ISO 9001: che cos'è? Certificato di conformità con ISO 9001

ISO 9000 è una famiglia di standard dell'International Organization for Standardization (ISO). Allo stesso tempo, 9001 è l'unica opzione per la quale la produzione è certificata conforme ai suoi requisiti. Sono contrassegnati nei documenti e protetti con la parola "must". Ad esempio, lo standard del 2015 nella sezione 4.4.1 afferma che l'obiettivo della ISO 9001 è quello di aiutare le imprese a creare un sistema efficace per lavorare con i clienti, aumentando la loro soddisfazione, eliminando i rischi e raggiungendo gli obiettivi di business.

In generale, questa formulazione risponde alla domanda di cosa sia - ISO 9001. Se eseguita correttamente, l'implementazione del Sistema di gestione della qualità (ISO 9001) porterà a molti altri vantaggi per l'organizzazione.

Principi di gestione della qualità

Questo approccio implica un processo di organizzazione, interazione, nonché le restrizioni e le tolleranze richieste. L'obiettivo è controllare sistematicamente questi meccanismi. L'utilizzo del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) contribuirà a garantire che fornisca i risultati attesi e le prestazioni dell'organizzazione aumenteranno costantemente. Per ciascuna fase vengono applicate le disposizioni, spiegando che questa è la norma ISO 9001 in generale e il suo rapporto con le indicazioni dello standard, vale a dire:

• pianificazione;
• supporto e operazione;
• valutazione delle prestazioni.

Una delle differenze significative tra le versioni ISO del 2008 e del 2015 è il miglioramento delle misure preventive e della gestione del rischio. È nell'ultimo standard che la strategia basata su di loro è stata introdotta per la prima volta. Durante la pianificazione, determinano le loro capacità, fonti e sviluppano misure per migliorare l'affidabilità.

Lo standard si basa su principi di gestione. Possono essere specificati per ISO 9001, e che cosa è, eloquentemente spiegare le seguenti direzioni:

1. Focus sulla guida del cliente.
2. Attrarre le persone.
3. Approccio tecnologico al miglioramento
4. Processo decisionale basato sull'evidenza.

Gestione delle relazioni

Lo standard utilizza i seguenti otto principi di gestione della qualità, che sono applicati al funzionamento effettivo dell'organizzazione, e cosa è per ISO 9001, spiega la sua direzione:

1. Orientamento agli utenti.
2. Gestione della leadership.
3. Attrarre le persone.
4. Approcci sistematici al processo di audit.
5. Gestione stabile
6. Dinamica del miglioramento.
7. Il modo specifico di prendere decisioni.
8. Accordi di partnership con i fornitori.

Lo standard copre tutti gli aspetti delle attività dell'organizzazione, tra cui:

• identificazione dei processi chiave;
• definizione di ruoli, responsabilità e obiettivi;
• requisiti di documentazione;
• l'importanza di comprendere e soddisfare le esigenze dei clienti;
• requisiti di risorse;
• formazione, pianificazione, sviluppo e mercato;
• produzione e vendita;
• contabilità e misurazione di prodotti e processi, soddisfazione del cliente;
• audit interno, revisione dei modi per migliorare la produzione e le vendite.

Valutazione delle prestazioni

Lo standard enfatizza sia l'approccio tecnologico sia la necessità di utilizzare la fase di revisione o verifica dall'approccio Plan> Do> Check> Act. I mandati standard determinano quali dati dovrebbero essere raccolti e quali risultati dovrebbero influenzare il processo, utilizzando i materiali ottenuti in vari aspetti della gestione della qualità. Questi risultati, a loro volta, dovrebbero essere verificati e confermati dalle decisioni del management.

Il processo dovrebbe anche essere valutato per l'efficacia. I dati sulla soddisfazione del cliente devono essere raccolti, analizzati e monitorati per garantire che la soddisfazione del cliente sia soddisfatta. I metodi di raccolta dei dati includono sondaggi, contatto diretto con i clienti, attività di garanzia e rapporti sui canali di vendita. Le informazioni raccolte possono includere misure sui tempi di consegna, sulla qualità del prodotto o sulla precisione dell'ordine.

