EDS è una firma digitale elettronica. EDS chiave

EDS è una firma digitale elettronica. Lei è dettagli del documento, con l'aiuto di cui è possibile stabilire se una distorsione delle informazioni contenute in un documento elettronico si è verificata dal momento della formazione della firma e consente inoltre di confermare la titolarità di un determinato documento al titolare.

Decifrare i concetti di base

Ogni firma elettronica deve essere confermata da un certificato speciale che certifica l'identità del proprietario. È possibile ottenere un certificato in un centro speciale o da un rappresentante di fiducia.

Il titolare del certificato è un individuo per il quale il centro di certificazione ha rilasciato un certificato di firma elettronica. Ogni proprietario ha due chiavi per la firma: aperto e chiuso. La chiave privata EDS consente di firmare documenti elettronici, con il suo aiuto è possibile generare una firma elettronica. Viene mantenuto confidenziale come codice pin da una carta bancaria.

Le caratteristiche chiave pubbliche includono l'autenticazione della firma sui documenti. È associato a un "collega" chiuso in un ordine inequivocabile.

Per legge

La legge federale "Sulla firma digitale elettronica" divide ES in diversi tipi: ES semplice, ES potenziato e qualificato qualificato. Utilizzando una semplice firma elettronica, è possibile confermare la creazione di un ES per una persona specifica. Questo viene fatto usando password, codici e altri mezzi.

Un EDS non qualificato rinforzato è il risultato di una trasformazione crittografica delle informazioni che viene prodotta mediante una chiave privata EDS. Utilizzando tale firma, è possibile identificare la persona che ha firmato il documento, nonché rilevare eventuali modifiche che si sono verificate dal momento della firma dei documenti.

Firma qualificata

Le stesse caratteristiche sono fornite anche da una firma elettronica qualificata potenziata, tuttavia, per la sua creazione, un controllo EDS viene eseguito utilizzando strumenti di crittografia protetti dal Servizio di sicurezza federale. I certificati di tale firma possono essere rilasciati solo presso un centro di certificazione accreditato e in nessun altro luogo.

Secondo la stessa legge, le firme dei primi due tipi sono uguali a una firma manoscritta su un documento cartaceo. Tra le persone che eseguono qualsiasi operazione utilizzando un ES, è necessario concludere un accordo appropriato.

Il terzo tipo (EDS qualificato) è l'equivalente non solo di una firma manoscritta, ma anche di un sigillo. Pertanto, i documenti certificati da tale firma sono legalmente vincolanti e sono riconosciuti come autorità regolatorie (FTS, FSS e altri).

Domanda per le persone giuridiche

Attualmente, la firma elettronica più comunemente usata per una persona giuridica. La tecnologia delle firme digitali è ampiamente utilizzata nella circolazione di documenti elettronici. Lo scopo di quest'ultimo può essere diverso: lo scambio esterno e interno, i documenti possono essere di natura personale o legislativa, organizzativa, amministrativa o commerciale e industriale, in una parola, tutto ciò che può essere fatto solo con firma e sigillo. La registrazione di EDS dovrebbe essere effettuata in un centro accreditato.

Per il flusso di lavoro interno, una firma digitale è utile perché consente di avviare rapidamente il fatto dell'approvazione dei documenti che organizzano i processi interni. EDS consente al regista non solo di firmare documenti mentre si è lontani dall'ufficio, ma anche di non conservare pile di carte.

Nel caso di flussi di lavoro intercorporati, la firma digitale elettronica è una delle condizioni più importanti, perché senza di essa i documenti digitali non hanno forza legale e non possono essere utilizzati come prova in caso di azione legale. Un documento elettronico firmato da un EA rafforzato mantiene la sua legittimità anche dopo l'archiviazione a lungo termine.

Segnalazione elettronica

L'EDS è indispensabile per riferire alle autorità di regolamentazione. Molti documenti possono essere inviati elettronicamente anziché trasportare una pila di moduli. Il cliente può non solo scegliere il tempo e non stare in coda, ma anche presentare i report in modo conveniente: attraverso programmi 1C, portali di istituzioni statali o software separati progettati appositamente per questo scopo. L'elemento fondamentale in questo processo sarà EDS. Per una persona giuridica che ha ricevuto un certificato di firma elettronica, il criterio principale dovrebbe essere l'affidabilità del centro di certificazione, ma il metodo di consegna non è importante.

