La nomenclatura dell'organizzazione. Tipi di nomenclatura. Nomenclatura tipica degli affari

La nomenclatura degli affari dell'organizzazione sarà normalmente regolata per tutto il quarto trimestre di ogni anno. Di norma, se l'impresa è stabile, il risultato di tale processo è un leggero perfezionamento e, possibilmente, alcune aggiunte minori, il cui bisogno è diventato chiaro nel periodo corrente. Questo tipo di documento è di natura pianificata, dal momento che presuppone che il suo ideatore, almeno approssimativamente, immagina il periodo successivo del lavoro dell'azienda, la direzione del suo sviluppo e altri elementi che potrebbero richiedere un chiarimento. In molti casi, la nomenclatura viene compilata una sola volta e richiede revisioni secondarie, nemmeno ogni anno, ma ogni 5 o 10 anni. Questo documento è considerato correttamente redatto e tiene conto di tutte le possibili funzionalità di sviluppo. Sfortunatamente, non tutte le organizzazioni hanno questo campo di attività permettendoti di fare previsioni a lungo termine con assoluta precisione.

Scopo della nomenclatura

La compilazione di una nomenclatura dei casi ha l'obiettivo di consolidare chiaramente una certa struttura di documenti aziendali e raggrupparli in base a determinate caratteristiche. Stanno andando a casi concreti, che sono anche noti come "complessi primari". Il principale fattore in questa associazione sono i titoli, che devono essere chiari a tutte le parti interessate il più possibile. L'intero complesso di misure è chiamato "caso di formazione". Successivamente, diventa possibile registrare documenti, sistematizzarli, velocizzare la ricerca dei documenti necessari e garantire la loro sicurezza per un certo periodo di tempo. La nomenclatura degli affari di un'istituzione, organizzazione o altra entità legale è spesso il punto di partenza per lo sviluppo di altri tipi di classificatori che potrebbero essere necessari per un lavoro futuro di alta qualità. Tra l'altro, questo tipo di documento può diventare la base per l'invio di documenti all'archivio, la loro distruzione e altri tipi di elaborazione, che possono essere necessari solo nel corso dell'attività della società. Se in una società privata o in un'impresa, la nomenclatura non può essere compilata affatto o compilata in modo molto contingente, quindi per le imprese o le istituzioni statali, è un documento molto importante che deve essere obbligatorio per partecipare al procedimento.

Vista strutturale

La nomenclatura degli affari - il documento che è diviso in diversi tipi principali. Uno di questi è solo una visione strutturale. Ciò implica che tutta la separazione della documentazione avverrà esclusivamente in base al principio di cui un particolare dipartimento o organizzazione proviene. La caratteristica principale della registrazione in questo caso è l'obbligo di tenere conto delle peculiarità dell'organizzazione. Cioè, è necessario comprendere il significato di alcuni dipartimenti. Una tale nomenclatura degli affari dell'organizzazione, un campione della quale è presentata nella tabella seguente, di solito inizia con l'unità stessa che è responsabile della stesura di questo documento. Il motivo è molto semplice: questa carta apparentemente abbastanza ordinaria può diventare la pietra angolare di tutti i processi che avvengono in azienda. Naturalmente, è molto importante. E se è così, allora il suo dipartimento costituente è degno di nota per il suo significato accresciuto. Successivamente, le restanti divisioni, per quanto importanti, finiscono con le strutture più insignificanti che non svolgono un ruolo speciale nelle attività della società, come organizzazioni pubbliche o sindacati.

Un esempio di opzioni di compilazione corrette e non corrette:

Come puoi vedere, un sistema abbastanza chiaro è costruito nella colonna di sinistra. È nella segreteria che si formano la maggior parte dei documenti. Incluso qui e la nomenclatura dell'organizzazione. Nei frame viene eseguita la selezione di tutte le altre persone che lavoreranno in azienda, quindi la sua importanza non può essere ignorata. La contabilità è molto importante, perché è lei che è responsabile del lavoro con i soldi. Quindi tutti i dipartimenti che guadagnano denaro o contribuiscono a fare soldi possono andare oltre. Alla fine c'è una struttura che, dal punto di vista dell'azienda, non è affatto necessaria (anche se i dipendenti potrebbero non essere d'accordo con questo). Non guadagna denaro e entra nella compagnia solo a spese, chiedendo salari più alti, fornendo migliori condizioni di lavoro e così via. La colonna di destra è disposta in ordine alfabetico, il che è inopportuno e sbagliato.

