Conservazione dei contratti: caratteristiche e ordine. Periodo di validità dei contratti

La documentazione dei rapporti giuridici crea la base per attività commerciali legittime. La conclusione dell'accordo fornisce una garanzia di esecuzione dei termini della transazione. I contratti sono validi fino al completamento del rimborso degli obblighi. Questi documenti sono legalmente vincolanti e vengono utilizzati dalle parti nel rapporto in caso di controversie, nonché dalle autorità di vigilanza e giudiziarie nell'esercizio delle loro funzioni. Uno dei problemi più urgenti che sorgono tra i dirigenti dell'azienda è associato all'archiviazione dei contratti. Consideralo in modo più dettagliato.

Regole generali

определяется в зависимости от типа соглашения. La durata dei contratti è determinata in base al tipo di accordo. I periodi corrispondenti sono fissati, di regola, nelle politiche contabili dell'organizzazione. Tuttavia, in pratica possono essere determinati da altri atti locali, ad esempio dalla nomenclatura dei casi. Durante la compilazione deve tenere conto dei requisiti della legislazione. , руководствуются ведомственными перечнями. Le agenzie governative, che stabiliscono le regole in base alle quali verranno archiviati i contratti , sono governate da liste dipartimentali.

Periodi tipici

может осуществляться в течение периодов: In pratica, la conservazione dei contratti può essere effettuata durante i periodi:

1. Data limitata Nel determinare il termine si tiene conto delle condizioni degli accordi aggiuntivi.
2. Non limitato per data. Il contenuto dell'accordo può contenere, ad esempio, una formulazione del tipo "fino al completo rimborso degli obblighi".

Una categoria separata di documenti è una memoria permanente. Questi includono titoli costituenti, accordi sull'acquisizione di proprietà, locazioni, ecc.

Registro di contabilità

предполагает их регистрацию в специальной книге. L'archiviazione dei contratti comporta la loro registrazione in un libro speciale. La legislazione non ha requisiti chiari per la forma di contabilità. Le aziende sviluppano autonomamente i registri. Dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

1. Numero, data di creazione, nome della controparte.
2. Una breve descrizione del documento. Di norma, viene indicato il tipo di accordo (consegna, esecuzione del lavoro, ecc.).
3. Sulla durata dell'azione e la data finale, se un accordo urgente è concluso.

La rivista dovrebbe contenere informazioni sui contratti e i loro allegati. Per controllare la manutenzione dell'account possono essere vari servizi dell'azienda. Ad esempio, potrebbe essere un ufficio legale, contabilità, ecc.

gruppo

может осуществляться различными способами. Lo stoccaggio dei contratti può essere effettuato in vari modi. Ad esempio, gli accordi possono essere combinati in gruppi, a seconda della natura dei rapporti giuridici con gli altri partecipanti alle transazioni. Di conseguenza, la società ha diverse riviste contabili in cui sono registrati gli accordi:

1. Con controparti fornitori o acquirenti di beni. Un'azienda può registrare separatamente accordi permanenti e una tantum.
2. Con i fornitori di servizi. Di norma, ulteriori accordi sono allegati a tali documenti. Particolare attenzione è rivolta all'ordine di archiviazione dei contratti relativi al noleggio o ai servizi pubblici.
3. Contratto. Tali contratti sono utilizzati nella costruzione.
4. Con i dipendenti.

I libri di registrazione svolgono una funzione molto importante. Ogni accordo registrato nella rivista ha il proprio numero tramite il quale il documento può essere trovato rapidamente nel database.

Caratteristiche dei periodi

Le imprese hanno il diritto di raggruppare in modo indipendente i contratti per il loro scopo e determinare la durata del loro stoccaggio in conformità con la fattibilità economica. Dovrebbe prendere in considerazione il periodo minimo stabilito dalla legge. Ha 5 anni. Nelle politiche contabili delle imprese commerciali, gli accordi sono usati come documentazione primaria. Questo, a sua volta, obbliga a garantire l'archiviazione dei contratti per più di 5 anni. Un'eccezione può essere costituita da periodi stipulati per accordi di lavoro con dipendenti. La legislazione prescrive lo stoccaggio e l'archiviazione di atti relativi all'attività lavorativa e al salario del personale. Il tempo durante il quale i contratti di lavoro devono essere archiviati è di 75 anni. Un periodo così lungo è dovuto alla necessità di utilizzare le informazioni per calcolare le pensioni, nonché per ripristinare le registrazioni effettuate durante il periodo di lavoro.