Servizi governativi

La maggior parte dei cittadini ha trovato il termine "firma elettronica" su vari siti web. Uno dei modi per verificare un account, ad esempio, su un portale che fornisce l'accesso a una varietà di servizi governativi, è confermare tramite una firma elettronica. Inoltre, l'EDS per gli individui consente di firmare qualsiasi documento digitale inviato a un determinato dipartimento, o ricevere lettere firmate, contratti e notifiche. Se l'autorità esecutiva accetta documenti elettronici, qualsiasi cittadino può inviare una firma firmata e non perdere tempo a depositare documenti in coda.

UEC

L'analogo dell'EDS per gli individui è una carta elettronica universale in cui è incorporato un EDS qualificato avanzato. L'UEC ha la forma di una carta di plastica ed è uno strumento di identificazione del cittadino. È unico come passaporto. Con questa carta è possibile eseguire una varietà di azioni - dal pagamento e dalla ricezione di servizi pubblici, alla sostituzione di documenti come politica medica e una mappa di SNILS.

Una carta elettronica universale può essere combinata con un portafoglio elettronico, un conto bancario e persino un biglietto di viaggio, in una parola, con uno qualsiasi dei documenti che possono essere presi in forma digitale. È conveniente portare solo un documento? o è più semplice conservare tutto in forma cartacea? Questo problema deve essere risolto da ogni cittadino nel prossimo futuro, perché la tecnologia sta mettendo radici sempre più forti nelle nostre vite.

Altri usi

Anche i documenti firmati da ES vengono utilizzati per il commercio elettronico. La presenza di una firma digitale in questo caso garantisce ai clienti che le offerte all'asta sono reali. Inoltre, i contratti non firmati con l'aiuto dell'EOC sono nulli.

I documenti elettronici possono essere utilizzati come prova nei casi davanti a un tribunale arbitrale. Eventuali certificati o ricevute, nonché altri documenti, certificati da una firma digitale o altro analogo della firma, sono prove scritte.

Il flusso documentale tra individui avviene principalmente in forma cartacea, ma è possibile trasferire documenti o stipulare contratti utilizzando un EDS. I lavoratori remoti possono utilizzare una firma digitale per inviare certificati di accettazione elettronici.

Come scegliere un certificato

Dato che esistono tre tipi di firma elettronica, i cittadini spesso hanno una domanda su quale certificato sia migliore. Va ricordato che ogni firma elettronica è un analogo di una firma manoscritta, e al momento la legislazione della Federazione Russa stabilisce che una persona ha il diritto di usarle a sua discrezione.

La scelta di una firma digitale dipende direttamente dai compiti che verranno risolti attraverso di essa. Se è in corso la preparazione di relazioni alle autorità di regolamentazione, sarà richiesta una firma qualificata. Per il flusso di lavoro intercorporato, il più delle volte, è proprio una firma elettronica qualificata che è richiesta, perché non solo dà ai documenti forza legale, ma consente anche di stabilire la paternità, controllare i cambiamenti e l'integrità dei titoli.

La gestione dei documenti interni può essere eseguita con tutti i tipi di firma digitale.

Come firmare un documento EDS?

La domanda principale per chi ha bisogno di utilizzare una firma digitale per la prima volta è la modalità di firma del documento. Tutto è semplice con i documenti - ho firmato e dato e come farlo su un computer? Tale processo è impossibile senza l'uso di software speciali. Il programma per EDS è chiamato cripto-provider. È installato su un computer e già nel suo ambiente vengono svolte varie attività con moduli.

Esiste un numero piuttosto elevato di cripto-provider, sia commerciali che gratuiti. Tutti sono certificati dalle agenzie governative, tuttavia, se è necessaria l'interazione con 1C: Enterprise, la scelta deve essere interrotta su uno dei due prodotti: VipNet CSP o CryptoPro CSP. Il primo programma è gratuito e il secondo deve essere acquistato. Si dovrebbe anche essere consapevoli del fatto che quando si installano due provider di crittografia contemporaneamente, si verificheranno inevitabilmente conflitti, pertanto, per il corretto funzionamento, uno di essi dovrà essere rimosso.

