Outsourcing - che cos'è? Definizione, tipi, caratteristiche e contratto

Il business è un gioco di squadra. Non puoi capire tutti gli aspetti altrettanto bene. Tuttavia, portare uno specialista nello stato e pagargli un salario non è sempre redditizio. Soprattutto nella fase iniziale, quando la compagnia si sta appena alzando. L'outsourcing viene in soccorso. Cos'è questo?

Cos'è l'outsourcing?

Immagina che l'azienda apra un nuovo ufficio. C'è uno staff di manager, ma qualcuno deve trasportare attrezzature, collegare apparecchiature per ufficio, configurare computer e Internet. Non creare lo stesso per questi singoli caricatori a tempo pieno e amministratori di sistema. E come allora essere?

Proviamo a spiegare con un esempio. Cosa fai quando ti ritrovi in ​​una città straniera senza una macchina?

Noleggia un'auto straniera: con un autista - un taxi, o senza di essa - a noleggio. Puoi fare lo stesso con lo staff: era necessario un team di mover o hai bisogno di creare una rete locale in ufficio - contatta una società specializzata che ti fornirà il numero necessario di lavoratori qualificati per un certo periodo di tempo. Questo è l'outsourcing. Che cos'è - è chiaro, andiamo oltre.

Un'organizzazione di terze parti può essere responsabile di un'area specifica della tua attività in cui gli specialisti interni non sono molto forti. Spesso, le piccole imprese utilizzano i servizi di avvocati, commercialisti, call center di terze parti.

Esperti di terze parti condurranno una valutazione indipendente della proprietà o una verifica della società quando è importante per voi convincere terzi dell'obiettività della ricerca - potenziali finanziatori o partner commerciali.

Perché dovrà pagare. Tuttavia, a volte è più economico, facile e veloce che cercare uno specialista adatto da solo e portarlo allo stato.

Un'immagine approssimativa sul fatto che si tratti di esternalizzazione e di come dovrebbe essersi già creata nella tua testa. Ora diamo a questo concetto una definizione:

L'outsourcing è il trasferimento di alcune funzioni a un'organizzazione di terzi che opera in questo settore, sulla base di un accordo di servizio a pagamento.

Sembra difficile, ma, in effetti, tutto è più semplice di quanto sembri: trovi un'azienda adeguata, stipuli un accordo con esso e trasferisci alcune delle sue funzioni ad esso, ad esempio, la contabilità. E per la fornitura di questi servizi devi pagare.

Come non commettere errori nella scelta?

Ci sono 2 punti importanti qui:

1. Scegli correttamente l'organizzazione, a cui affiderai il tuo lavoro.

2. Concludere un accordo in cui esporre in dettaglio tutti i termini della transazione: quale lavoro dovrebbe essere fatto, quale qualità e in quale arco di tempo. È importante capire chiaramente quale risultato ti aspetti da un partner. E dovrebbe anche capire questo.

Come trovare un partner affidabile?

Prendi un servizio come la contabilità. Ci sono diverse compagnie: un piccolo ristorante in cui lavorano i membri della famiglia o una grande azienda che costruisce nuovi quartieri. Allo stesso modo, le società di contabilità di queste società saranno diverse.

Devi trovare un partner che:

• ben versato nelle specifiche della tua attività;

• ha le connessioni nelle cerchie di cui hai bisogno: le banche, in modo da poter ottenere un prestito urgente, o nell'ufficio delle imposte;

• ha una reputazione impeccabile presso aziende come la tua;

• pronto a lavorare con i tuoi fatturati;

• condivide gli obiettivi, le politiche e le missioni della tua azienda.

Non è facile Non c'è da meravigliarsi che gli uomini d'affari affermino che trovare un buon partner sia più difficile di una moglie. Tu e il tuo partner dovreste capirvi perfettamente. Solo così si scoprirà per costruire relazioni reciprocamente vantaggiose e di lungo periodo. Cos'è questo?

