Regole di corrispondenza commerciale: esempi. Corrispondenza commerciale elettronica: le regole di registrazione e manutenzione

Il successo nelle attività di qualsiasi organizzazione, società commerciale o impresa è inestricabilmente legato alla cultura del comportamento e dell'etichetta. Tutte le azioni del capo, i dipendenti dovrebbero sempre tener conto buone regole e adatta la situazione.

Una delle parti più importanti dell'etichetta è la corrispondenza commerciale.

Si stima che quasi il 50% del tempo di lavoro abbia tenuto conto della familiarità con i documenti, la posta. Ma questo è necessario, poiché la corrispondenza commerciale competente può aumentare significativamente il fatturato dell'azienda, accelerare l'interazione di vari servizi e reparti.

Naturalmente, ci sono alcuni modelli qui, e saranno sicuramente discussi in questo articolo. Le regole della corrispondenza commerciale sono state a lungo standardizzate. L'attuale GOST R.6.30-2003 aiuterà a posizionare correttamente il testo sul foglio, suggerendo come creare rientri, campi, caratteri. La corrispondenza commerciale è caratterizzata dall'uniformità e ripetibilità dei turni di parola.

Tuttavia, ogni lettera è individuale. Una grande impronta su di lui impone l'identità del mittente, la sua posizione, la situazione e il destinatario. In una certa misura, la corrispondenza commerciale è una combinazione di creatività e duro lavoro.

Tipi di corrispondenza commerciale

La circolazione dei documenti viene effettuata su supporto cartaceo e via e-mail.

Tutta la corrispondenza all'interno dell'azienda può essere suddivisa nei seguenti gruppi:

- corrispondenza ufficiale / non ufficiale;

- interno ed esterno.

La corrispondenza ufficiale include offerte commerciali, grazie e lettere di garanzia, accordi commerciali, ordini sull'impresa, doveri ufficiali, richieste, richieste, reclami.

La corrispondenza informale include varie congratulazioni da parte di partner commerciali, clienti, dipendenti; condoglianze, scuse, inviti e grazie.

I documenti interni sono in uso solo tra i reparti di un'impresa e i documenti esterni non rientrano nel suo ambito.

Regole della corrispondenza aziendale: contenuto interno

Il requisito principale è la brevità e la capacità delle lettere. Non allungare il testo su più pagine. L'opzione migliore è di mantenerne una.

Le regole della corrispondenza commerciale implicano l'esclusione di parole ed espressioni complesse, incomprensibili, estranee e altamente specializzate dal testo. Tutte le proposte dovrebbero essere brevi, con i pensieri principali dell'autore e senza "acqua".

Evita interpretazioni ambigue nella lettera, altrimenti in caso di controversia sarà più difficile difendere il tuo punto di vista e dimostrare che avevi in ​​mente una determinata frase.

Le regole per formalizzare la corrispondenza commerciale richiedono che lo scrittore chiami il destinatario con il suo nome, davanti al quale è indicato l'appello "Caro ...". E sii sicuro di "te", anche se c'è una buona amicizia con il destinatario della lettera.

Nell'introduzione, oltre a specificare nome e cognome, viene scritto lo scopo principale del messaggio. Esempi di corrispondenza commerciale conoscono abbastanza modelli e timbri per questi casi: "In connessione con la lettera precedente ...", "Ti ricordiamo ...", "Informiamo ..." e altri.

Sfavorevole alla risposta del destinatario (rifiuto della proposta, dalla cooperazione) ammorbidire la frase: "Purtroppo, non possiamo usare le condizioni proposte ..." o simili.

Disegno esterno di scartoffie

Qualsiasi lettera commerciale deve essere scritta sulla carta intestata dell'azienda con i dettagli della società e tutti i dettagli di contatto.

Assicurati di includere la data esatta del documento.

L'angolo in alto a destra del foglio è occupato dalle iniziali del destinatario e dall'indirizzo dell'impresa destinataria.

Rompere il testo in paragrafi semantici per rendere più facile per la persona che legge leggere e percepire. Non più di 4-5 linee.

Scrivi tutte le parole in maiuscolo - forma errata.

I documenti possono essere allegati alla lettera. In questo caso, sono elencati in una riga separata nella parte inferiore sinistra del foglio. Per l'etichetta aziendale, è necessario ricevere una risposta alla lettera entro 10 giorni. Se il problema richiede più tempo per risolverlo, il destinatario deve comunicarlo.

Dopo aver scritto, assicurati di controllare attentamente il testo per eventuali errori, sia ortografici che grammaticali. Se hai tempo, vale la pena rimandare la lettera e riprenderla più tardi. Di norma, ci saranno imprecisioni che non vengono notate prima. Il consiglio più importante in caso di risposta al reclamo del cliente. Non dovresti nemmeno infastidire una persona con una lettera composta illetteratamente.

Quando un documento viene scritto e verificato un paio di volte, stampalo formato cartaceo A4. Questa dimensione è usata normalmente per qualsiasi corrispondenza, anche se il testo stesso occupa solo la metà di un foglio.

Prima di stampare, controllare l'inchiostro nella stampante per evitare sfocature e estenzioni sull'uscita.