Conveniente, in base al feedback degli utenti, l'applicazione per la formazione di EDS si chiama CyberSafe. Non solo consente di firmare documenti, ma funziona anche come centro di certificazione, ovvero, questo programma controlla l'EDS. Inoltre, l'utente può caricare documenti sul server, in modo che il contratto o il certificato firmato sia disponibile per tutti gli specialisti dell'impresa che hanno accesso al programma e non dovranno essere inviati a tutti tramite e-mail. D'altra parte, può essere fatto in modo che solo un determinato gruppo di persone possa accedere.

EDI - Obbligatorio o no?

Molte aziende hanno già apprezzato il fatto che EDS sia una comodità e la gestione elettronica dei documenti (EDM) consente di risparmiare tempo, ma usarlo o meno è una scelta esclusivamente personale. Non è necessario connettere un operatore per eseguire l'EDT, previo accordo è possibile utilizzare l'e-mail periodica o qualsiasi altro metodo di trasmissione elettronica di informazioni, tutto dipende dall'accordo tra i partecipanti allo scambio.

L'organizzazione di qualsiasi gestione di documenti elettronici è associata a determinati costi, inoltre, sarà necessario installare e configurare un programma per la firma di documenti, un provider crittografico. Questo può essere fatto da solo o utilizzando i servizi di specialisti che installano il software da remoto, anche senza visitare l'ufficio del cliente.

EOC nell'EDM interno

Nel caso del turnover intercorporato, i pro e i contro sono immediatamente comprensibili, con parti positive in netta maggioranza. Tra le carenze, è possibile evidenziare solo i costi per la chiave EDS, l'organizzazione del software (anche se si tratta di uno spreco una tantum), oltre a ridurre al minimo gli incontri personali dei rappresentanti e dei dirigenti dell'azienda, ma se necessario, l'incontro può anche essere organizzato.

Ma cosa sarà utile per la gestione elettronica dei documenti all'interno dell'azienda? In che modo il costo di approvvigionamento di tutti i dipendenti con chiavi EDS sarà ripagato?

L'utilizzo di documenti digitali consente di risparmiare tempo: invece di stampare prima la carta necessaria, quindi cercarla tra una pila di stampe o addirittura andare in un'altra stanza, se si utilizza una stampante di rete, un dipendente può firmare e inviare tutto senza alzarsi dal tavolo. Inoltre, il passaggio all'EDM riduce in modo significativo il costo di manutenzione della carta, del toner e della stampante.

I documenti digitali possono anche essere uno strumento di riservatezza. Una firma elettronica non può essere falsificata, il che significa che anche se un dipendente o un manager ha malintenzionati all'interno dell'azienda, non sarà in grado di eseguire alcuna sostituzione di documenti.

Spesso, le innovazioni sono fatte con difficoltà, così che all'inizio può essere difficile per i dipendenti abituarsi al nuovo formato di documenti di archiviazione, tuttavia, non appena apprezzano la convenienza dell'EDS, non vogliono più tornare a correre con pezzi di carta.

Barriera psicologica

Le firme elettroniche digitali sono apparse relativamente di recente, quindi molte persone hanno difficoltà a percepirle come un vero e proprio analogo dei soliti documenti cartacei. In molte aziende, si pone un problema simile: i dipendenti semplicemente non considerano il contratto firmato fino a quando un vero sigillo e firma sono sulla carta. Usano le scansioni dai documenti cartacei, perdendo facilmente la chiave EDS. Superare questa barriera psicologica aiuterà un altro pezzo di carta. Ufficialmente certificata da una firma "umida", la disposizione sulla circolazione elettronica dei documenti chiarirà ai dipendenti che si tratta di una cosa seria e che i documenti digitali dovrebbero essere trattati allo stesso modo di quelli analogici.

Un altro problema può sorgere nella parte educativa. In molte aziende impiegano dipendenti di età. Sono persone preziose, esperte nel loro campo, hanno una grande esperienza, ma è abbastanza difficile spiegare come utilizzare le firme digitali, perché recentemente si sono impegnati nello sviluppo della posta elettronica, ma qui tutto è molto più complicato e ci sono anche molte sfumature.

Il compito di formazione può essere trasferito al reparto IT o ricorrere all'aiuto di specialisti di terze parti. Molte aziende conducono corsi di formazione per computer e corsi per i propri dipendenti, dove vengono spiegate le basi per lavorare con e-mail e vari programmi. Perché non includere l'applicazione per la formazione di EDS in questo elenco?