Visione della produzione e dell'industria

Questo tipo implica che il compilatore si concentrerà principalmente sul tipo di attività a cui appartiene questa o quella carta. È uno dei tipi più comprensibili che la nomenclatura degli affari di un'organizzazione può assumere. Un esempio può sembrare un elenco di attività risolte da un'azienda, divise per colonne. In primo luogo può essere "Organizzazione dell'attività", seguita da "Gestione del personale e del personale" e così via. Con i nomi è possibile capire immediatamente quali documenti possono essere trovati in un caso particolare, che è uno dei compiti di formazione della nomenclatura. Va notato che è proprio questa opzione che è una delle più difficili lungo il cammino, dal momento che non tutti hanno una immaginazione e una comprensione così sviluppate di tutti, anche le più piccole sfumature del lavoro dell'azienda. Con un tale sistema, i primi anni la nomenclatura è un documento molto frammentato, che gradualmente si costruisce in una struttura elegante, comprensibile a tutte le parti interessate.

Vista funzionale

Questa vista è la più semplice. La nomenclatura degli affari a scuola viene spesso creata esattamente in questo modo. La sua essenza sta in ciò a cui si riferisce il documento e chi lo ha creato. Cioè, se nel caso precedente, è stata posta una maggiore enfasi su quale settore di attività a cui appartiene questo o quel documento, in questo caso, importa di più ciò che fa o chi lo ha creato. Ad esempio, "Record Keeping" può essere in primo luogo, "Guida" può continuare e così via. Il principale svantaggio di questo approccio è la sua piccola convenienza. In contrasto con le due opzioni precedenti, con una tale soluzione del problema, non è sempre possibile trovare i documenti necessari esattamente dove, dal punto di vista di una determinata persona, devono essere.

Nomenclatura individuale

Sotto questo tipo appare la nomenclatura degli affari di un dipartimento, divisione o qualche altra struttura che esiste nell'organizzazione. Cioè, questo è un elenco specifico di documenti con cui lavorano qui e da nessun'altra parte. È il più specifico possibile e spesso cambia, poiché anche i nomi e i tipi di documenti con cui le persone lavorano cambiano costantemente in una direzione o nell'altra. La compilazione di una nomenclatura degli affari di tale varietà per la maggior parte viene assegnata direttamente allo staff di questo particolare reparto, poiché solo loro hanno l'opportunità di valutare cosa e in quale ordine dovrebbe essere localizzato. Viene creato sulla base del modulo standard, obbligatorio per tutti i reparti o alcuni di essi.

Nomenclatura tipica degli affari

Questa è la base delle basi. Comprende sottosezioni e sezioni di base, con l'esempio di cui altri dipartimenti creeranno i propri documenti più estesi e simili. Questa nomenclatura è obbligatoria per l'uso da parte di tutte le persone che lavorano in un modo o nell'altro con la documentazione. Ma per crearlo, è necessario un certo punto di partenza, sulla base del quale il resto crescerà. Questo documento è una nomenclatura approssimativa di casi.

Nomenclatura approssimativa

Essenzialmente, questo documento è una bozza usata dallo staff della segreteria (o da qualsiasi altro dipartimento simile) per creare un proprio documento simile. Nella maggior parte dei casi, vengono presi in considerazione determinati dati medi, comuni a tutti gli esempi, che sono condizionati in base alle esigenze dell'organizzazione attuale. Quindi, tenendo conto di quello esistente, la persona responsabile riceve le informazioni necessarie dalle divisioni strutturali interessate, la studia e sulla base di tutto ciò crea un documento come una tipica nomenclatura dei casi. Immediatamente e da zero per renderlo quasi impossibile. Spesso, in molte aziende di nuova costituzione, la struttura e le altre caratteristiche di questo documento cambiano più volte fino a quando viene scelto quello ottimale e più conveniente, non solo per una determinata persona, ma per tutti i dipendenti nel loro insieme.

