Dettagli dei documenti e requisiti per la loro registrazione

Le istituzioni statali nazionali, gli imprenditori, le società e altre entità nel quadro dell'interazione utilizzano costantemente documenti ufficiali. L'aspetto chiave della corretta costruzione dei rapporti giuridici è l'uso dei dettagli dei documenti. Sono approvati in conformità con la legge. Considerare ulteriormente quali sono i dettagli di base dei documenti.

Informazioni generali

I dettagli di un documento legale sono considerati l'attributo più importante degli atti ufficiali emessi in un'impresa, in un ente governativo. Sono approvati a livello di industria, stato o standard aziendali. Dettagli dei documenti sono anche usati in appelli di cittadini indirizzati a qualsiasi struttura. Questi attributi agiscono come elementi di progettazione di varie fonti di informazione, di solito presentate in forma cartacea.

GOST

Lo standard di stato definisce gli attributi chiave dei documenti ufficiali, compresi i dettagli obbligatori dei documenti primari. In GOST ci sono criteri unificati in base ai quali vengono redatti atti che partecipano al giro d'affari. Lo standard elenca anche i dettagli dei documenti.

Stemma russo

Molti documenti ufficiali contengono questo sostegno. Lo stemma della Federazione Russa può essere singolo o multicolore ed essere contenuto su uno scudo araldico. La versione a colori è utilizzata su carte, il cui testo include le disposizioni dei regolamenti federali costituzionali, i decreti, i decreti e altri documenti legali emessi dall'Assemblea federale, dal governo e dal presidente. Viene applicata una più semplice esecuzione dello stemma:

1. Tribunali federali
2. Commissione interdipartimentale sul segreto di stato.
3. Procura della Repubblica.
4. SC e altre istituzioni con un profilo simile.

Lo stemma della Russia può essere utilizzato anche in lettere ufficiali.

Il simbolo del soggetto RF

Viene utilizzato su documenti emessi a livello regionale. L'ordine di collocazione dell'emblema del soggetto è regolato dai regolamenti pertinenti. Le leggi regionali possono anche stabilire regole per l'uso di un simbolo non solo in termini ufficiali, ma anche in altri documenti. I dettagli dei documenti accettati a livello comunale possono includere l'immagine dell'emblema del comune. L'ordine di utilizzo del simbolo è stabilito dagli atti normativi degli enti amministrativi territoriali.

marchio

Può essere incluso nei dettagli dei documenti dell'azienda. L'emblema o il marchio è posto su carta in conformità con le disposizioni della carta. Allo stesso tempo, questi elementi non sono collocati su carta intestata con lo stemma della Federazione Russa, della regione o del comune. Un marchio può essere sotto forma di parole o un'immagine. L'azienda sceglie il colore dell'articolo.

Informazioni sull'organizzazione

Le informazioni sulla società sono incluse nei dettagli dei documenti di pagamento e in una serie di altri documenti. Al suo primo include il codice dell'organizzazione. È indicato in base all'attuale classificatore in Russia. Tali informazioni, di regola, svolgono una funzione di riferimento. I requisiti obbligatori dei documenti primari e una serie di altri documenti includono anche OGRN. Questo elemento può essere utilizzato in lettere come parte delle informazioni di riferimento sulla società. Inoltre, OGRN viene utilizzato durante la creazione di carta intestata per un'organizzazione. Incluso questo elemento nei dettagli dei documenti primari dei singoli imprenditori. Insieme alle lettere OGRN e altri documenti vengono utilizzati TIN e CAT. Quest'ultimo è utilizzato solo da entità legali.

Codice del modulo

Lo standard non fornisce i numeri dei dettagli del documento. Tuttavia, GOST stabilisce la necessità di specificare il codice del modulo. È determinato in base al Classificatore russo. Il codice del modulo viene utilizzato principalmente per ottimizzare la velocità di trasferimento dei file tramite elettronica canali di comunicazione.