Accordi di diritto civile

Possono essere tra aziende e individui per attrarre questi ultimi a svolgere qualsiasi lavoro. Questi accordi non sono inclusi nella categoria dei contratti di lavoro. Sui soggetti con cui sono detenuti, le garanzie sociali, che possono essere utilizzate dai dipendenti statali, non si applicano. Gli accordi di diritto civile possono essere conservati per 5 anni dopo aver perso la loro rilevanza.

liste

Elenchi approvati dagli atti normativi:

1. Tipici documenti di gestione dell'archivio. Sono compilati nel processo del lavoro di agenzie governative, strutture di potere territoriale, organizzazioni.
2. Tipica documentazione di archivio. È formato nel quadro delle attività produttive e tecnico-scientifiche delle imprese.

Nell'indice soggetto a questi elenchi, viene definito un numero sufficientemente ampio di tipi di contratti con periodi di archiviazione corrispondenti. Ad esempio:

1. Contratto con l'organizzazione. Questo tipo è presente nel primo elenco, la durata di conservazione di 5 anni.
2. Accordo sull'attuazione di progetti scientifici e tecnici a livello regionale. Questo tipo è fornito nella seconda lista. Tale accordo è mantenuto in modo permanente.

sfumature

Nelle liste accanto ad alcuni tipi di accordi c'è il marchio "EPA". Significa che alla fine del periodo impostato per il loro deposito, la commissione di esperti rivede il caso. Come risultato della revisione, viene presa una decisione al riguardo. La Commissione può prolungare il periodo di conservazione o indicare la necessità di distruggere i documenti.

raccomandazioni

Vale la pena dire che l'impiegato o il segretario potrebbero non essere a conoscenza di tutti gli accordi conclusi dall'impresa. Questo è particolarmente vero per le grandi aziende. A questo proposito, gli esperti raccomandano:

1. Rimuovi dai puntatori degli elenchi, tutti i tipi di documenti prescritti lì.
2. Crea un unico elenco di loro.
3. Con un elenco compilato, esaminare tutti i reparti di un'azienda che hanno l'autorità per stipulare contratti.
4. Per trasferire l'elenco ai direttori dei dipartimenti con una richiesta di prendere nota di quali tipi di accordi essi redigono.

Dopo aver ricevuto le informazioni necessarie, i contratti non contrassegnati possono essere conservati per 5 anni.

Funzionalità di riciclaggio

La fine del periodo di archiviazione dei contratti in assenza della necessità di mantenerli in azienda consente di distruggere i documenti. Per fare questo, l'organizzazione deve essere formata una commissione speciale. Lei sarà responsabile per il riciclaggio. dei contratti. commissione può essere creato sia su base permanente che temporanea. Dovrebbe includere almeno tre dipendenti e un presidente. Commissione:

1. Identifica i documenti che hanno perso la loro rilevanza e hanno mantenuto la durata di conservazione per loro. Le fonti di informazioni rilevanti sono i registri contabili.
2. Seleziona gli atti economicamente inopportuni.
3. Verifica le date con un periodo di memorizzazione dei parametri del documento locale.
4. Inventario moduli.
5. Riciclaggio di documenti.
6. Disegna l'atto.

Va notato che la distruzione dei contratti di lavoro con i dipendenti non viene eseguita. In caso di liquidazione dell'impresa, questi contratti vengono inviati agli archivi di stato. Per quanto riguarda gli accordi di diritto civile, sono smaltiti secondo le regole generali. L'atto, che costituisce la commissione nel processo di distruzione dei documenti, ha forza legale. Deve essere registrato nella Gazzetta ufficiale. Durante il controllo le autorità fiscali possono averne bisogno. Lo smaltimento di documenti obsoleti viene effettuato ogni anno.

