Fattura di pagamento: il primo passo verso una cooperazione di successo
La fattura di pagamento è un documento trasmesso dal fornitore di beni e servizi ai propri clienti per consentire loro di effettuare un pagamento. La legislazione non prevede l'obbligo per un'organizzazione di emettere fatture alle controparti. Il pagamento in alcuni casi è effettuato sulla base del contratto. Tuttavia, l'uso di un account semplifica enormemente il compito dello staff contabile dell'acquirente e del fornitore, pertanto questo documento viene utilizzato nel lavoro della maggior parte delle aziende di vari sfere di attività.
L'essenza del documento
La fattura di pagamento è destinata all'acquirente a trasferire fondi su conto corrente fornitore. La legislazione prevede un vasto elenco di regole che le organizzazioni devono seguire quando effettuano pagamenti in contanti tra di loro. Pertanto, il pagamento non in contanti per beni e servizi è molto più popolare. Dopo aver firmato il contratto e concordato tutti i termini della transazione, il fornitore emette una fattura alla controparte. In una transazione, l'acquirente può ricevere diversi documenti a seconda delle condizioni di consegna delle merci e del calcolo per loro. Se, previo accordo delle parti, viene fornito un pagamento anticipato parziale, la fatturazione a pagamento può essere presentata in due versioni: 
- Il fornitore invia all'acquirente una fattura che indica l'importo totale del contratto. La controparte determina autonomamente l'importo dei fondi che devono essere trasferiti sul conto corrente del fornitore in base ai termini del contratto. I pagamenti anticipati sono generalmente espressi in percentuale del valore totale del prodotto o del servizio.
- Il fornitore calcola in modo indipendente l'importo del pagamento anticipato ed emette la fattura corrispondente all'acquirente. Quindi, quando nei termini del contratto è il momento di effettuare il pagamento finale, viene emesso un nuovo documento per il resto.
Benefici dell'uso
La fattura di pagamento semplifica enormemente il processo di accordi reciproci tra l'acquirente e il fornitore. Se il documento specifica correttamente tutti i dettagli del destinatario dei fondi, il rischio di errori durante la preparazione della ricevuta di pagamento da parte del dipendente viene significativamente ridotto. In caso di pagamento in base al contratto, soprattutto se questo non è il primo pagamento, i contabili di solito non richiedono dettagli correnti dalla controparte. Sebbene se un contratto a lungo termine è concluso, possono cambiare più di una volta. Inoltre, i fornitori non sempre informano tempestivamente i propri clienti in merito alle modifiche nei conti di regolamento, al nome dell'organizzazione e ad altri dati.
Dettagli del beneficiario
I dettagli del fornitore devono prestare particolare attenzione. La tempestività del pagamento e l'assenza di situazioni di conflitto con le controparti dipendono dalla correttezza del loro ingresso nel documento. Di solito, la fattura per il pagamento contiene i seguenti dettagli del destinatario dei fondi necessari per il relativo transazioni finanziarie :
- Il nome dell'organizzazione del destinatario dei fondi.
- INN (a volte accanto al PPC dell'organizzazione viene indicato anche se questi dati non sono obbligatori).
- Il numero di conto del destinatario dei fondi.
- Il nome della banca in cui è aperto l'account del fornitore.
- Banca BIC.
- Conto bancario corrispondente
Questi dettagli sono necessari per eseguire in banca un ordine di pagamento effettuato dall'acquirente. Il loro elenco non include l'indirizzo dell'organizzazione e il suo telefono. Tuttavia, è meglio emettere una fattura con questi dati. Organizzazione telefonica particolarmente necessaria. È meglio specificare il numero direttamente della persona che fattura. Dopo tutto, il contratto tra l'acquirente e il fornitore può essere nel reparto di fornitura e il pagamento viene effettuato dal reparto contabilità. In questo caso, il suo dipendente può avere vari problemi nella preparazione di un ordine di pagamento, che può essere facilmente risolto telefonicamente.
Dettagli del compratore
Nella fattura non è necessario indicare tutti i dettagli dell'acquirente. La maggior parte del software di contabilità fornisce una guida Nome dell'organizzazione a volte la sua locanda e il numero di telefono. Questo è abbastanza, perché il disegno di legge viene emesso dopo le trattative e la conclusione del contratto, quindi l'acquirente non dubiterà che il documento specificato sia destinato a lui.
Parte tabulare
La parte tabellare della fattura può essere compilata in vari modi. L'uso dell'uno o dell'altro dipende dai termini dell'accordo, dagli accordi tra il fornitore e l'acquirente e dalla natura della consegna. Gli esempi più comuni di compilazione di una parte tabulare di un account sono:
- La tabella riflette l'elenco completo di beni e servizi che devono essere forniti e forniti all'acquirente. Allo stesso tempo, devono essere indicati il loro nome, la quantità, il prezzo unitario e l'importo totale dell'intera fornitura. Tale documento è praticamente una versione preliminare della lettera di vettura e del certificato di completamento, che viene fornito dal fornitore all'acquirente dopo l'adempimento delle condizioni del contratto. Questa opzione è utile in quanto l'acquirente può immediatamente vedere come determinate merci saranno chiamate in documenti contabili ufficiali.
- Nella parte tabulare, fai un link al contratto e ai termini di pagamento. In questo caso, il fornitore può specificare sia l'importo totale del contratto che calcolare in modo indipendente la percentuale del pagamento anticipato. Questa opzione è utile per la cooperazione a lungo termine, quando l'acquirente effettua periodici pagamenti anticipati e quindi vengono effettuate consegne parziali. Inoltre, a volte è impossibile indicare immediatamente nella fattura il nome di tutte le unità di prodotti, poiché i termini del contratto possono prevedere la consegna di un singolo prodotto dello stesso tipo, a discrezione del fornitore, da un intervallo specifico disponibile in magazzino.
Indipendentemente dall'opzione scelta per riempire la parte tabulare, è necessario indicare se l'IVA è inclusa nell'importo della fattura. Questa informazione è necessaria per la corretta esecuzione dell'ordine di pagamento. Inoltre, se il fornitore assegna l'IVA nel documento, l'acquirente dopo l'operazione ha il diritto di richiedere l'emissione di una fattura.
Termini di consegna e ricevuta
Alcuni conti contengono anche informazioni sulle condizioni di consegna delle merci e le regole per la loro ricezione. Il documento prende nota del momento in cui l'ordine può essere ritirato. È indicato di solito in giorni lavorativi. Contrassegna anche quali documenti saranno necessari al momento del ricevimento della merce in caso di consegna automatica. Di solito, una procura rilasciata alla persona autorizzata dall'organizzazione acquirente è sufficiente.
Avvistamento di documenti
La fattura di pagamento è solitamente firmata dalla persona che lo compone. Se non viene eseguito dal direttore o dal capo contabile, vengono indicate la posizione della persona autorizzata e il riferimento all'ordine o alla procura, che gli danno i diritti di fatturazione e le relative firme. Anche la fattura è timbrata dal fornitore.
Deposito delle fatture per il pagamento
Le fatture di addebito emesse ai clienti vengono raccolte e ricucite in ordine cronologico. Devono rimanere negli archivi della compagnia per cinque anni. Questo periodo è previsto dalle regole generali di conservazione dei documenti contabili. Durante questo periodo, possono sorgere varie controversie tra il fornitore e l'acquirente, che possono essere risolti esaminando la fattura per il pagamento. In ogni caso, il documento deve essere mantenuto fino al completamento di tutti i lavori previsti dal contratto, in base al quale è stato rilasciato.