Assistente responsabile: doveri e requisiti

Il vicedirettore è una posizione che è presente nella struttura del personale di quasi tutte le grandi e medie imprese russe. Spesso, i professionisti con una posizione appropriata sono considerati segretari con una gamma molto limitata di funzioni e responsabilità. Ma questo è un approccio completamente errato per comprendere le specifiche del post in questione. L'assistente manager può essere dotato della più ampia gamma di poteri. I requisiti per le sue qualifiche e competenze possono essere molto alti. Qual è la specificità della posizione in questione? Quali sono i diritti e i doveri tipici di un assistente manager in un'azienda russa?

Le specifiche della posizione

Qual è questa posizione - "assistente manager"? Responsabilità di un tale dipendente - che cosa sono? Nella maggior parte dei casi, il post "assistente manager" si riferisce alla segretaria. In rari casi, questa frase indica la posizione del vicedirettore - ma questo è tipico, di norma, per le piccole imprese. Nelle imprese più o meno grandi, i compiti di un assistente personale di un manager si riducono principalmente alle funzioni di segreteria. Cosa esattamente? Prima di tutto, è il lavoro d'ufficio, il lavoro con la corrispondenza, la soluzione di compiti legati all'organizzazione di vari incontri e altri eventi in cui il capo dell'azienda è direttamente coinvolto. Doveri di segreteria (Assistente) Manager include quasi sempre anche la ricezione di chiamate telefoniche in ufficio.

In alcuni casi, la posizione corrispondente è differenziata in diverse varietà. Pertanto, i segretari che svolgono principalmente attività tecniche - ricevendo chiamate telefoniche, elaborazione della corrispondenza, ecc., Sono indicati come referenti. A loro volta, quei professionisti che sono responsabili dell'organizzazione di eventi e lavoro d'ufficio sono chiamati direttori d'ufficio. C'è un punto di vista che per un posto come assistente manager, si assume che doveri e poteri siano più ampi rispetto a quelli tipicamente di segreteria. In particolare, tale può essere espresso nella necessità di partecipare personalmente agli eventi a cui partecipa il responsabile delle parti sociali, trattative commerciali vacanze. L'assistente in questo caso può essere responsabile per le presentazioni che il manager ha preparato, o per la componente dell'immagine di partecipazione all'evento del suo superiore. Si può notare che nelle cartelle di lavoro, la posizione di assistente manager è spesso indicata come "segretaria".

Requisiti per l'assistente manager

Consideriamo un aspetto simile ai requisiti tipici dei candidati per la posizione di "assistente manager". I doveri che il dipendente dovrebbe svolgere nella posizione rilevante richiedono determinate capacità e qualifiche. Il loro elenco specifico è in gran parte determinato dalla specificità del lavoro delle attività del segretario. Quindi, se l'attività dell'assistente manager corrisponderà principalmente alla posizione dell'assistente, i requisiti in questo caso non saranno così rigidi: istruzione secondaria, esperienza lavorativa minima, competenze di base nel lavoro con PC e apparecchiature per ufficio. A sua volta, se alcune funzioni manageriali rientrano nelle competenze del vicedirettore, l'elenco dei requisiti in questo caso sarà maggiore e le responsabilità lavorative implicheranno un livello di qualifica più alto del candidato per la posizione di segretario.

Un tipico insieme di competenze che un assistente manager dovrebbe possedere nella maggior parte dei casi è: conoscenza delle lingue straniere comuni, conoscenza di programmi informatici popolari per lavorare con documenti, immagini e presentazioni. Un aspetto importante dei requisiti di qualificazione per gli assistenti è la qualità personale. Questi sono solitamente attribuiti a cortesia, attenzione, buona volontà, responsabilità, disponibilità a risolvere nuovi problemi. L'intervallo di età preferito di un candidato per la posizione di assistente manager in molte organizzazioni è 18-35 anni. Ma, naturalmente, ci sono imprese che apprezzano particolarmente l'esperienza del dipendente e quindi accettano volentieri persone molto più anziane.