Quando si esternalizza, ci saranno sempre delle difficoltà - non importa quale parte del tuo lavoro vuoi trasmettere a qualcun altro. Non è facile prendere in mano un'impresa che fornisce servizi legali e venditori ragionevoli, e anche i traslatori incuranti possono causare molti problemi.

È necessario "abituarsi" l'un l'altro. La partnership è la capacità di mettersi al posto di un altro, il desiderio di scendere a compromessi. Devi sentirlo prima di firmare un contratto di outsourcing.

Non sei fortunato la prima volta. Dovremo "baciare mille rane" per trovare "la nostra principessa". Un giorno fortunato. Troverai un'azienda con cui sei a tuo agio e redditizio al lavoro.

Quando ciò accade, fai ogni sforzo per consolidare questa reciproca simpatia. Tuttavia, nel mondo degli affari, tutto cambia molto rapidamente. Pertanto, sii preparato al fatto che prima o poi dovrai separarti.

Cosa cercare quando si firma il contratto?

Sarai aiutato dalla logica, dalla prudenza e dal buon senso. Presta particolare attenzione ai seguenti punti:

• identificare chiaramente tutti i servizi che si esternalizzano, creare un allegato al contratto con dettagli dettagliati;

• Assicurati di determinare la data di inizio e il completamento del lavoro, la durata del contratto è uno dei punti più importanti del contratto;

• entrambe le parti devono comprendere chiaramente l'intero processo di lavoro: quali procedure devono essere eseguite, in quale arco di tempo, come sarà organizzato il processo stesso;

• ripensare e descrivere chiaramente la procedura di liquidazione: non sarà possibile chiedere un ritardo se non è previsto nella clausola corrispondente;

• dividere non solo doveri, ma anche responsabilità, e concordare "a parole" un po '- annotare tutto chiaramente nel contratto di outsourcing;

• determinare i diritti e gli obblighi delle parti;

• Assicurati di descrivere la procedura, i termini e le condizioni per la risoluzione del contratto;

• fornire nel contratto gli indicatori di prestazione chiave - KPI, in modo che il contraente comprenda quali indicatori ci si aspetta da lui.

Per lavorare su questi punti è vostra responsabilità come un manager aziendale. I tuoi avvocati si prenderanno cura di tutto il resto. Ma fidarsi ciecamente dei propri dipendenti non vale la pena - sempre diverse volte e leggere attentamente qualsiasi documento prima di firmarlo.

Quali tipi di outsourcing esistono?

Secondo il sistema di classificazione internazionale, in questo mercato ci sono:

• outsourcing di produzione: un'agenzia pubblicitaria utilizza il potere di una tipografia per stampare calendari o biglietti da visita;

• esternalizzazione di processi aziendali separati: contabilità, ufficio legale o call center della tua azienda sono offerti da una società di terze parti;

• outsourcing del personale: il tuo ufficio è sorvegliato da dipendenti di una società di sicurezza privata;

• Outsourcing IT: si crea il sito e si riempie di contenuti utili.

Inoltre, l'outsourcing può essere suddiviso in esterno e interno: il tuo reparto contabilità è gestito da una società di terze parti nel suo ufficio, cioè dall'esterno e il tuo prodotto è protetto da una guardia di sicurezza - si trova nel tuo territorio, cioè all'interno.

8 vantaggi dell'outsourcing

L'outsourcing è vantaggioso, specialmente per le piccole imprese. Ed ecco perché:

• non c'è bisogno di essere distratti dai processi aziendali secondari;

• riduzione dei costi - spesso pagare costantemente un salario a un dipendente è più costoso;

• tutte le risorse all'interno dell'azienda si concentrano su obiettivi strategici;

• la qualità dei prodotti fabbricati è in aumento;

• c'è una separazione tra rischio e responsabilità con una società esterna;

• ti consente di ottenere i migliori risultati per una ricompensa accettabile;

• riduce il rischio di carenza di manodopera o di beni di consumo;

• effetto positivo sull'attrattività degli investimenti della società.