Contratto di custodia: campione

Questo tipo di accordi in condizioni di mercato moderne è considerato uno dei più popolari. которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника. Il contratto di stoccaggio, il cui campione è presentato nell'articolo, consente di garantire il mantenimento della proprietà in condizioni adeguate in assenza del proprietario. Tali accordi sono conclusi non solo nel campo dell'imprenditorialità, ma anche per soddisfare le esigenze individuali delle famiglie. Ad esempio, i cittadini consegnano le loro cose quando visitano il teatro, trasferiscono i bagagli al bagaglio negli aeroporti, ecc. Per questi tipi di accordi, si applicano le disposizioni del codice civile. La scrittura è uno dei requisiti che un contratto di archiviazione deve soddisfare . документа содержит: Il documento di esempio contiene:

1. L'oggetto della transazione.
2. Doveri e diritti delle parti.
3. Condizioni di pagamento (se fornite).
4. Procedura per la risoluzione delle controversie.

Condizioni generali di contratto

. Nell'articolo 866 del Codice Civile, viene definito ciò che costituisce un contratto di custodia . Secondo la norma, secondo i termini dell'accordo, un'entità trasferisce beni materiali a un altro. La seconda parte della transazione si impegna a mantenerli e a tornare alla fine del periodo stabilito nelle stesse condizioni in cui li ha accettati. In parole povere, l'accordo prevede il trasferimento dell'oggetto in possesso temporaneo con la condizione di ritorno. относится к категории реальных. Il contratto di custodia è classificato come reale. I doveri corrispondenti derivano dal destinatario al momento della ricezione dell'articolo. может являться и консенсуальным. Nel frattempo, il contratto di conservazione delle cose può essere consensuale. Secondo le sue condizioni, l'oggetto può essere trasferito a una persona entro un determinato periodo. можно оформить исключительно с профессиональным субъектом. Va notato che tale accordo di stoccaggio di proprietà può essere fatto solo con un soggetto professionale.

Specifiche della transazione

In tutti i casi, l'oggetto per il quale è concluso il contratto di servizi è la conservazione. Gli oggetti possono essere soggetti diversi. Sono cose determinate individualmente, e unite da caratteristiche generiche, titoli, ecc. L'accordo può stabilire un periodo specifico per il soggetto di rimanere con la seconda parte. La data di scadenza può essere incerta. In questo caso, il legittimo proprietario dell'articolo ha il diritto di reclamarlo in qualsiasi momento.

L'ordine di registrazione

заключается по обоюдному желанию обоих участников. Come ogni altro accordo, il contratto di stoccaggio è concluso su reciproco desiderio di entrambe le parti. In alcuni casi, la transazione è soggetta al regime di atti pubblici. Nel codice civile vengono nominati solo tre tipi di accordo. . Il primo è un contratto di magazzino . Le disposizioni che regolano la sua esecuzione sono presenti nell'articolo 908 del codice. предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов). Inoltre, il contratto pubblico è la conservazione di articoli in un monte dei pegni e in locali specializzati di imprese di trasporto (stazioni, aeroporti). L'istituzione di un regime appropriato richiede innanzitutto l'oggetto che riceve l'oggetto di stipulare un accordo. Il rifiuto di stipulare un accordo può aver luogo, come indicato nell'articolo 426 del codice civile, solo se è impossibile fornire il servizio necessario. Ai sensi della clausola 37 del regolamento che disciplina il trasporto di bagagli, merci, passeggeri sul trasporto ferroviario, non è consentito accettare bagaglio a mano, denaro, documenti e altri oggetti di valore in assenza di locali specializzati per la loro manutenzione. In altre situazioni, l'evasione dell'accordo consente al consumatore di inviare un ricorso in tribunale.

Modulo di accordo

L'articolo 887 del codice civile contiene un riferimento alle 161 norme del codice. Le sue disposizioni sono valide in parte, non contrarie alle regole speciali dell'arte. 887. Inoltre, la legislazione consente l'aggiunta di regole 161 a determinate condizioni. Ad esempio, questo articolo contiene un'indicazione del limite inferiore sull'importo della transazione, in cui la forma scritta del contratto è obbligatoria. La norma 887, a sua volta, rivela il concetto in dettaglio. L'importo della transazione è espresso nel prezzo della proprietà fornita per la conservazione. Per determinare la natura vincolante della forma documentale del contratto, l'importo della remunerazione e la condizione relativa alla necessità del suo pagamento non sono importanti предполагает определение суммы сделки. Di conseguenza, anche un accordo di stoccaggio gratuito comporta la determinazione dell'importo della transazione.

