Segretario-Assistente: descrizione del lavoro, doveri e responsabilità

Segretario-referente: uno dei posti vacanti più comuni. Ogni azienda richiede una persona che sa come inviare un fax, correggere i rapporti, organizzare riunioni e programma delle autorità. In connessione con le numerose responsabilità, prima di fare domanda per un posto di lavoro, è necessario scoprire qual è la descrizione del lavoro del vice segretario.

Chi è il segretario del receptionist?

Segretario - un assistente indispensabile in qualsiasi ufficio. Questo post include l'impiegato, l'assistente personale e l'addetto alla reception. Il segretario-consulente è impegnato nella gestione documentale della società, monitora lo stoccaggio e l'uso dei documenti. Come è apparsa questa professione?

Ha avuto origine durante l'attivo lavoro di riforma di Pietro il Grande, che ha introdotto un concetto come "ufficio di segreteria". All'inizio, erano esattamente i funzionari che erano impegnati a contare e numerare le lettere in arrivo. All'inizio del XX secolo, la professione di segretario divenne molto diffusa e nel 1875 fu possibile ottenere corsi speciali per dattilografe in molte grandi città in Europa e in America. Con l'invenzione della macchina da scrivere nel 1880, la professione acquisì gradualmente un volto femminile. Alla fine della prima guerra mondiale, era quasi impossibile trovare un segretario maschile. A quel tempo, era una delle poche professioni disponibili per le donne. I più ambiziosi si sono laureati e hanno trovato lavoro in aziende e uffici in tutto il mondo. Sono stati rispettati e il loro lavoro è stato ben pagato. La posizione di assistente segretario fu uno dei primi passi verso l'emancipazione femminile.

Al giorno d'oggi, la professione ha già perso il suo antico prestigio, ma la domanda di impiegati è ancora alta. I più recenti sono i segretari remoti, la cui presenza non è nemmeno necessariamente in ufficio. I servizi di assistenti online sono utilizzati da molte piattaforme online che devono supportare la comunicazione con i clienti.

Responsabilità del Segretario aggiunto

Ci sono molte barzellette e detti sui segretari tra la gente. Ma nonostante la loro cattiva reputazione, responsabilità lavorative Segretario-Assistente molto. Se vuoi lavorare in questa specialità, allora non farai a meno di disciplina, responsabilità e certe conoscenze. Qual è la responsabilità di un tale impiegato?

• Tenuta dei registri: sulle spalle delle donne cade il difficile compito di controllare scrupolosamente tutti i documenti e tenerli in ordine. L'assistenza può essere necessaria per tutti i dipendenti dell'azienda, e, di norma, nelle grandi aziende, diverse persone vengono assunte per il posto di assistente di segreteria.
• Organizzazione di riunioni, viaggi, incontri: la segretaria deve sempre essere a conoscenza di tutte le novità e tenere il passo. Di solito non solo coordina il programma di lavoro del management, ma prepara anche viaggi di lavoro e riunioni di lavoro.
• Ricezione di telefonate: le responsabilità dirette del dipendente comprendono la comunicazione con clienti, partner e altre persone.
• Ricezione dei visitatori: un aspetto rappresentativo è molto importante per questa professione, poiché spesso la prima persona vista in compagnia è una segretaria.
• Ordinare prodotti di cancelleria e altri mezzi di sussistenza.
• Esecuzione delle richieste di gestione. In alcune aziende, questo articolo richiede la maggior parte del tempo. Pertanto, ottenendo un lavoro, è necessario discutere immediatamente con il futuro capo dello scopo delle proprie mansioni.

Come puoi vedere, la responsabilità dell'assistente segretario è piuttosto alta. E l'elenco dei requisiti ispira anche soggezione. Quali qualità dovrebbe avere un segretario per essere assunto?

Requisiti per questo lavoro

• Buona conoscenza del computer e alta velocità di stampa. I sistemi moderni hanno sostituito le vecchie macchine da scrivere, ma le disposizioni di base della descrizione del lavoro del segretario-assistente sono rimaste le stesse: la capacità di gestire le apparecchiature da ufficio e la velocità di scrittura.
• Aspetto rappresentativo: la legge della Federazione Russa proibisce qualsiasi discriminazione sulla base della razza, del sesso o dell'età quando recluta dipendenti. Ma un aspetto pulito e ordinato, un linguaggio educato e la capacità di supportare la conversazione saranno i tuoi indubbi vantaggi.
• Puntualità e organizzazione: queste qualità non interferiscono con altri specialisti, ma per la segretaria sono particolarmente importanti.
• Istruzione speciale secondaria o superiore.
• Alcuni lavori potrebbero richiedere la conoscenza della lingua inglese. Particolarmente attento a questa preoccupazione nelle grandi aziende.