I dati sull'efficacia dovrebbero essere analizzati e valutati per determinare se è necessario apportare dei miglioramenti. Esempi di indicatori per il monitoraggio e la misurazione includono la soddisfazione del cliente, l'incoerenza, le prestazioni di gestione del rischio e le prestazioni del fornitore esterno. Per confermare che il SGQ appartiene allo standard ISO 9001 dal 2015, gli audit interni dovrebbero essere condotti a intervalli pianificati.

È necessario creare un programma formale di controllo interno che determini i metodi utilizzati, la portata e la frequenza, nonché le aree di responsabilità di revisori obiettivi e imparziali. I risultati dell'audit interno vengono utilizzati per apportare correzioni e miglioramenti al SGQ.

Requisiti di base dello standard:

1. Identificare e selezionare opportunità di miglioramento.
2. Rispondere alle incoerenze e agire per eliminare la causa.
3. Implementare azioni correttive a seconda della situazione e analizzarne l'efficacia.
4. Mantenere la documentazione delle incongruenze e delle azioni correttive.
5. Migliorare costantemente il SGQ organizzativo.

Non conformità e azioni correttive

Quando si verificano incongruenze, rispondono correttamente, controllando, correggendo ed eliminando le conseguenze. Determinare il motivo della loro comparsa e agire per assicurarsi che non si ripetano. Dopo aver implementato queste azioni correttive, sono convinti della loro efficacia.

Le correzioni spesso richiedono aggiornamenti dei processi, dei rischi e delle opportunità del SGQ identificati durante la pianificazione. Le registrazioni che descrivono le incoerenze, le azioni intraprese e i risultati di questi passaggi devono essere conservati per conformarsi alla norma ISO 9001 versione 2015.

Per migliorare, prendere in considerazione l'utilizzo di audit interni, revisioni della gestione o indicatori di rendimento aziendale per identificare le opportunità di crescita. Esempi di miglioramento continuo includono la documentazione del processo, l'aggiornamento della procedura 5S o l'implementazione come progetto Six Sigma. Si richiama l'attenzione sul fatto che alcuni testi dello standard ISO 9001 vengono utilizzati solo a scopo didattico. Riconoscono e rispettano i principi del copyright e della proprietà intellettuale dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO).

Selezione di partner e fornitori di outsourcing

L'orientamento al cliente, come uno dei principi più importanti della ISO 9001, viene dimostrato attraverso il monitoraggio e la valutazione della soddisfazione del cliente. L'azienda deve determinare con quale frequenza effettuerà le indagini al fine di identificare il livello di soddisfazione dei consumatori. Avere informazioni rilevanti su come percepiscono l'organizzazione è un valido contributo all'ulteriore sviluppo dei prodotti e dell'azienda stessa. Le nuove attività richiederanno sicuramente una formazione supplementare del personale.

Lo standard internazionale fornisce all'organizzazione una struttura per identificare i bisogni di pianificazione della formazione insieme ai requisiti per misurare l'efficacia dell'apprendimento. Un approccio di competenza dei sistemi aiuterà l'organizzazione non solo a conseguirla in termini di requisiti, ma anche per altri processi. Inoltre, misurare l'efficacia della formazione fornirà informazioni sul fatto che le persone sono veramente professionisti e non solo acquisendo un certificato ISO 9001.

I partner di monitoraggio e i fornitori di outsourcing sono una parte importante di una buona verifica. Questo può sembrare ridondante, ma in pratica non ci sono molte aziende che hanno un approccio strutturato a questo argomento. Nella maggior parte dei casi, la scelta ricade sulla professionalità e sul prezzo, ma questo non è l'unico criterio per determinare quale artista scegliere. È utile prima capire che cosa il cliente si aspetta davvero da lui.

Revisione contabile

Il monitoraggio e la misurazione dovrebbero fornire informazioni sullo stato del sistema, processo o azione nel SGQ. Se il processo di monitoraggio e misurazione è configurato correttamente, fornirà informazioni sulle prestazioni dei processi. In caso contrario, questo è ciò che deve essere considerato durante la fase successiva dello standard internazionale.

In questa fase, è fondamentale che l'appaltatore abbia esperienza nell'implementazione dei sistemi di gestione della qualità e comprenda chiaramente ciò che è necessario per ottenere la certificazione. L'auditor verifica come i sistemi di gestione della qualità scritta soddisfano i requisiti della norma e confronta ciò che effettivamente fa l'organizzazione, evidenziando eventuali aree di insuccesso e il potenziale di miglioramento del sistema dopo l'applicazione della ISO 9001.

