Lavoro d'ufficio presso l'impresa. Nomenclatura è?

Nel suo lavoro, qualsiasi impresa si occupa di una massa di documenti e documenti. La loro chiara classificazione è necessaria per la sistematizzazione, il controllo e anche per un processo decisionale efficace. Dopo tutto, se il reparto contabilità o il dipartimento del personale ha semplicemente compilato i documenti senza assegnare loro un numero e una data, sarebbe semplicemente impossibile ordinare gli ordini e i rapporti. E per trovare rapidamente nell'archivio di un caso particolare, abbiamo bisogno di una singola directory, che è la nomenclatura dei casi. Una nomenclatura è un elenco compilato di tutti i casi numerati.

Lo scopo della nomenclatura nell'impresa

Senza una chiara sistematizzazione negli archivi si creerebbe il caos. Poiché la nomenclatura è una componente importante del lavoro di qualsiasi impresa, è importante determinarne il valore.

1. Prima di tutto, è possibile cercare rapidamente il caso richiesto utilizzando il suo numero di serie o la data di registrazione. Tutte le informazioni su dove si trova questo o quel documento si possono trovare nella directory in cui tutto è raggruppato secondo un determinato attributo.
2. La nomenclatura viene utilizzata per assegnare una specifica targa al documento, in base al suo attributo. Ad esempio, tutto ordini di licenziamento può iniziare con le lettere PU, e le relazioni sull'imposta - ON.
3. La nomenclatura è il criterio principale nella selezione dei documenti che devono essere archiviati. Inoltre, le informazioni sulla nomenclatura possono essere utilizzate per distruggere la documentazione, se è scaduta.
4. Senza questa sistematizzazione sarebbe impossibile memorizzare file temporanei. Dovrebbero descrivere costantemente ciò che richiede molto tempo.
5. Indispensabile negli archivi.

Tipi di nomenclatura

La nomenclatura dei casi può essere presentata in tre forme: tipica, esemplare e individuale.

Uso tipico di tutti lo stesso tipo di impresa, ad esempio, dallo stesso settore. Tuttavia, non si applica a tutte queste imprese ed è un documento normativo.

Approssimativo è una raccomandazione per le organizzazioni impegnate in attività a singola industria.

Questi due tipi sono in fase di sviluppo. servizi pubblici lavoro d'ufficio e sono necessari per l'uso. Il più delle volte riguarda rubriche, titoli di documenti. Solo raramente è possibile apportare alcune modifiche alle specifiche dell'azienda.

La nomenclatura individuale degli affari è sviluppata esclusivamente all'interno dell'organizzazione. Viene utilizzato solo per la documentazione di scopo interno.

Elaborazione di una lista di classificazione

Se la nuova impresa non ha una nomenclatura di un'istituzione, si consiglia di iniziare a costruire il libro e l'elenco di classificazione il prima possibile. Questo può essere fatto in due modi principali: affidare l'implementazione del servizio del personale o un'organizzazione esterna specializzata nella conservazione dei documenti.

Nel primo caso, un vantaggio significativo è che è possibile sviluppare una nomenclatura esclusivamente per l'azienda, tenendo conto delle specificità della produzione e delle caratteristiche individuali. Ma il grande svantaggio è che non tutti gli specialisti delle risorse umane sanno come organizzare correttamente questo lavoro. Nel processo puoi commettere molti errori che porteranno alla perdita di documenti importanti.

E la seconda opzione è quella di invitare impiegati professionisti e pagare loro una tassa per elaborare una nomenclatura. Meno - devi spendere soldi. Inoltre, il lavoro verrà svolto in modo efficiente e rapido.

Fasi di formazione

Nel processo di costruzione di un elenco di documenti, è necessario passare attraverso diverse fasi principali, senza le quali la nomenclatura dell'organizzazione non sarà eseguita qualitativamente e non può essere utilizzata.

1. Nella prima fase, la nomenclatura è firmata dal dipendente responsabile dell'archivio.

2. Inoltre, il responsabile del servizio di registrazione dovrebbe familiarizzare con i materiali preparati e, se tutto è conforme alle norme, firmare.

3. Quindi la commissione di esperti dell'impresa concorderà la nomenclatura. Dopo l'incontro, viene redatto un protocollo.

4. Successivamente, la nomenclatura finita viene inviata per la revisione da parte della commissione di verifica dell'esperto dell'organizzazione di archiviazione interessata. Questo dovrebbe essere fatto una volta ogni 5 anni (questa fase non si applica alle organizzazioni che non si trasferiscono allo stato per l'archiviazione).

5. E il tocco finale - la firma del capo dell'organizzazione sul collo dell'approvazione.

Dopo aver completato con successo tutti e cinque i punti, la nomenclatura è pronta per l'uso.

Un esempio di elaborazione della nomenclatura

Poiché una nomenclatura è un elenco di documenti compilati in un certo modo, ha una struttura tipica. Prendiamo in considerazione un esempio di come dovrebbe apparire la classificazione in formato cartaceo o elettronico:

La visione generale della nomenclatura è presentata nella figura:

Alla fine dell'anno, una colonna separata viene compilata con il record del numero totale di casi istituiti trasferiti all'archivio, distrutti.