In alcuni casi, è possibile allegare il biglietto da visita al documento e allegare il foglio stampato a un file trasparente.

Anche una busta aziendale con un logo aziendale è considerata una buona forma.

Le regole di conduzione della corrispondenza commerciale nel piano informale sono spesso più emozionanti che nei documenti commerciali e meno timbrate. Abbreviazioni, l'uso di aggettivi colorati è appropriato qui, per esempio, in congratulazioni: meraviglioso, simpatico, gentile.

Email aziendali

Il fatto che non si invii corrispondenza in una busta attraverso la rete postale non dovrebbe essere rilassante. Le regole della corrispondenza commerciale sono applicabili in questi casi.

Messaggi commerciali elettronici competenti e corretti creano un'immagine positiva sia dell'azienda che di una determinata persona. La reputazione nel mondo degli affari vale molto!

Regole di base della corrispondenza via e-mail

Usa il tuo indirizzo email aziendale solo per lo scopo previsto.

Nota il nome della casella di posta. Non consentire il lavoro di nomi errati, come "baby", "supermen", anche se sono specificati nella trascrizione in inglese.

Inserisci sempre la colonna "soggetto", altrimenti la tua lettera potrebbe entrare nello spam. Descrizioni come "piano", "elenco", "offerta commerciale", "rapporto" non funzioneranno. Ci possono essere un sacco di lettere simili nella posta in arrivo del tuo destinatario. Specifica nel modo più specifico possibile di cosa tratta il tuo messaggio. Non usare più di cinque parole. Scrivi argomento con lettera maiuscola Non c'è bisogno di mettere un punto alla fine.

Se si invia una risposta a una lettera ricevuta in precedenza, non dimenticare di eliminare la scritta "Re" nell'oggetto.

Stile di comunicazione

Mantieni il formato della lettera commerciale. Rimuovi il tono minaccioso, mendicante, mandatario.

Le regole della corrispondenza commerciale elettronica non consentono l'uso di emoticon, un gran numero di interrogativi o punti esclamativi nel testo

Sii educato. Il saluto obbligatorio all'inizio e l'addio all'interlocutore alla fine è un buon tono. Ad esempio, "Cordialmente ..." o così: "Cordiali saluti ...".

E-mail aziendale e sua "regola d'oro": non mescolare più argomenti diversi nello stesso messaggio. È meglio inviare una serie di lettere.

L'email dovrebbe essere due volte più breve di quella cartacea.

Lavora con gli allegati

Se ci sono troppe informazioni da trasmettere, non mettere tutto nel corpo della lettera, ma allegare i documenti separati in un allegato.

Per comodità del destinatario, rinomina i documenti che hai preparato per i nomi comprensibili. Questo mostrerà il tuo interesse e vinci. Pensa a quante cartelle di lavoro il destinatario ha sul computer e come cercherà la tua lettera tra di loro.

Assicurati di segnalare i file inviati al destinatario in modo che non li consideri un virus casuale. Archivia documenti di massa.

E soprattutto, allegati troppo grandi (da 200 kB) dovrebbero essere inviati con altri mezzi, ad esempio tramite un server ftp.

Formati come COM, EXE, CMD, PIF e un numero di altri, alcuni server di posta non consentono e bloccano.

Se ci sono diversi destinatari della tua lettera, non essere pigro ogni volta per eliminare tutte le prove della spedizione di massa. Tali informazioni superflue non sono affatto necessarie al destinatario. Aiuterai la squadra "copia nascosta".

Le regole per lo svolgimento della corrispondenza commerciale via e-mail implicano l'informazione dell'altra parte sulla ricezione della corrispondenza. Se al momento non è possibile rispondere, avvisare l'interlocutore. Mantenere la cronologia della corrispondenza per evitare ulteriori domande e procedimenti.

Quando l'importanza e l'urgenza della risposta è autorizzata a notificare ulteriormente l'indirizzo per telefono, Skype o "ICQ". Se dopo questo risultato positivo non può essere raggiunto, ricordati di nuovo.

Ci sono spesso casi in cui, quando viene richiesto un documento, viene inviata una lettera vuota con un file allegato. Questo è inaccettabile. Esempi di corrispondenza commerciale comportano l'inserimento obbligatorio nel corpo del documento informazioni rilevanti. Ad esempio, tale: "Invio i dati necessari alla richiesta."

Non dimenticare di specificare le coordinate alla fine della lettera: tutti i metodi di comunicazione disponibili, posizione, sito web aziendale, collegamenti ai social network.

Quando si scrivono contatti con un'organizzazione, fornire quante più informazioni possibili: un telefono con un codice di città, un indirizzo con un indice. Dopo tutto, la tua comunicazione non ha luogo solo con i residenti della tua regione. Con tutti i dati sarai più facile contattare.

E l'ultima regola: chi ha iniziato la corrispondenza, deve terminare il dialogo elettronico.

conclusione

La corrispondenza commerciale è una questione delicata. A volte basta uno sguardo per formare una certa opinione sulla persona e sull'organizzazione che rappresenta. La conoscenza delle regole della scrittura aziendale può essere di grande aiuto nella tua carriera.