Responsabile ufficio: competenze e responsabilità richieste

Nella società moderna sono emerse molte nuove professioni, che nemmeno qualche decennio fa non erano nemmeno state ascoltate. Ma le innovazioni stanno gradualmente e veramente entrando nelle nostre vite, e gli scolari di ieri pensano all'eterno problema di "chi essere". Le ragazze sono particolarmente attratte dalla professione "office manager". Qual è questo lavoro e quali competenze è necessario avere, consideriamo in questo articolo.

Che tipo di manager è

Dal titolo è chiaro che la posizione di "responsabile dell'ufficio" è associata all'essere in ufficio e alla gestione degli affari correnti dell'impresa. Un dipendente si occupa di documentazione, informazioni varie e visitatori.

fondamentalmente doveri di ufficio associato a documenti. Tutti comprendono che gli ordini, i riferimenti e gli altri documenti devono essere correttamente eseguiti, registrati e correttamente archiviati.

Inoltre, ogni azienda è sempre visitata da clienti, clienti o partner e deve essere correttamente distribuita in modo che le persone arrivino alla persona di cui hanno bisogno. Tutte le informazioni provenienti dall'esterno sono accettate anche dal responsabile dell'ufficio, i cui compiti sono di distribuire correttamente i dati tra le unità.

Il lavoratore della professione data comunica anche con le persone che vengono prima all'organizzazione. E a volte è proprio questo contatto che è sufficiente, e non c'è bisogno di distrarre le persone di rango superiore. Il responsabile dell'ufficio può fornire le informazioni necessarie al visitatore o un documento. Se hai bisogno di un contatto con altre persone, determina un momento conveniente per tutti da ricevere.

Responsabilità immediate

Quindi, abbiamo capito chi è il responsabile dell'ufficio. compiti:

1. Lavora con la documentazione in entrata e in uscita. Sistemando tutte le lettere in arrivo (sia elettroniche che regolari), può fornire le risposte necessarie. Se è la competenza di altre persone, trasferisci al servizio appropriato.
2. È un collegamento tra visitatori e padroni. Registra visitatori, fissa appuntamenti, aiuta con la soluzione di problemi primari.
3. Tutte le telefonate e i fax arrivano prima al responsabile dell'ufficio.
4. Prepara i documenti necessari, come ordini, regolamenti, estratti.
5. Raccoglie le informazioni necessarie e fa report su di esso, prepara report analitici.
6. Anche la preparazione per riunioni e conferenze fa parte del suo mandato.
7. Responsabile delle apparecchiature per ufficio con tutti gli accessori necessari. Di conseguenza, mantiene una registrazione di routine della presenza e della necessità di valori materiali. Partecipa all'acquisto e all'accettazione della ricchezza.

Un responsabile d'ufficio, le cui responsabilità sono molto diverse, è, di fatto, il "padrone" dell'ufficio. Un sacco di lavoro giace sulle sue spalle, e l'intero lavoro dell'istituzione può fallire senza una guida adeguata e competente.

Come prendere un posto vacante?

Per ottenere un lavoro, la prima cosa che devi dire e mostrare al datore di lavoro chi sei. Per questo, vengono utilizzati vari questionari e curriculum.

Il curriculum del responsabile dell'ufficio, così come di un altro dipendente dell'ufficio, deve contenere punti base a cui si presta attenzione.

Principali punti del riassunto

1. Nome completo
2. Dettagli di contatto
3. Istruzione.
4. Esperienza e risultati.
5. qualità personali.

È desiderabile aggiungere qualcosa dai punti principali. Dovresti cercare di interessare un potenziale datore di lavoro in modo che dalla massa totale ti scelga.

Sebbene tale lavoro possa sembrare noioso in sé, il responsabile dell'ufficio non si impantanerà in una routine. La creatività e l'autosufficienza sono attese da una persona in questa posizione, pertanto presta immediatamente attenzione al relativo riepilogo.

Presentandoci

• Il curriculum del responsabile dell'ufficio, ovviamente, dovrebbe contenere i punti principali familiari a tutti. Ma anche il questionario monotono, tutti sono già stanchi. È particolarmente pericoloso usare i cliché che sono stati disturbati.
• Riassunto - questo non è niente come l'autopromozione. E il responsabile dell'ufficio è l'intera organizzazione. Per questo, prima di tutto, devi essere in grado di presentarti.
• Costituiscono questionari, di solito su un computer, e quindi dovrebbero essere decorati con cura. È consigliabile fare i sottotitoli, ogni idea di allocare un paragrafo separato. Con questo mostri la tua capacità di pensare in modo chiaro e logico.
• Non dovresti essere coinvolto in frasi lunghe, di norma non leggono fino alla fine e passano a un altro.
• Non aver paura di scrivere dei tuoi hobby, ma non allungarli per mezza pagina.
• Tuttavia, la cosa principale per un manager di ufficio è la disponibilità di alfabetizzazione, chiarezza e coerenza, quindi, scrivere un curriculum, scrivere senza errori, brevemente e al punto.
• Descrivere il tuo qualità personali Ricorda che il responsabile dell'ufficio deve essere socievole, essere in grado di trovare un contatto con qualsiasi persona e allo stesso tempo essere amichevole.

Che educazione è necessaria

Per ottenere un lavoro come responsabile di un ufficio, è meglio avere un'istruzione economica superiore. Ma anche se non hai un'università economica, e la posizione attrae, puoi ottenere una formazione su corsi speciali. In ogni caso, l'istruzione superiore è sempre valutata dal datore di lavoro più che secondaria, se non economica.

Inoltre, molte aziende hanno requisiti per le competenze linguistiche. Allo stesso tempo, sia la comunicazione libera che la lettura dei documenti, la loro traduzione è importante.

Naturalmente, il responsabile dell'ufficio è obbligato a comprendere le apparecchiature per ufficio e possiede perfettamente i programmi informatici necessari per il lavoro.

A causa del fatto che la posizione di responsabile dell'ufficio richiede la preparazione e la preparazione di vari documenti, è richiesta una conoscenza di base della giurisprudenza.

E se hai corsi di psicologia, questo aumenterà le possibilità di impiego. Dopo tutto, un dipendente in questa posizione comunica molto e viene chiamato a risolvere molte situazioni e conflitti discutibili.

Segretario o responsabile dell'ufficio: qual è la differenza

Dopo aver lavorato come "segretario", un manager di ufficio può essere la continuazione di una carriera. Qual è la differenza e quali sono le differenze tra il lavoro di queste due persone? Vediamo.

Sei un segretario se:

• Rispondi alle chiamate telefoniche.
• Tenere un registro di casi, riunioni e piani del capo dell'organizzazione.
• Impegnato nell'ordine e nel rilascio dei permessi.
• Sei responsabile di biglietti aerei, prenotazioni alberghiere, ecc.
• Preparare supervisore e visitatori di tè e caffè.
• Ricevi la documentazione in arrivo e ridistribuiscila.

Perché allora serve un responsabile dell'ufficio?

Questa è una sorta di passo avanti nella scala della carriera. Di norma, nelle grandi organizzazioni ci sono diversi manager e, di conseguenza, segretari. Previsto ampio lavoro. Il responsabile dell'ufficio è responsabile di loro e coordina le loro azioni.

Inoltre, coordina il lavoro del personale junior, come i lavoratori, i pulitori. Se la compagnia ha solo poche macchine, i driver sono subordinati ad essa.

Sulle spalle di un responsabile dell'ufficio, apparecchiature per ufficio: acquisto, cancellazione e conclusione di contratti di fornitura.