Puntelli "nome del documento"

La carta ufficiale deve essere correttamente classificata in base al tipo. I nomi dei tipi di documento sono corretti la carta dell'impresa. Devono soddisfare i criteri definiti nell'OKUD. Di norma, il nome del documento viene utilizzato su moduli ufficiali, dichiarazioni, ecc. Le lettere di solito non contengono questo elemento. Il nome è indicato in lettere maiuscole. In alcuni casi, nei dettagli dei documenti incluso il titolo. È usato come riassunto del testo. Nel suo significato, il titolo dovrebbe essere correlato al nome del documento.

Nome dell'azienda

È incluso nei dettagli senza fallire. Il nome dell'azienda, utilizzato nei moduli, deve essere esattamente come specificato nello statuto. I documenti ufficiali indicano il pieno nome dell'organizzazione. Il nome abbreviato può essere posizionato sotto o dietro di esso.

Informazioni di base

La sua struttura è determinata dai requisiti esistenti per i dettagli dei documenti. Le informazioni di riferimento contengono principalmente informazioni di contatto. Questi sono: indirizzo postale, numeri di telefono / fax, e-mail e altre informazioni che l'azienda ritiene necessarie per indicare. Inoltre, solitamente le informazioni di base includono CAT, TIN e OGRN.

Puntatori "Data documento"

Questo elemento riflette il momento in cui è stato creato il documento ufficiale o il periodo della sua firma. La data è indicata dal soggetto che è autorizzato ad approvare la documentazione. Può anche essere apposto da un dipendente del servizio interno responsabile dello scambio di materiale informativo nell'impresa. In alcuni casi, la data può essere specificata dal mittente. Ad esempio, è apposto dall'autore del reclamo.

Indice di registrazione

Questo sostegno aiuta a facilitare il processo di classificazione dei media negli archivi e nei registri interni dell'azienda. Il numero di registrazione funge anche da identificatore nel corso del flusso di lavoro con altre società. Le regole secondo le quali questo elemento si riflette sulla carta sono stabilite da atti amministrativi adottati a livello locale. In alcuni casi, questo requisito può essere integrato da un collegamento che include l'indice stesso e la data del documento a cui è necessario rispondere. In altre parole, questo elemento viene utilizzato nelle lettere composte da ricorsi in entrata.

Luogo di registrazione

Per alcuni documenti, sono necessari questi oggetti di scena. Ad esempio, questo si applica a contratti, contratti, accordi. Il luogo di registrazione è indicato anche nel caso in cui non possa essere determinato da altri dettagli. Se le informazioni sono già presenti in qualche altro elemento del documento, non è necessario reinserirle.

destinatario

Questo puntello è richiesto anche per la maggior parte dei documenti. Questo elemento è particolarmente importante nella preparazione di ricorsi, reclami, dichiarazioni a organizzazioni specifiche o unità strutturali dell'impresa. Un cittadino, incluso un imprenditore individuale, può anche fungere da destinatario.

Approvazione Grif

Questo elemento viene utilizzato per rendere i documenti normativi. Il timbro di approvazione viene utilizzato sia nelle agenzie governative che nelle società commerciali. Ad esempio, il capo di un'azienda può applicarlo a ordini, ordini, ecc. Se è presente un'intestazione, l'approvazione della fornitura del documento diventa obbligatoria per tutti i dipendenti dell'azienda.

risoluzione

Questo attributo viene utilizzato, ad esempio, nei casi in cui un manager o un altro funzionario vuole annunciare una decisione presa nel merito. La risoluzione contiene informazioni:

1. nome completo
2. L'essenza dell'ordine.
3. Il periodo durante il quale deve essere eseguito.
4. Firma e data.

Oltre ai dati specificati, gli artisti possono essere indicati.

Segno di controllo

Tale requisito è depositato sui documenti accettati, di regola, nelle strutture statali / locali. Il segno di controllo indica non solo che la carta è entrata nel corpo. Sottolinea inoltre che, in base ai dati ricevuti, viene svolto un lavoro adeguato. Di norma, il marchio appare sotto forma di timbro con le parole "controllo".

