I requisiti dei documenti sono ... Requisiti per la registrazione dei requisiti dei documenti

In circolazione civile vengono utilizzati vari tipi di documenti ufficiali. I requisiti dei documenti sono i loro attributi intrinseci. Eseguono diverse funzioni. Considerare ulteriormente la composizione dettagli dei documenti.

Informazioni generali

Per documenti diversi fornisce un numero diverso di dettagli. Il loro insieme dipende dallo scopo dell'atto, dal suo scopo. Per molti documenti, il numero di dettagli è limitato. Alcuni attributi sono stabiliti da leggi e regolamenti. I dettagli della registrazione dei documenti sono rigorosamente regolamentati.

Elenco di articoli di base

I moduli e i dettagli dei documenti sono stabiliti dagli standard statali e approvati dal governo. I seguenti elementi sono forniti in GOST R 6.30-2003:

1. Stemmi della Federazione Russa o il soggetto.
2. Marchio o emblema dell'impresa.
3. Codice dell'organizzazione
4. BIN.
5. INN / KPP.
6. Codice del modulo
7. Il nome dell'organizzazione.
8. Riferimenti.
9. Il nome del tipo di documento.
10. Data di compilazione
11. Numero di registrazione della carta.
12. Luogo di creazione / pubblicazione.
13. Destinatario.
14. Link a data e numero del documento.
15. Risoluzione.
16. Approvazione Grif.
17. Titolo del testo.
18. Coordinamento Grif.
19. Testo.
20. Marchio di controllo.
21. Firma.
22. Segna delle applicazioni.
23. Stampa timbro.
24. Contrassegnare al ricevimento / esecuzione del documento e inviarlo al caso.
25. Approvazione del visto
26. Marchio di certificazione dell'istanza / ricevuta di una copia digitale.
27. ID.
28. Segna l'esecutore.

Ogni carta ha il proprio insieme di elementi.

Quadro normativo

Gosstandart definisce la posizione di ciascun elemento. È fissato secondo le tradizioni della sequenza di documenti di riempimento e di lettura. collocamento stemma della Federazione Russa effettuato in conformità con la legge federale n. 2. Il simbolo delle regioni è indicato sui moduli in conformità con gli atti normativi dei soggetti. L'emblema dell'impresa (marchio di fabbrica) è posto in conformità con le disposizioni della carta. Il codice dell'organizzazione deve essere indicato in base all'OKPO. OGRN, INN / KPP è fornito in conformità con i documenti emessi dal servizio fiscale.

Requisiti per i dettagli di registrazione dei documenti: nome dell'azienda

Gli elementi, attraverso i quali l'identificazione di entrambi i giornali stessi, e dei loro autori e destinatari, sono definiti come i dettagli dei documenti. Significa che il nome dell'impresa è il loro attributo essenziale. È indicato in stretta conformità con le informazioni contenute nei documenti costitutivi. Sopra il nome della società, inserire il nome (abbreviato o completo) del corpo genitore (se disponibile). La scrittura è effettuata in russo.

Il nome abbreviato è indicato sui moduli, se è fissato da documenti costitutivi. Il nome dell'ufficio di rappresentanza, ufficio territoriale, filiale è indicato solo se questa unità agisce come autore. È collocato sotto il nome dell'organizzazione principale.

riferimenti

I requisiti dei documenti sono informazioni sui redattori degli atti. Per questi attributi, è possibile trovare la posizione dell'organizzazione, i suoi dettagli di contatto: telefono, fax, e-mail. mail e così via. La scelta di un set di informazioni di riferimento viene effettuata dall'azienda stessa. Tuttavia, in ogni caso, le informazioni di base sull'indirizzo (con un codice di avviamento postale), telefono / fax dovrebbero essere incluse nei dettagli dei documenti. Ciò è necessario per garantire il feedback da parte dei consumatori, autorità di controllo, utenti, partner.

data

I requisiti dei documenti sono informazioni accurate sulla data del loro completamento. È un numero di calendario quando la carta è stata firmata. Se viene fatto un protocollo, la sua data sarà il giorno della riunione, l'atto - il giorno dell'evento.