Diritti dei dipendenti

Lavorare come segretario implica molte responsabilità, ma ci sono dipendenti e diritti che possono proteggere in caso di violazioni da parte dei loro superiori.

• Il segretario ha il diritto di richiedere e ricevere informazioni necessarie per l'esecuzione corretta delle loro funzioni.
• Il datore di lavoro deve fornire al lavoratore le condizioni per lavorare e conservare i documenti.
• L'assistente segretario può proporre idee per migliorare il processo di lavoro. Può anche prendere decisioni indipendenti all'interno delle sue descrizioni di lavoro.
• Il referente segretario può saltare il lavoro per motivi di salute e deterioramento della salute.

La professione dell'impiegato, secondo le statistiche, è una delle più lunghe del mercato: i lavoratori sono spesso lasciati dopo ore. Conoscendo i tuoi diritti e doveri, il dipendente può agire nel proprio interesse a vantaggio dell'azienda.

Che tipo di educazione è necessaria per ottenere questo lavoro?

La descrizione del lavoro dell'assistente di segreteria indica che il candidato deve avere un'istruzione speciale superiore o secondaria e un'esperienza lavorativa di almeno un anno. Se non hai ancora esperienza, non hai dimestichezza con i programmi di lavoro e non sei molto fiducioso nella digitazione, quindi puoi completare dei corsi speciali di assistente segreteria in cui ti verrà insegnato come condurre la corrispondenza commerciale e utilizzare un computer a livello di utente fidato. È possibile ottenere tutte queste conoscenze da soli trovando informazioni nei libri o su Internet. Un po 'di pratica - e sarai sicuramente portato in una compagnia che ha bisogno di un tale specialista.

Dove trovare un lavoro?

La posizione di assistente segretario è presente in quasi tutte le società. Il mercato del lavoro è pieno di varie offerte, tra le quali è possibile trovare un'opzione con disponibilità e salari adeguati. Ma tieni presente che anche la concorrenza in questo settore è elevata. Per ottenere un posto, è necessario distinguersi tra le dozzine di altri candidati. Inoltre, nelle piccole imprese, i compiti di un assistente amministrativo spesso non sono regolati in modo chiaro e il dipendente deve svolgere un lavoro molto vario. Per evitare ciò, scegli una grande azienda, di solito sono definite chiaramente le tue responsabilità. Se non si dispone di tale opportunità, quindi semplicemente discutere in dettaglio tutti i compiti che si devono svolgere nel nuovo luogo di lavoro.

Quanto ottengono gli impiegati?

Lo stipendio medio dei segretari professionali varia da 25 a 45 mila rubli. Gli assistenti esecutivi di solito ottengono un po 'di più dei commessi. Inoltre, i segretari-assistenti possono, durante il loro lavoro, adottare un'esperienza unica di lavoro con i loro superiori. È improbabile che un impiegato alle prime armi ottenga uno stipendio superiore a 25.000 rubli, anche in città così grandi come San Pietroburgo e Mosca. Ma con la crescita di esperienza e conoscenza, il tasso di salario crescerà anche.

Consulenza di esperti

È molto più facile trovare un lavoro come segretario se sai cosa viene chiesto nelle interviste. La capacità di lavorare con i programmi Word ed Excel è decisiva nell'applicare un lavoro. Richiederà la stampa ad alta velocità. Su Internet, è possibile trovare programmi speciali per l'insegnamento della digitazione alla cieca, che riduce significativamente i tempi di digitazione. Per un reclutamento più rapido, è utile aggiornare il proprio curriculum sui siti di ricerca di lavoro e le interviste per preparare un piccolo portfolio con una descrizione delle proprie capacità e abilità.

Vestirsi per un incontro con un potenziale datore di lavoro è necessario in una tuta da ufficio rigorosa con sfumature scure. Farà immediatamente il tono per l'incontro e mostrerà come un dipendente responsabile e professionale. Se stai facendo domanda per la posizione di assistente manager, ricorda che in questo caso dovresti comportarti molto attentamente. Prima dell'intervista, studia la storia dell'azienda. Il datore di lavoro vedrà che sei preparato a fondo per l'incontro e eviterai una serie di fastidiosi scivoloni.

risultati

Nonostante il lungo elenco di doveri e requisiti per i segretari-assistenti, tutti possono gestire questo lavoro. Anche una corretta preparazione per superare l'intervista non è difficile. E anche se non hai esperienza, non disperare, prova a iniziare in una piccola azienda. Seguendo le semplici regole, puoi intraprendere una carriera nel campo del lavoro d'ufficio.