario avrà l'impressione di non essere interessato e di non avere alcun significato. All'inizio è meglio presentare spiegazioni convincenti non ponderate. Quando vengono elencati brevemente i motivi del rifiuto, è possibile procedere senza problemi a una dichiarazione di fatto. Allo stesso tempo, secondo etichetta aziendale lettere, si consiglia di utilizzare la dicitura del seguente tipo.

• Purtroppo, non siamo in grado di soddisfare la tua richiesta.
• Siamo sinceramente dispiaciuti, ma siamo costretti a rifiutare la tua offerta.
• Ci rammarichiamo profondamente, ma non possiamo soddisfare la tua richiesta per i seguenti motivi.

Idealmente, l'inizio della lettera dovrebbe indicare brevemente la richiesta del destinatario. Quindi capirà che hanno davvero familiarizzato con la sua proposta, e lo apprezzeranno sicuramente.

Caratteristiche di scrivere una e-mail

Oggi, le persone sono sempre più interessate a come scrivere una lettera commerciale, se è necessario inviarlo via e-mail. Per tale corrispondenza sono tutte le stesse regole, come descritto in precedenza. Tuttavia, i messaggi aziendali elettronici hanno le loro caratteristiche.

• Il login deve essere solido e adeguato. Ad esempio, [email protected] è una cattiva opzione e [email protected] è buono.

• Il campo "soggetto" è sempre importante da compilare. Renderà chiaro ciò che verrà discusso nel messaggio. Se la lettera è destinata a una persona sconosciuta, il titolo dovrebbe essere interessante. Ma è importante non esagerare. Argomenti nello spirito di "Offerta unica solo ora", "Urgente" causerà solo rifiuto. Il titolo dovrebbe essere composto da 3-5 parole, inserendo l'essenza del messaggio in esse.

• Se la corrispondenza è condotta con un estraneo, allora prima devi dirgli come hanno imparato a conoscere lui e cosa fa l'azienda. Senza tale voce, il messaggio può essere considerato spam e rimosso immediatamente.

• I punti importanti nel testo sono evidenziati in grassetto. In questo caso, è inaccettabile utilizzare colori diversi.

• Nella lettera di e-business non si possono usare "tappi". Anche nei sottotitoli e nel titolo dell'argomento non dovrebbero esserci lettere maiuscole continue. Lo stesso vale per duplicare la punteggiatura.

• È meglio dividere il testo in paragrafi, lasciando una linea vuota tra loro.

• Più breve è il messaggio, più velocemente risponderà.

• La firma deve essere impostata. In e-mail di solito consiste di diverse linee, tra cui il nome e la posizione del mittente, il nome della società, il numero di telefono e l'indirizzo del sito web.

• È possibile allegare file di testo e immagini alla lettera. Questo è molto conveniente, perché ulteriori materiali, commenti, spiegazioni e descrizioni dettagliate distraggono dall'essenza. Pertanto, è meglio metterli non nel testo della lettera, ma nei file allegati.

• Se la corrispondenza commerciale è in corso da molto tempo e si è instaurata una relazione di fiducia, l'e-mail consente l'uso di emoticon. Aiuteranno a "far rivivere" un po 'e disinnescare la comunicazione. Ma non dovrebbero essere abusati, e in lettere cartacee sono generalmente inaccettabili.

Istruzioni per la scrittura

La stesura di una lettera commerciale può essere suddivisa in più fasi.

1. Per prima cosa è necessario specificare il destinatario. Per fare ciò, nell'angolo in alto a destra del modulo è necessario scrivere le iniziali, il cognome e la posizione del destinatario. Se il destinatario è un'organizzazione, deve essere indicato il suo indirizzo legale.

2. Ricorso al destinatario. Dovrebbe essere posizionato sotto il centro del modulo. È già stato detto quali frasi possono essere utilizzate. Di solito l'appello sembra: "Caro Igor Petrovich!"

3. Dichiarazione di intenti. Sotto la nuova riga è necessario scrivere i pensieri principali, l'intero punto, menzionando le ragioni per l'appello. Se stiamo parlando di alcuni problemi, allora vale la pena proporre soluzioni ad esso. Se questa è una proposta di cooperazione, è necessario spiegare come si verificherà. Se la lettera riflette la denuncia, allora vale la pena chiedere misure concrete. In una parola, il destinatario del testo dovrebbe capire cosa esattamente vogliono da lui.

4. La parte finale. E, infine, dalla nuova riga è necessario inserire la frase finale e la firma.

Inoltre, verranno presi in considerazione diversi esempi di lettere commerciali al fine di rendere ancora più chiaro esattamente come comporli.

Lettera di ringraziamento

Questo esempio dimostra quale tipo di lettera di gratitudine può avere. Tuttavia, in questo esempio c'è un inconveniente. Invece della frase "Alla compagnia di punta", si poteva inserire una frase di saluto e i nomi di coloro a cui era destinata la lettera.

Lettera di richiesta

Questa è una lettera d'affari di esempio. Non ci sono difetti in esso. Sono state seguite tutte le regole per scrivere una lettera ufficiale. Dal testo diventa chiaro quale problema è emerso e cosa è necessario fare per risolverlo. Il messaggio contiene anche tutti i dettagli di contatto, un messaggio di benvenuto, una frase di chiusura e una firma.

Quindi, la pubblicazione ha dimostrato come scrivere lettere destinate ai partner commerciali. Questo dovrebbe essere fatto correttamente e correttamente, in modo da non perdere la faccia. Dopotutto, il futuro dell'azienda dipende da questo. È anche importante rispondere in tempo al messaggio aziendale. Ciò può essere fatto entro tre o sette giorni dalla data di ricevimento della lettera.