Molte aziende, tuttavia, preferiscono assumere per un lavoro che presuppone l'esecuzione di funzioni che sono caratteristiche di un assistente manager, specialisti senza molta esperienza. Ciò può essere dovuto alle specifiche del segmento di business in cui opera la società. In alcuni casi, è meglio addestrare un dipendente a lavorare in un'azienda che, relativamente parlando, ha aperto la prima produzione russa di microprocessori per smartphone e tablet, da zero, immergendosi in tutte le sfumature necessarie di un segmento di business ad alta tecnologia piuttosto che tentare di spiegare a una persona esperta che i vecchi metodi di risoluzione le attività in alcuni casi non funzionano.

Principali responsabilità

Consideriamo più in dettaglio la descrizione di una tale posizione come assistente manager, doveri. Sopra, abbiamo notato che quelli sono in gran parte limitati alle funzioni di segreteria. Ma questo non è sempre il caso. Capita spesso che l'assistente manager di un'azienda, soprattutto quando si tratta di una grande organizzazione, sia coinvolto nell'adozione della chiave decisioni di gestione. Può accompagnare i discorsi in cui è coinvolta la testa - e non solo nell'aspetto tecnico, ma anche collegarsi ai dialoghi pertinenti, dare opinioni e consigli.

In un certo numero di casi, il manager può delegare alcune delle sue funzioni al suo assistente, ad esempio, in termini di informazione del personale dell'impresa su eventuali decisioni di gestione significative. Naturalmente, il dipendente nel posto in questione svolge spesso mansioni connesse al garantire il conforto delle attività del suo superiore - in termini di garanzia di un microclima ottimale nel suo ufficio, c'è sempre, relativamente parlando, tè fresco, in modo che l'attrezzatura principale utilizzata dalla testa sia stabile E ha funzionato.

Modalità di funzionamento

Quindi, ora sappiamo cosa caratterizza una posizione come assistente manager, responsabilità lavorative. Il nostro prossimo compito è studiare le specifiche del lavoro del dipendente nella posizione appropriata. Ovviamente, in generale, l'assistente svolge le sue funzioni secondo il programma stabilito dal CF, cioè entro un giorno lavorativo di 8 ore, 5 giorni alla settimana. Ma in pratica sono possibili notevoli deviazioni dal regime corrispondente. Tali scenari possono essere caratteristici di una tale posizione come assistente manager con responsabilità aggiuntive.

Il fatto è che uno specialista che lavora in questa posizione può essere coinvolto non solo negli affari della sua azienda, ma anche nella risoluzione di problemi che non sono direttamente collegati alle attività aziendali interne. Pertanto, un assistente con l'autorità appropriata può essere inviato per viaggi di lavoro, seminari e conferenze. Un dipendente può anche svolgere determinate mansioni di intermediario tra il suo manager ei dirigenti che lavorano in altre organizzazioni, ad esempio, in termini di circolazione dei documenti o di implementazione di progetti comuni. Il programma di lavoro per risolvere tali problemi, ovviamente, potrebbe essere lontano da quanto previsto dal Codice del lavoro. In effetti, diventa non normalizzato, spesso più allungato rispetto alle 8 ore standard.

Descrizione del lavoro

Considera come la descrizione del lavoro può sembrare un assistente manager. La struttura del documento pertinente, di norma, inizia con disposizioni generali. Possono indicare che l'assistente manager appartiene alla categoria professionale. Pertanto, già a livello di una fonte locale di diritto, una società può stabilire che una persona nella posizione in questione non è un manager (non un vicedirettore). Con alta probabilità - una segretaria o, per esempio, un assistente personale di un manager con responsabilità aggiuntive.

Assistente di descrizione del lavoro: disposizioni generali

Nelle "Disposizioni generali" della descrizione del lavoro può essere presente anche la lingua che riflette i requisiti di qualificazione per lo specialista. Ad esempio, l'assistente manager deve avere una formazione professionale e qualche esperienza lavorativa. A volte nella stessa parte della descrizione del lavoro è fissato lo scopo del business in cui una persona è desiderabile avere esperienza nel fare affari.

Le "Disposizioni generali" fissano le competenze chiave del dipendente. Possono essere espressi nei requisiti di conoscenza della struttura della gestione aziendale, delle politiche interne ed esterne dell'azienda-datore di lavoro, dei principi della comunicazione aziendale con le autorità e altre organizzazioni, degli standard che caratterizzano il lavoro d'ufficio, delle regole della comunicazione aziendale, nonché delle norme interne del lavoro aziendale.