Questo puntello è realizzato usando Numeri arabi Allo stesso tempo viene stabilita una determinata sequenza: giorno, mese e anno. Consentito di usare le parole quando si fa una data. Ad esempio, 1 gennaio 2016

Numero di registrazione

Include diversi oggetti. In esso, in particolare, vi è un numero di serie, integrato da un indice del caso in conformità con la nomenclatura, informazioni sull'artista, corrispondenti e così via.

Accade che diverse organizzazioni compongano insieme un documento. In questo caso, il numero di registrazione include gli indici di entrambe le società (istituzioni). Sono indicati attraverso una linea obliqua nello stesso ordine che gli autori citano.

Luogo di pubblicazione / compilazione

È indicato nel caso in cui non possa essere determinato dalle informazioni incluse in altri dettagli dei documenti. Questo, in particolare, il nome dell'azienda e le informazioni di base. Luogo di pubblicazione / compilazione è indicato secondo la divisione amministrativo-territoriale adottata. Può includere solo abbreviazioni generalmente accettate.

destinatario

Come può essere l'intera organizzazione nel suo complesso o la sua unità strutturale separata, così come i funzionari. Il destinatario potrebbe essere un privato. Se la carta viene inviata a un funzionario, le iniziali sono indicate prima del suo cognome.

Il nome dell'unità o dell'organizzazione è dato in caso nominativo e posizioni - nel dativo. Quando si invia la carta a diversi istituti o filiali / uffici di rappresentanza simili, questi sono indicati in generale.

È consentito il centraggio di ciascuna riga del destinatario rispetto al più lungo di essi. Il documento non deve superare i 4 destinatari. Prima del secondo e dei successivi destinatari la parola "copia" non è specificata. Se ce ne sono più di 4, viene compilata una mailing list.

Come parte del requisito "destinatario" è consentito includere l'indirizzo postale. I suoi elementi sono specificati nella sequenza stabilita dalle regole per la fornitura di servizi postali. Se il destinatario è un'organizzazione, il contenuto dei dettagli del documento sarà il seguente: nome dell'azienda, quindi indirizzo postale. Se persona fisica - cognome e iniziali, e quindi luogo di residenza.

approvazione

I requisiti del documento sono vari marchi, francobolli e visti. L'approvazione della carta è effettuata da funzionari autorizzati o da una legge speciale. I dettagli del documento che conferma l'accordo con la persona o il dipartimento interessati includono:

1. Dipendente responsabile del lavoro.
2. La parola "affermare". È specificato senza virgolette.
3. Firma del dipendente, sue iniziali e cognome.
4. Data di approvazione

Se la carta è concordata con più persone, le loro firme sono sullo stesso livello. Se il documento è confermato da una decisione, protocollo, decreto, ordine, la parola "Approvato", il nome dell'atto in questione, il suo numero e la data devono essere inclusi nell'avvoltoio. Questo puntello si trova nell'angolo in alto a destra.

testata

Include una breve descrizione del documento. Il titolo dovrebbe essere coerente con il nome del tipo di carta. Può rispondere alle seguenti domande:

1. Che dire? Di chi? Ad esempio: "Ordine sulla creazione della commissione di inventario".
2. Cosa? Chi? Ad esempio: "Job description engineer".