Dopo aver apportato le modifiche necessarie, l'organizzazione sarà pronta a valutare la certificazione. Il revisore verificherà che sta lavorando sulla gestione e sui requisiti standard. Questo può essere fatto da un partito indipendente accreditato da UKAS.

Guida rapida alla certificazione

Prima di un controllo, un'organizzazione deve rappresentare chiaramente gli obiettivi e quali benefici avrà quando riceve il certificato. Dovrebbe essere pronta a includere la gestione della qualità in tutte le aree del suo lavoro. Tutti i dipendenti devono sapere cosa si aspetta da loro e dove si trova la loro area di responsabilità al fine di ricevere l'accreditamento ISO. Un prerequisito è la creazione di un sistema documentato insieme alle politiche e alle procedure richieste dalla ISO 9001.

Dovrebbe essere definito:

1. Struttura organizzativa
2. Responsabili: chi deve registrare le informazioni e un elenco di dati per la registrazione.
3. Responsabilità dei dipendenti
4. Linee di comunicazione in tutta l'azienda.
5. Azioni pianificate richieste ai partecipanti della standardizzazione.
6. Metodo dipinto che supporterà la continuità delle modifiche dello staff.
7. Avere un processo di audit indipendente contribuirà anche a migliorare l'affidabilità del SGQ. Ciò può consistere in una revisione interna con dipendenti dell'organizzazione o eseguita da parti esterne.

Il mantenimento di un SGQ aggiungerà molti vantaggi a un'organizzazione in termini di aumento della sua efficienza e benefici finanziari, che potrebbero essere diversi. Pertanto, è importante sapere come ottenere il massimo da esso.

Definizione del sistema di gestione

Richiederà la partecipazione di tutti i dipartimenti dell'organizzazione e tutte le azioni in ogni direzione dovrebbero essere registrate. Visualizza lo standard per garantire che i requisiti siano soddisfatti. Identifica eventuali aree problematiche e risolvile. Determinare i clienti per ciascun reparto, ad esempio:

• per l'unità di vendita e marketing, questi saranno gli utenti finali;
• per il sito IT - servizi interni.

È stato creato un efficace sistema di gestione della documentazione, per questo sarà necessario informare tutti i dipendenti dell'importanza di archiviare i record e di mantenere correttamente il flusso di lavoro, che è una parte importante dello standard. Sarà necessario un sistema affidabile per garantire che le vecchie regole vengano rimosse e nuove vengano distribuite a vari reparti interni insieme a un sistema di controllo dell'esecuzione.

Determinare quali registrazioni devono essere osservate in conformità con le disposizioni del sistema ISO 9001 e cosa è necessario per l'azienda. Inevitabilmente, i processi potrebbero andare storto e sarà necessaria una certa fase per correggere il problema, laddove l'audit non fosse soddisfacente prima di apportare modifiche per evitare che si verifichino futuri fallimenti.

L'azienda dovrebbe tenere traccia delle azioni intraprese per correggere il problema. Se possibile, identifica potenziali aree di insuccesso e crea un sistema per prevenire o minimizzare il loro effetto prima che accada. Il personale deve essere adeguatamente formato per assicurarsi di essere in grado di svolgere il proprio lavoro.

Audit interno regolare

La condizione di una normale verifica qualitativa interna di un'organizzazione è il requisito principale della norma. Può essere eseguito da dipendenti che sono indipendenti dalla funzione delle ispezioni. Il controllore interno esamina la conformità con le procedure del Manuale della qualità e identifica eventuali problemi che devono essere risolti. L'organizzazione dovrebbe aver avviato il processo di pianificazione, conduzione e registrazione di un audit.

Questa opzione può soddisfare le aspettative dei clienti in merito all'implementazione di un sistema di gestione della qualità (QMS) ufficiale basato sullo standard ISO. Può essere considerato un tipo di "autovalutazione". Con l'aiuto di lui nell'organizzazione verrà implementato un SGQ completo. L'opzione di conformità richiederà ulteriore diligenza da parte dell'azienda per garantire l'efficienza. Nei casi in cui l'audit del Registrar richiede risorse e tempi aggiuntivi, garantisce la responsabilità nel mantenimento a lungo termine del SGQ.