Contenuto di carta

In pratica, si ritiene che questa proprietà sia la chiave. Tuttavia, in assenza di altri elementi la cui presenza è stabilita dalle norme, il testo perde il suo valore. In generale, il contenuto del documento è espresso in russo. Nei casi previsti dalla legge, il testo può essere redatto nella lingua della regione interessata, se è dotato di status ufficiale. Il contenuto può contenere elementi di formattazione, tabelle. La struttura del testo, di norma, comprende due parti. La prima sezione descrive le cause e gli obiettivi della direzione del documento, e la seconda - l'essenza delle richieste, appelli, raccomandazioni, ecc. In alcuni casi è consentito utilizzare solo l'ultima parte.

Tag di applicazione

In alcuni casi in un documento è impossibile riflettere tutte le informazioni necessarie. In tali situazioni, è consentita l'aggiunta di applicazioni di origine. La loro presenza deve indicare i puntelli appropriati. Di solito è messo giù dopo la presentazione del contenuto. Di norma, l'aspetto richiesto è il seguente: "Applicazione su ___ fogli in ___ copie". Di conseguenza, viene apposto il numero di carte aggiuntive. In alcuni casi, potrebbe essere necessario compilare un elenco di applicazioni con nome.

firma

Tutti i documenti ufficiali devono essere autorizzati da persone autorizzate. In questo caso, la firma include non solo l'autografo stesso, ma anche la sua trascrizione, nonché il nome della posizione del firmatario. Questo sostegno conferma l'accuratezza delle informazioni presenti nel documento.

Coordinamento Grif

In conformità con i requisiti di alcune organizzazioni, questo requisito è un elemento integrante di una determinata categoria di media. Viene utilizzato nei casi in cui è necessario registrare il fatto dell'approvazione delle informazioni da parte dell'autorità competente o del funzionario. La parola "concordato" è necessariamente presente nel collo. Contiene inoltre informazioni sulla posizione del dipendente che approva le informazioni fornite. Come segno chiave dell'uso di questo attributo è la partecipazione al flusso di lavoro di più soggetti. Un visto è abbastanza vicino alla barra di approvazione. Tuttavia, viene utilizzato esclusivamente all'interno della stessa azienda. Un visto può essere timbrato più volte durante un controllo sequenziale del contenuto della carta da parte di una o di un'altra suddivisione.

stampa

È usato su quasi tutti i documenti ufficiali. Tra questi ci sono la liquidazione e i documenti primari. Nella Federazione Russa, di solito viene utilizzata la stampa a inchiostro. La stampa contiene informazioni sulla società, compreso il suo nome, TIN, OGRN e altri dati.

conclusione

I requisiti dei documenti sono un elemento chiave che garantisce la correttezza del processo di interazione delle organizzazioni con partner, agenzie governative, dipartimenti dell'impresa tra di loro, cittadini con determinate strutture e imprese. Va tuttavia notato che l'uso di tutti gli attributi impostati nel GOST è un fenomeno piuttosto raro. Per ogni documento fornisce una serie specifica di dettagli. Ad esempio, nelle lettere ufficiali più spesso apposte:

1. Lo stemma della Federazione Russa (regione o comune) o il logo dell'azienda.
2. Codice dell'organizzazione
3. BIN.
4. CAT e INN.
5. Il nome

Le lettere solitamente non usano dettagli come il nome del documento. Allo stesso tempo, in atti, ordini, promemoria, decisioni, questo elemento deve essere presente. Alcune difficoltà possono sorgere quando si specifica il nome dell'organizzazione. Come accennato in precedenza, deve essere presente per intero. Tuttavia, è consentito indicare ulteriormente il nome abbreviato. Può essere presente sotto forma di abbreviazione (ad esempio, un istituto di ricerca scientifica), secondo le sillabe iniziali ("Uralmash") o in un'altra versione, approvata nella documentazione costitutiva. Altri elementi importanti del documento sono le informazioni di contatto. Oltre agli indirizzi postali tradizionali, telefono / fax, e-mail, dettagli bancari impresa. Quest'ultimo, di norma, è caratteristico di lettere, contratti. I dettagli integrali sono la firma e la data. In alcuni casi, in assenza di queste informazioni, la carta non è accettata dall'autore. Anche i documenti ufficiali sono sempre timbrati. La sua presenza indica che il documento è stato realmente pubblicato nell'istituzione o nell'organismo competente.