Doveri di aiuto

La prossima sezione chiave del manuale è "Responsabilità di lavoro". Qual è la sua specificità? Questa sezione registra principalmente doveri funzionali assistente manager. Questi possono essere: pianificare la giornata lavorativa del capo (nell'aspetto di riunioni, chiamate, interviste), organizzare il supporto tecnico del lavoro del capo (per quanto riguarda i trasporti, organizzare riunioni di lavoro), partecipare a viaggi d'affari, negoziare affari, prendere appunti e altri documenti, assicurare l'interazione dei dirigenti imprese con altre strutture dell'azienda, comunicazione con agenzie governative.

Diritti di aiuto

La descrizione del lavoro include sempre i diritti posseduti dal vice direttore. Le responsabilità stabilite dalle specifiche della posizione sono sempre integrate dalle preferenze corrispondenti. Quindi, quali diritti ha un dipendente in questa posizione? È interessante notare che i doveri dell'assistente al capo dell'impresa sono piuttosto correlati con loro. Ad esempio, il diritto di firmare e approvare determinati documenti sorge in connessione con la necessità di lavorare periodicamente con tali fonti. Un esempio di un altro diritto di un dipendente in una posizione rilevante è quello di richiedere le informazioni necessarie per l'inclusione nei documenti dalla gestione diretta, nonché da altri specialisti della società. L'assistente manager ha anche il diritto di chiedere che la testa fornisca condizioni di lavoro confortevoli. I doveri ufficiali di una persona nella posizione pertinente possono essere associati all'invio e alla ricezione periodici di documenti - e queste procedure devono essere eseguite con l'uso di vari mezzi tecnici. Il segretario ha il diritto di aspettarsi pieno accesso a quelli.

Responsabilità dell'assistente

Quindi, abbiamo studiato qual è la responsabilità del vicedirettore, nonché quale può essere la gamma dei suoi diritti. Ma nella maggior parte delle descrizioni del lavoro per gli specialisti del profilo in questione c'è un'altra sezione - "Responsabilità". Quali formulazioni possono essere presenti in esso? Il vicedirettore è il più delle volte responsabile di: adempimento improprio delle mansioni stabilite dalle istruzioni in questione, ma entro i limiti stabiliti nel Codice del lavoro della Federazione Russa; i reati da lui commessi nel corso dell'attività - ancora, entro i limiti della legislazione russa; per causare danni alla società - nella misura specificata nel Lavoro, Codici Civili della Federazione Russa e altre fonti di legge.

sommario

Quindi, abbiamo studiato le specifiche di una posizione come un assistente manager, compiti e requisiti che caratterizzano questa posizione nella struttura del personale dell'impresa. Lo specialista che svolge il lavoro rilevante svolge più spesso funzioni di segreteria, ma può avere poteri significativamente più ampi. In rari casi, il concetto di "assistente manager" corrisponde alla posizione di vicedirettore, ma questo è tipico soprattutto per le piccole imprese.

Nell'interpretazione "classica" della frase "assistente manager", il lavoro di una persona nella posizione rilevante può essere avvicinato alle funzioni di un referente, un impiegato o, ad esempio, un responsabile dell'ufficio. Nella cartella di lavoro di un assistente manager, è probabile che ci sia una voce "segretario" o "assistente", sebbene molto, ovviamente, dipenda dagli standard aziendali adottati in una particolare organizzazione.

La necessità di invitare specialisti del profilo in questione a lavorare descrive le attività dei leader della maggior parte delle imprese russe. Il lavoro efficace di un top manager dipende da quanto bene il suo assistente risolve i suoi compiti - apparentemente secondario dal punto di vista della gestione pratica dell'impresa, ma di fatto eccezionalmente significativo per l'organizzazione. Il lavoro del segretario è il più importante nella struttura di comunicazione del team, che è guidato dal capo dell'azienda.

Si noti che in molte aziende si pratica la nomina di diversi assistenti alla volta. In questo caso, lo stato e i poteri di ciascuno possono variare. Uno specialista può essere responsabile per le funzioni di segreteria, l'altro - per essere un manager d'ufficio, il terzo - per accompagnare la testa agli eventi. Allo stesso tempo, i responsabili delle risorse umane possono praticare l'intercambiabilità dei dipendenti all'interno delle aree di attività pertinenti.