Lettera di garanzia - parte della corrispondenza commerciale

Il mezzo più comunemente usato per trasmettere informazioni è una lettera. Un posto speciale è occupato dalla corrispondenza commerciale, di norma, viene utilizzato per un contatto informativo più stretto tra le parti.

Il valore della corrispondenza commerciale

Le imprese commerciali nel processo di realizzazione di attività produttive e commerciali finalizzate alla realizzazione di un profitto, comunicano abbastanza da vicino con le organizzazioni di contropartite. Questo è necessario per ottenere risultati ottimali in cooperazione. Più precisamente vengono specificati i termini dei contratti, maggiore è il risultato del lavoro congiunto. Le organizzazioni che hanno interagito attivamente nel settore delle relazioni commerciali per diversi anni, sono in costante corrispondenza e hanno un più alto coefficiente di fiducia del partner. Allo stesso tempo, l'emergere di relazioni amichevoli tra organizzazioni è il benvenuto, ma etica aziendale la corrispondenza non dovrebbe essere rotta.

Tipi di lettere

Tutta la corrispondenza commerciale può essere divisa in gruppi per diversi motivi. Ad esempio, sotto forma di invio di lettere sono elettronico, fax e lettere inviate in buste. Il principale, il più importante, è considerato il segno tematico della lettera, in questo caso la divisione avviene in due grandi gruppi:

1. Non profit. Questi includono:

• Lettera informativa
• Congratulazioni.
• Invito.
• Coprire.
• Lettera di garanzia
• Lettera di ringraziamento.
• Lettera di raccomandazione, ecc.

Questo tipo di corrispondenza viene utilizzato in caso di obblighi contrattuali esistenti e contiene informazioni di natura organizzativa o aggiunte e desideri di documenti esistenti.

2. Le lettere commerciali sono suddivise in:

• Offerta (offerta).
• Una lettera di sollecito.
• Lettera di risposta
• Lettera di richiesta, ecc.

Le lettere commerciali contengono proposte per la conclusione di contratti, e questo tipo viene utilizzato anche dopo la firma di contratti per lavori operativi e come accordi aggiuntivi.

Lettera - Garanzia di pagamento

La lettera di garanzia serve al destinatario con prove documentali di azioni e intenzioni che riguardano gli interessi di entrambe le parti. Più spesso, viene fornito al fornitore e conferma il fatto di fondi sul suo conto in banca per la consegna di prodotti, tipi di lavoro, servizi. Una lettera di garanzia di pagamento può essere applicata in caso di circostanze imprevedibili, di forza maggiore sia nel quadro del contratto che in caso di imprevisti. L'acquirente può ritardare il pagamento a causa di una temporanea penuria di capitale circolante, al ricevimento di una quantità aggiuntiva di beni forniti, al momento della restituzione e sostituzione delle merci ricevute, ecc. In ogni caso, la lettera di garanzia contiene obblighi che non sono sempre giustificati da un punto di vista legale.

Tipi di lettere contenenti garanzia

Un'organizzazione può fornire una lettera di garanzia non solo alle controparti (entità legali), ma anche ai cittadini (individui), a seconda degli obblighi specificati in essa. Allo stesso tempo, la parola "garanzia" non può essere menzionata nel testo della lettera, è importante che contenga la conferma delle intenzioni dell'organizzazione che l'ha emessa. Ci sono i seguenti tipi di lettera commerciale di garanzia.

Lettera di indirizzo legale

Questo documento è destinato alla registrazione di una persona giuridica che non ha un indirizzo al momento della registrazione dei propri locali, rispettivamente, e lo spazio in affitto. Il proprietario della proprietà affittata, redige un documento su richiesta dell'inquilino. L'assenza di questo documento non è un motivo per negare la registrazione, dal momento che i proprietari sono molto riluttanti a darlo.