Dati per lo sviluppo

L'intera procedura di creazione di una nomenclatura può essere creata sulla base di tre documenti di base che, in un modo o nell'altro, sono collegati ad esso. Il primo è un elenco di documenti di archiviazione standard di gestione, che è stato approvato dal Ministero della Cultura nell'agosto 2010 con il numero 558. Il secondo documento è un elenco di NTD di archivio tipici approvati dallo stesso organismo nel luglio 2007. Ha il numero 1182. L'ultimo documento utile - le regole di base degli archivi delle organizzazioni. È stato approvato il 06.02.2002. Grazie alle informazioni che vengono presentate nelle norme statali sopra menzionate, può essere fatta una nomenclatura approssimativa o tipica. Inoltre, sulla loro base, ogni dipartimento crea il proprio documento simile. Ad esempio, per il capo contabile sarà la nomenclatura degli affari del dipartimento contabilità e così via. L'impiegato, dopo aver raccolto tutti i documenti preparati, inizia ad analizzarli. Su questa base, viene creata una nomenclatura generale per l'organizzazione nel suo complesso.

La sequenza di sviluppo della nomenclatura

L'intero processo di formazione di un documento può essere suddiviso in quattro fasi principali. Selezione dello schema e del tipo ottimale, scrittura delle intestazioni insieme ai termini, disposizione delle intestazioni nel modo giusto, che è descritta sopra, e l'ultima è la formazione finale e l'approvazione. Ad esempio, abbiamo bisogno di una nomenclatura degli affari del dipartimento del personale. Per prima cosa, definiamo esattamente come apparirà. Supponi di aver selezionato una vista funzionale. Basato su di esso crea intestazioni. Non è necessario trovarsi immediatamente nell'ordine corretto, ma è consigliabile inserire immediatamente i periodi di archiviazione (in alcuni casi possono anche essere orientati). Quando ciò è fatto, prendiamo le informazioni create e logicamente organizziamo come importante. Di conseguenza, otteniamo uno schema coerente, che viene lasciato solo per eseguire correttamente e firmare con la direzione. È meglio chiarire qualsiasi punto di contesa con le persone interessate in modo che i documenti apparentemente identici non cadano in una riga, essendo, infatti, completamente diversi nel loro scopo, forma, preparazione e ancor più - in termini di vita di servizio.

Caratteristiche del design

In generale, il design stesso non è niente di complicato. Alcune modifiche o aggiunte sono consentite, ma è abbastanza conveniente utilizzare il modulo di base, che non è difficile da trovare. La nomenclatura degli affari dell'organizzazione deve contenere il nome del documento stesso, l'organizzazione, il numero di registrazione e la data, l'anno per il quale è stato approvato e il campo per la gestione in cui può firmare con la firma "Approva". Questo è tutto indicato nel cap. Segue una lista con campi corrispondenti e altre informazioni simili.

Tabella dei campioni della nomenclatura:

Alla fine della firma apposta della persona che era responsabile della creazione del documento e del suo leader. Come puoi vedere, qui non c'è nulla di complicato. La cosa principale è scrivere le intestazioni correttamente e correttamente determinare la durata di conservazione. Come detto sopra, le modifiche sono consentite. Ad esempio, in alcuni casi, il campo "Marchi" potrebbe non essere sufficiente. Il creatore della nomenclatura può ritenere che diverse altre colonne possano essere necessarie per l'efficienza del suo uso. In sostanza, potrebbero essere simili agli stessi "Marchi", ma le informazioni saranno indicate più specifiche, come una persona responsabile, il periodo per la sostituzione delle copie con gli originali o qualcos'altro come quello. Qui è completamente e interamente dipendente sia dall'azienda stessa che dal creatore della nomenclatura, dalle sue conoscenze, caratteristiche e abilità.

Il risultato

La nomenclatura degli affari dell'organizzazione è un documento importante necessario per il suo lavoro efficiente e di alta qualità. Soprattutto in termini di flusso di lavoro. Può essere suddiviso in diversi tipi e tipi, ognuno dei quali ha le sue caratteristiche e può essere sia conveniente che scomodo in una determinata situazione. La formazione della nomenclatura non è particolarmente complessa, ma richiede un approccio attento e ponderato, indipendentemente dalla forma o dal tipo scelto. Il processo di creazione è principalmente legato alla formulazione delle intestazioni e alla definizione del periodo di conservazione per la documentazione. Tutti i tipi di articoli devono essere concordati per iscritto con la direzione al fine di evitare possibili problemi in futuro. Tutte le persone che, in un modo o in un altro, lavorano con i documenti sono tenute a prendere in considerazione le specificità della formazione del caso e le informazioni specificate nella nomenclatura pertinente. L'approccio corretto, accurato e attento alla creazione di questo documento facilita enormemente l'ulteriore lavoro di ciascun dipartimento e dell'organizzazione nel suo insieme, il che, a sua volta, ha un effetto positivo sulla performance economica e sull'efficienza lavorativa.