Periodo di conservazione dei documenti nell'organizzazione: è importante sapere

"Ascolta, buttiamo tutto via", mi ha detto il direttore, indicando un rack pieno di scatole di documenti 7 anni fa. E gli ho risposto: "Non è così semplice, a volte l'archiviazione dei documenti in un'organizzazione dura da diversi decenni". Il regista mi credeva, e la nostra carta straccia nativa continuava a raccogliere polvere sugli scaffali dell'archivio. Fino alla prossima volta - quando sorge la domanda sull'acquisizione di un nuovo rack, allora tutti selezioneremo e lasceremo solo quei documenti il ​​cui periodo di archiviazione nell'organizzazione non è ancora scaduto.

Quanta documentazione dovrebbe essere archiviata?

La necessità di conservare i documenti è indicata dalla legge federale del 22.10.2004 N 125-ФЗ "sugli affari archivistici nella Federazione russa". Inoltre, ci sono tre liste che approvano i periodi per mantenere i documenti nell'archivio per le persone giuridiche pubbliche e private in vari sfere di attività. La documentazione delle società per azioni dovrebbe essere archiviata in conformità con i regolamenti sulla procedura e le condizioni di conservazione dei documenti delle società per azioni, approvate. Risoluzione della Commissione federale per il mercato dei valori mobiliari della Federazione russa del 16 luglio 2003 n. 03-33 / ps.

Periodi specifici per la conservazione dei record

La shelf life più breve è 1 anno, il massimo è 75 anni. Non li chiamerò per nome per ogni documento, che sono molti. Oltre alle scadenze fissate per documenti comuni, come documenti personali, finanziari, contabili, fiscali ed elettronici, l'organizzazione ha il proprio periodo di conservazione della carta per le carte in vari settori dell'industria, della medicina e della sicurezza. Considerare i periodi durante i quali devono essere conservati i documenti più comuni che esistono in qualsiasi organizzazione.

Condizioni di custodia di documenti comuni

I seguenti periodi di archiviazione dei documenti nell'azienda iniziano con la fine dell'anno di riferimento o l'anno in cui sono stati emessi i documenti. Documenti costitutivi, licenze, brevetti, transazioni passaporto non soggetto a distruzione e deve essere mantenuto in modo permanente.

Documenti del personale:

• orari del personale - costantemente;
• conferma dell'incidente dell'incidente - 45 anni;
• confermando l'insorgere di malattie professionali - 75 anni;
• affari personali del dipendente - 75 anni;
• tutti i documenti relativi alle attività del dipendente in condizioni di lavoro speciali - 75 anni.

Documenti finanziari:

• avere informazioni sul calcolo e il pagamento delle tasse - 4 anni;
• confermando le spese sostenute in relazione alla formazione dei dipendenti - durante l'intero periodo di formazione più un altro 1 anno e non meno di quattro anni;
• confermando l'ammontare delle perdite sostenute per il futuro - durante l'intero periodo mentre la base imponibile è ridotta dalla perdita trasferita;
• confermando i calcoli dei contributi assicurativi a fondi fuori bilancio - 6 anni;
• I certificati EDS devono essere conservati per altri 5 anni dopo la fine dell'anno in cui scade il certificato;
• accettato nella FSS tramite canali di comunicazione elettronica, un calcolo effettuato in 4-FSS e una ricevuta per la sua ricevuta - 5 anni;
• documenti contabili che comunicano contabilità e rendicontazione - 5 anni;
• assegni circolari, registri di cassa, unità di memoria fiscale, nastri di controllo elettronico, altre forme che confermano i pagamenti in contanti - 5 anni;
• versione del passaporto del PCC - per l'intero periodo in cui il passaporto è valido.

L'archiviazione dei documenti nell'organizzazione in alcuni casi può essere determinata dalla persona giuridica stessa, ma non possono essere inferiori ai periodi specificati in atti legislativi.

Come rastrellare i detriti di carta?

Nel tempo, l'organizzazione accumula un'enorme quantità di documentazione. Per non impantanarsi nei documenti, è necessario creare una commissione (di solito composta da tre persone), che conduca un esame dell'argomento del valore e smonta i documenti nelle seguenti categorie a seconda dei periodi in cui i documenti sono archiviati nell'organizzazione per loro:

• soggetto a deposito permanente negli archivi dell'entità statale;
• documenti che devono essere conservati per più di 10 anni negli archivi di una persona giuridica;
• che deve essere temporaneamente memorizzato non più di 10 anni nell'archivio dell'unità;
• documenti autorizzati a essere distrutti alla data di scadenza.

La procedura per la distruzione di documenti

Quando i documenti vengono distrutti, viene redatto un atto. Non esiste una forma standardizzata per tali atti, è redatta in forma libera, fissata per ordine della testa. Dovrebbe indicare non solo il nome e tutti i dettagli dell'organizzazione, ma anche, di solito sotto forma di tabella, i nomi dei documenti (casi), il periodo in cui sono stati creati, il numero di fogli o, se il volume del caso sotto un unico nome è grande, il numero di volumi . Nello stesso atto, è possibile aggiungere colonne della fattura per la ricevuta di trasferimento dei documenti per la distruzione.