Se il documento viene rilasciato su un modulo, in formato A5, è consentito non specificare il titolo.

testo

È compilato nella lingua di stato della Russia o nelle lingue nazionali delle regioni. Questa parte del documento può essere presentata sotto forma di testo, questionario, tabella o complesso di questi elementi. Ci sono un certo numero di caratteristiche che dovrebbero essere considerate:

1. Se il testo è presentato sotto forma di tabella, alle sue righe e colonne vengono assegnati dei nomi. Sono specificati nel caso nominativo.
2. I sottotitoli dovrebbero essere coerenti con i titoli.
3. Se la tabella occupa più di un foglio, le colonne sono numerate e solo i numeri sono indicati nella seconda e nelle pagine successive.
4. Quando si compila un questionario, i nomi delle caratteristiche con cui l'oggetto è caratterizzato sono espressi da nomi nel caso nominativo o nella frase che contiene il verbo del 2 °. pl. h nel tempo presente o passato.
5. Il testo collegato, di norma, include due parti. Nella prima sezione sono indicati i motivi, le ragioni e gli obiettivi del documento. La seconda parte è considerata definitiva. Contiene richieste, conclusioni, decisioni, raccomandazioni, suggerimenti. Il testo può essere costituito solo dalla parte finale. Ad esempio, negli ordini viene dato solo l'ordine, senza una dichiarazione.
6. Nei dettagli obbligatori del documento preparato sulla base di atti emessi da altre organizzazioni o creati nella stessa impresa in precedenza, includere informazioni sulle fonti originali. In particolare, sono indicati il ​​loro nome, il nome della persona giuridica-autore, la data, il numero di registrazione e il titolo.
7. Se il testo contiene diverse conclusioni, decisioni, ecc., Può essere suddiviso in sottosezioni, sezioni, paragrafi. Sono separati in numeri arabi.

Caratteristiche di informazione

I dettagli della registrazione dei documenti vengono eseguiti in base a regole speciali. In particolare, in atti di strutture collegiali, il testo è esposto dalla terza persona singolare. Ad esempio, "l'assemblea generale ha deciso / deciso". Negli atti di organizzazioni che lavorano sul principio di unità di comando, così come nei documenti inviati alla leadership, il testo viene esposto dal 1 °. u numero. Ad esempio, "Offro", "Ordino", "Chiedo". Negli atti congiunti, il testo è della prima persona mn. numero. Ad esempio, "deciso", "ordinato". Allo stesso modo, il testo dei protocolli. Negli atti che stabiliscono i doveri e i diritti delle organizzazioni, le loro divisioni, oltre a includere una valutazione / descrizione di fatti o conclusioni, il contenuto è dato dalla terza persona plurale o singolare. Ad esempio, "il dipartimento svolge le funzioni", "la commissione ha stabilito". In lettere il testo può essere dichiarato:

1. Dal 1 °. pl. numero. Ad esempio, "per favore invia".
2. Dal 1 °. u Ad esempio, "evidenziare", "considerare necessario".
3. Dall'unità di 3a persona numero. Ad esempio, "il dipartimento non si oppone".

Collegamenti alle applicazioni

Alla fine del testo indica un elenco di documenti di accompagnamento. Il marchio corrispondente può essere realizzato in questo modo: "Applicazione: su 3 litri In 2 copie." Se non ci sono riferimenti nel testo, l'elenco contiene il nome del documento di accompagnamento, il numero di fogli e copie. Se le applicazioni sono cucite, il numero di pagine non è indicato.

Nel caso in cui sia allegato un documento, che è anche accompagnato da un atto, le informazioni corrispondenti devono essere presenti nel marchio. Nell'allegato agli ordini, ordini, regolamenti, istruzioni, regole, decisioni, disposizioni sul primo foglio indicano il suo numero. Dovrebbe essere nell'angolo in alto a destra. Assomiglia a questo: "Appendice n.". Indica anche il nome dell'atto amministrativo, la sua data e il numero di registrazione.

Inoltre

Ogni documento in entrata è registrato dall'organizzazione. Nel segno indicare il prossimo numero e la data. Se necessario, apporre minuti e ore di ammissione. Autorizzato a timbrare sotto forma di timbro.

Attualmente, i documenti elettronici sono ampiamente distribuiti. L'identificativo della copia digitale del documento è il segno, che è posto nell'angolo in basso a sinistra di ogni pagina. Contiene il nome del file, la data e altre informazioni di ricerca fornite dall'organizzazione.