Impatto sulle risorse

Come in molti processi aziendali, più un'organizzazione fa da sola, meno costa. Indipendentemente dalla quantità di risorse esterne che verranno utilizzate, richiederà la partecipazione dei dipendenti in un modo o nell'altro. Sebbene non esista una soluzione completa fai-da-te, è possibile compiere progressi significativi verso i requisiti principali della ISO 9001, utilizzando materiali preformattati per la documentazione e la formazione. Allo stesso tempo, le procedure e i metodi dovrebbero essere adattati alla situazione specifica, di solito vengono creati riducendo al minimo i cambiamenti necessari e massimizzando la capacità degli altri di usarli e comprenderli.

L'obiettivo di qualsiasi sistema di gestione della qualità non dovrebbe essere quello di aggiungere documenti non necessari, ma tutti i collegamenti sono chiari e molto utili. La raccolta delle informazioni rilevanti del sistema attraverso il monitoraggio e le successive procedure di analisi consentirà al top management di utilizzare il più recente principio ISO 9001, basato su dati reali.

Un audit interno dettagliato e approfondito fornirà ulteriori informazioni non solo sul livello di conformità, ma anche sullo stato dell'intero sistema. Insieme alle altre informazioni raccolte lungo questo percorso, la direzione dell'azienda sarà in grado di condurre una buona revisione della gestione e prendere decisioni che porteranno al miglioramento continuo del sistema e dell'azienda.

La presenza di tutti questi elementi significa la presenza di un vero SGQ, che funziona davvero a favore dell'organizzazione. Tutte queste parti sono anche il primo posto che i revisori cercheranno, quindi comprendendo ciò, la società sarà meglio preparata per l'audit di qualsiasi consulente.

Vantaggi dell'applicazione della ISO 9001

Molte organizzazioni hanno inizialmente implementato lo standard 9001, perché i loro clienti li hanno costretti a rimanere competitivi. Tuttavia, nel corso del tempo, queste aziende si sono rese conto che con l'uso appropriato del suo meccanismo, offre loro molti vantaggi significativi e notevoli.

Per la gestione, è sempre stato importante migliorare le prestazioni finanziarie. Molti studi hanno confermato che le aziende che implementano il sistema di qualità ISO 9001 hanno fornito risparmi sui costi migliorando l'efficienza del lavoro. Oltre ai vantaggi, realizzano anche molti altri vantaggi, tra cui il miglioramento della soddisfazione dei dipendenti e dei clienti come risultato di processi aziendali più chiari e implementati.

Gli aspetti positivi raggiunti da un'organizzazione certificata sono:

1. Miglioramento delle prestazioni economiche. La ricerca conferma che le aziende certificate hanno prestazioni superiori rispetto ai concorrenti non certificati.
2. La motivazione dei dipendenti che comprendono il loro ruolo e, di conseguenza, il loro lavoro influisce sulla qualità della produzione.
3. Miglioramento del servizio di qualità e dei prodotti, che porta alla soddisfazione del cliente.
4. Miglioramento dei processi gestionali e operativi, con conseguente riduzione degli sprechi (tempo e materiali), aumento della produttività, efficienza e riduzione dei costi.

Conformità con i requisiti di certificazione

Questi termini hanno contenuti diversi. La conformità ai requisiti della ISO 9001 significa che il sistema di controllo è pienamente conforme allo standard. Certificazione significa che è stato controllato per la soddisfazione di tutti i requisiti ISO.

Ottenere un certificato ISO 9001 è un gradino più alto del semplice controllo interno, perché è fornito da una terza parte. Se un'azienda è stata certificata, ha aggiunto valore. È altrettanto importante sapere esattamente chi ha eseguito questo lavoro. Nel mondo ISO, DNV, BSI, Bureau Veritas si chiamano registrar o organismi di certificazione accreditati da un'agenzia di regolamentazione.

Affinché gli investimenti siano efficaci e sostenibili all'interno dell'organizzazione, devono essere coerenti con le sue direzioni strategiche. Ciò non solo garantisce coerenza con la strategia aziendale, ma riduce anche la quantità di duplicazioni amministrative attraverso la pianificazione coordinata delle attività. Questo è importante quando si sviluppa un sistema di gestione della qualità (QMS), che l'azienda equipara alle esigenze del cliente. Comprendere le loro esigenze è importante per garantire la creazione e il mantenimento di un SGQ efficace.