Lettera di consegna

Contiene la conferma degli obblighi del fornitore in merito a tempi, quantità, qualità dei beni venduti o servizi contrattuali resi, lavoro svolto. Può essere emesso in presenza di un contratto di fornitura valido o come inizio di una partnership tra organizzazioni.

Una lettera di garanzia per il pagamento è il documento più richiesto. Non ha forza legale, ma quando viene ricevuto, il termine della cancellazione del debito viene rinviato. Dopo 3 anni di crediti e conti da pagare addebitato dalla società sulle proprie perdite o profitti. Al ricevimento di una lettera di garanzia da parte della controparte o, di conseguenza, l'invio di un documento del genere al fornitore, la durata del debito è aumentata di 3 anni durante i quali può essere rimborsata.

Requisiti per le lettere commerciali

Qualsiasi lettera inviata all'indirizzo della controparte viene rilasciata secondo gli standard di corrispondenza commerciale. Prima di tutto, non dovrebbe contenere informazioni non necessarie, solo l'argomento principale, che è brevemente e chiaramente indicato nel contenuto. La concisione delle frasi e il sano formalismo sono ben accetti. Tutte le proposte dovrebbero essere semplici e chiare senza un gran numero di aggiunte, implicazioni e rivoluzioni di participio. Il tono della lettera di garanzia è di natura ufficiale, in conformità con esso viene utilizzato l'appello ai funzionari dell'impresa. Gli obblighi sono formulati in modo inequivocabile, una procedura graduale (ad esempio, la liquidazione del debito in più pagamenti) può essere spiegata come un chiarimento.

Dettagli della lettera richiesti

La maggior parte delle grandi aziende utilizza la carta intestata commerciale per la corrispondenza commerciale, a volte con un logo e su carta speciale. Nel caso di una lettera di garanzia senza la sua applicazione, è necessario tenere conto del fatto che, oltre al testo informativo, la lettera deve contenere i seguenti dati obbligatori:

1. Il nome della società che ha emesso la lettera, il suo indirizzo (effettivo) legale, i numeri di telefono, i codici di registrazione ottenuti al momento della registrazione presso l'ispettorato fiscale e la camera di registrazione. Il TIN della società, il suo numero di conto bancario, il nome della banca in cui è aperto e il codice corrispondente della banca. Questo insieme di dettagli è contenuto nell'intestazione di qualsiasi documento in uscita dell'organizzazione e su una carta intestata.
2. Numero del documento (ordinale) e data della sua registrazione come in uscita.
3. Il destinatario, il nome della società partner o il cognome, nome e patronimico dell'individuo o del funzionario dell'impresa di controparte.
4. Il titolo per la lettera di garanzia non è indicato, anche se non esiste una forma generalmente accettata del modulo.
5. Il contenuto della lettera dovrebbe riflettere la sua essenza e confermare gli obblighi assunti dall'impresa. Nel redigere una lettera di garanzia nel testo, deve esserci un riferimento al numero e alla data dei documenti di trasporto o del contratto in base al quale è stata effettuata la consegna. Se il rapporto contrattuale non è concluso, allora è necessario fare riferimento alle lettere, accordi aggiuntivi fornitore e appaltatore. Molto spesso, questa parte della lettera inizia con la frase "Garantiamo che ..." o "Confermiamo ..." e altri.
6. Un prerequisito per la preparazione di una lettera di garanzia è la procedura per la firma. Il capo, la persona autorizzata dall'ordine del capo, deve firmare questo documento. Con la garanzia di pagamento, in alcuni casi la firma viene messa dal capo contabile o direttore finanziario dell'azienda. Nelle grandi aziende, è praticato firmare questa corrispondenza dal capo del dipartimento che è responsabile del problema, solo dopo che la lettera va al direttore per l'esame.
7. La lettera di garanzia è sigillata con il timbro dell'azienda, la stampa dovrebbe essere leggibile.

Quando si redige una lettera di garanzia da parte di un individuo, vengono indicati i dettagli del passaporto e la registrazione. Spesso questo tipo di documento è inoltre certificato da un notaio.