Sergei Naumov, capo dell'unione regionale degli imprenditori di Voronezh, in un'intervista con hr-portal, che descrive la sua esperienza, ha affermato che l'outsourcing lo ha aiutato a sbarazzarsi della propria flotta ea ridurre i costi di 2-3 volte.

Secondo lui, la flotta ha portato solo un mal di testa: costantemente alla ricerca di pezzi di ricambio, ha riparato la vecchia attrezzatura. Inoltre, importanti risorse sono state coinvolte in questo processo: abbiamo dovuto tenere un intero staff di conducenti, fornitori, meccanici e pagare loro uno stipendio. E per tutta questa protezione era necessario. L'esternalizzazione ha risolto il problema.

È tutto così liscio?

Ricorda il recente passato sovietico. Lo staff dell'impresa era una specie di corpo coeso, un unico insieme. Era una squadra di appassionati che non lavorava per soldi ma per l'idea.

Tutti hanno condiviso una missione e dei valori comuni, muovendosi all'unisono. Erano pronti a venire sempre ad aiutare qualcuno e sostituirli con se stessi, se necessario.

E ora cerca anche di iniziare a lavorare se una dozzina di aziende diverse prendono parte al processo, ognuna delle quali vuole strappare un pezzo più grasso e difendere solo i propri interessi, senza preoccuparsi degli altri e del bene comune.

Quindi come essere? Il modello sovietico è troppo pesante, vorace e ingombrante per l'economia moderna. E l'outsourcing, sebbene migliori l'efficienza, non consente al team di lavorare come un singolo organismo.

Solo una via d'uscita: cercare una via di mezzo. Non tutte le aziende hanno bisogno di personale di terze parti. Inoltre, poiché non tutti i processi possono essere esternalizzati.

Qui ogni situazione deve essere affrontata individualmente. Da qualche parte è più vantaggioso introdurre soluzioni moderne e migliorare l'efficienza, da qualche parte - per mantenere gli specialisti a tempo pieno.

La pratica dimostra che è impossibile implementare l'esternalizzazione in caso di rischio di incidente o di arresto della produzione continua. Se hai bisogno di prendere decisioni e agire entro poche ore, e talvolta qualche minuto, solo uno specialista a tempo pieno dovrebbe essere responsabile di questa sezione. Questo è particolarmente vero per le imprese industriali e le industrie con un alto livello di pericolo.

10 motivi per rifiutare di esternalizzare

Ora che sai di cosa si tratta - l'esternalizzazione, i cui tipi ed esempi sono stati discussi sopra, al momento di decidere, fai attenzione a quanto segue:

1. Per correggere i buchi finanziari attraverso l'outsourcing non è la soluzione migliore. Se le immobilizzazioni sono in rovina, l'attrezzatura è usurata e necessita di riparazioni, è improbabile che sia possibile fare a meno dell'outsourcing. Qui abbiamo bisogno di investimenti di capitale e modernizzazione dell'intera produzione.

2. Il tuo dipendente ti ha tagliato tutte le attività che ritieni necessarie. Un outsourcer farà solo ciò che è scritto nel contratto - né più né meno. E non è affatto necessario che lo farà meglio di un impiegato a tempo pieno. Ma "caricare" le sue ulteriori responsabilità semplicemente non funzionerà.

3. Un membro del personale valuta il suo posto di lavoro ed è fedele a te. Un outsourcer di clienti come te ne può avere una dozzina o addirittura nessuno. Prova a ritardare il pagamento per una settimana e senti subito la differenza.

4. È improbabile che un outsourcer sia ben consapevole delle specificità della tua azienda, come un professionista a tempo pieno che "è cresciuto" nella tua squadra.

5. Un outsourcer ha accesso a tutti i record della tua azienda. Naturalmente, solo nell'ambito della sua competenza, ma comunque. Una persona del genere potrebbe utilizzare le informazioni ottenute nei propri interessi acquisiti. Dov'è la garanzia che tale dipendente non "unirà" le informazioni ai concorrenti?