Contenuto del prodotto

. Molto spesso, come parte delle attività commerciali, viene stipulato un accordo di stoccaggio tra le persone giuridiche . In questo caso, l'accordo può prevedere il trasferimento alla custodia temporanea di una varietà di articoli. . Di particolare interesse, tuttavia, è il contratto di deposito di merci . L'articolo 907, paragrafo 1, contiene la definizione di tale accordo. Conformemente a ciò, un partecipante si impegna, a pagamento, a conservare i prodotti che gli sono stati trasferiti dal proprietario legale e restituirlo in condizioni adeguate. Questa formulazione consente di definire tre caratteristiche principali di tale transazione:

1. Soggetto speciale Serve come una merce. Questo, a sua volta, consente di concludere un accordo riguardante oggetti definiti individualmente e generici. Di conseguenza, la relazione può applicare la modalità normale o speciale (tipica per il magazzino).
2. Composizione del soggetto. Sia una struttura commerciale che non commerciale possono agire da custode in una transazione. Inoltre, per quest'ultimo, la legge fa una prenotazione. Le organizzazioni senza scopo di lucro possono essere custodi se questa attività è finalizzata al raggiungimento degli obiettivi in ​​base al quale sono state create. Le controparti sono i soggetti per i quali gli articoli da trasferire sono i prodotti che vendono.
3. La presenza di remunerazione.

Aree comuni specializzate

La caratteristica chiave di tali magazzini è che l'autorizzazione, la legislazione o altro atto normativo sulle organizzazioni commerciali responsabili di cui sono responsabili per l'acquisto di prodotti da qualsiasi proprietario per l'archiviazione. La norma corrispondente prevede l'articolo 908 del codice civile nella clausola 1. I contratti stipulati con tutti coloro che desiderano consegnare la merce per la conservazione sono considerati pubblici. Oltre alle aree comuni specializzate, ci sono aree dipartimentali. Il loro funzionamento è collegato al mantenimento di organizzazioni e imprese incluse nel sistema dipartimentale pertinente. Tuttavia, se la capacità disponibile è disponibile, tali magazzini possono accettare prodotti di società terze per la conservazione.

Funzionalità aggiuntive

Di solito, quando si ricevono i prodotti, il magazzino deve verificare a proprie spese, determinare la condizione esterna e il numero di articoli. I dati di ispezione sono registrati nei documenti pertinenti. Il custode può modificare autonomamente le condizioni di manutenzione degli oggetti, se necessario. L'organizzazione è obbligata a informare il proprietario del prodotto in merito alle misure adottate. Nel caso in cui vengano scoperti fatti durante il deposito di danni a oggetti che vanno oltre quelli specificati nel contratto o i normali standard di danno, viene redatto un atto. Il giorno della registrazione, viene comunicato il proprietario del prodotto. Dovrebbe essere notato un altro deposito di funzionalità in magazzino. Il proprietario del prodotto riceve un documento speciale dalla parte ricevente. Va notato che senza la sua preparazione, la forma scritta dell'accordo non sarà considerata soddisfatta. Per confermare l'accettazione degli articoli per lo stoccaggio, l'organizzazione rilascia un certificato o ricevuta di magazzino doppio o semplice. La differenza tra i due è che i primi due documenti sono classificati come valori mobiliari. Ricevuta non è. Inoltre, non è considerato un documento di titolo. Non può essere trasferito a terzi. Nel caso di un accordo consensuale, le parti possono utilizzare la forma tradizionale del documento. Allo stesso tempo, tale contratto non solo fissa l'obbligo del magazzino di accettare prodotti per la manutenzione temporanea durante il periodo specificato dalle parti della transazione, ma specifica anche la modalità di ubicazione degli oggetti, dettaglia le condizioni per la compensazione dei costi di emergenza. L'accordo può anche includere clausole aggiuntive. Ad esempio, il magazzino può offrire al proprietario del prodotto servizi aggiuntivi (imballaggio o riconfezionamento del prodotto, ispezione periodica dello stato degli oggetti, ecc.).