Recensioni di outsourcing

Qualcuno si riferisce positivamente a questo fenomeno, altri - al contrario, in ogni modo possibile maledicono il giorno in cui hanno deciso un simile esperimento. E tutti ti diranno la loro storia.

La maggior parte delle persone si lamenta di scarsa qualità e attitudine incurante al lavoro. Soprattutto se hai bisogno di personale con basse qualifiche: caricatori, pulitori, imballatori.

Gli outsourcer reclutano questo personale per la pubblicità su Internet, alle fermate degli autobus, nei trasporti pubblici. Gli stipendi offrono un basso livello di turnover. È chiaro che il "contingente" è appropriato. Da dove vengono la diligenza e la responsabilità? La gente viene per qualche giorno, nel migliore dei casi - mesi. Tale organizzazione di outsourcing crea una reputazione negativa per questo tipo di attività.

Un'altra cosa - il nome della società che sono impegnati nella fornitura di servizi: commercialisti, avvocati, specialisti IT. Per resistere alla feroce competizione, devono semplicemente attirare solo personale qualificato e lavorare con piena dedizione.

Molto probabilmente, troverete solo recensioni positive su tali società. Tuttavia, tali outsourcers non sono scambiati per inezie. Per il loro lavoro, sono responsabili della loro reputazione. Pertanto, il costo dell'outsourcing corrisponde alla qualità.

Tutto dipende dalle dimensioni della tua attività e dal compito. Se hai bisogno che qualcuno invii una dichiarazione fiscale per te una volta al trimestre, tale azienda non funzionerà per te. Il loro costo del servizio è troppo alto.

Inoltre, è improbabile che accettino di lavorare con una piccola azienda o un singolo imprenditore. Tali aziende sono interessate alla scala.

Devi anche cercare qualcuno più modesto. Tuttavia, qui il rischio di incorrere nell'incompetenza aumenta molte volte. Una società di outsourcing (quello che è, vedi sopra) dovrebbe corrispondere al tuo livello: scala di affari, fatturato ed esperienza.

Prestare attenzione solo all'azienda nella sua "categoria di peso". Se sei appena agli inizi, non ha senso leggere recensioni sui leader del mercato. Dai uno sguardo più da vicino al meglio di loro. E solo allora prendi la decisione finale.

Riassumiamo

Chiedi aiuto a ditte di terze parti o fai crescere il tuo personale? Ognuno decide per se stesso. Molto spesso è utile per piccole aziende private: IP o LLC. L'outsourcing ha davvero aiutato molto: i costi sono diminuiti e l'efficienza generale è cresciuta.

Tuttavia, ci sono molti esempi in cui tale cooperazione non si è conclusa con qualcosa di buono. Inoltre, non solo le aziende private ma anche lo stato si trovano in tali situazioni.

Basti ricordare il più grande fallimento - le riforme dell'ex ministro della Difesa Anatoly Serdyukov. Sebbene l'outsourcing abbia contribuito a liberare circa 72.000 militari per svolgere i loro compiti diretti, una serie di scandali di corruzione di alto profilo sono associati alle organizzazioni coinvolte.

Secondo Sergei Shoigu, l'esperimento fallì completamente. In futuro, il Ministero della Difesa prevede di abbandonare i servizi di tali società, che sono stati completamente insolventi in condizioni militari.

Prima di tutto, i militari stessi hanno sofferto - la qualità dei servizi resi era bassa e non si adattava all'utente finale. Inoltre, le spese sono aumentate di 49 miliardi di rubli.

È relativamente sicuro affidare a società esterne il compito di gestire un'impresa: esternalizzare contabilità, sicurezza, pulizia e altro. Inoltre, i propri dipendenti saranno in grado di concentrarsi sulla risoluzione di compiti strategici più importanti e processi di core business.

In ogni caso, una cosa va ricordata: puoi trasferire alcune funzioni a una società di terze parti, ma in ogni caso sei responsabile per la responsabilità, proprio come prendere decisioni chiave. Questa è la tua attività.