Trattative commerciali Condurre trattative commerciali. Preparazione di trattative commerciali

Le trattative commerciali sono la componente più importante imprenditorialità. abilità costruire comunicazioni costruttive nel mondo degli affari è uno dei vantaggi competitivi significativi. Quali sono i segreti dei negoziati commerciali di successo? Qual è la loro struttura e le caratteristiche di preparazione per loro?

Definizione di trattative commerciali

Le trattative commerciali, secondo una definizione comune tra esperti russi, sono una procedura che coinvolge due o più parti che hanno lo status di organizzazioni commerciali, imprenditori o funzionari, il cui scopo è risolvere questioni attuali o future di cooperazione nell'aspetto del partenariato o trovare un compromesso in una controversia. Comunicare, aziende o uomini d'affari cercano di prendere una decisione congiunta. Si presume che per ciascuna delle parti dovrebbe essere ottimale.

Le trattative commerciali si svolgono nel caso in cui il problema controverso non possa essere risolto con mezzi disponibili. A sua volta, la necessità della loro organizzazione non si pone se la leadership procede in anticipo per risolvere una situazione incoerente, esaminando, ad esempio, fonti legislative o accordi già firmati.

Classificazione dei negoziati

Gli esperti russi individuano i seguenti principali tipi di trattative commerciali.

• In primo luogo, si tratta di comunicazioni in cui vengono discusse le sfumature relative all'estensione degli accordi esistenti alle condizioni attuali.
• In secondo luogo, si tratta di negoziati, durante i quali si prevede di discutere le condizioni per il proseguimento della cooperazione su nuove condizioni.
• In terzo luogo, è la comunicazione tra le parti, che non hanno concluso accordi prima.
• In quarto luogo, le trattative commerciali possono implicare il rinnovo di accordi già esistenti.
• In quinto luogo, l'oggetto delle comunicazioni pertinenti può essere collegato alla risoluzione degli accordi esistenti a condizioni accettabili per entrambe le parti.

Naturalmente, i tipi di trattative commerciali possono essere classificati per altri motivi. Alcuni esperti ritengono, ad esempio, che questo tipo di comunicazione possa essere suddiviso in base al grado di importanza dell'argomento chiave. Quindi, per esempio, i negoziati sono classificati in quelli strategici, dove vengono risolte le questioni che determinano l'ulteriore sviluppo dell'intero business e situazionali, dove vengono discusse le singole sfumature del corso congiunto adottato. Alcuni esperti identificano la contrattazione individuale e collettiva. Nel primo caso, la comunicazione tra singoli funzionari (ad esempio, direttori generali) è implicita, nel corso di quest'ultimo, la comunicazione con la partecipazione di organi di gestione collegiale dell'azienda o con il coinvolgimento di dipendenti.

Funzioni di negoziazione

Gli esperti identificano diverse funzioni che eseguono trattative commerciali. In particolare, l'informazione, che implica uno studio reciproco delle opinioni delle parti su un particolare problema. Evidenzia anche la funzione comunicativa, in cui gli imprenditori trovano nuovi punti di convergenza di interessi o, se questo è il loro primo incontro, rivelano le più ovvie prospettive di interazione. Esiste una funzione di coordinamento che implica l'adozione di decisioni di supporto sotto l'aspetto della strategia di base della cooperazione. C'è un partito di controllo, nel cui quadro le parti scoprono come stanno andando le cose con l'adempimento dei loro obblighi da parte dei partner a partire da un certo momento.

Fasi di negoziazione

Molti esperti sono inclini a credere che i negoziati commerciali siano un processo costituito da un gran numero di elementi costitutivi. Si presume che il tipo appropriato di comunicazione negli affari venga effettuato in più fasi. Gli esperti russi identificano le seguenti fasi.

• Innanzitutto, questa è la fase preparatoria. Al suo interno, i partner concordano sul prossimo incontro, sono determinati con la sede, formano la composizione dei partecipanti. Il tema chiave è determinato e concordato. I negoziati dovrebbero essere focalizzati.
• In secondo luogo, questa è la fase del protocollo. Inizia al momento dell'incontro con i partner in un luogo che avevano precedentemente concordato. Di norma, la fase del protocollo comprende i saluti reciproci delle parti, le procedure di conoscenza (se i partner si incontrano per la prima volta). Può sembrare che questa fase sia una formalità. Ma in pratica, come molti esperti notano, i risultati della comunicazione dipendono in gran parte da quanto sono comode le sfumature del protocollo per le parti dei negoziati.
• In terzo luogo, questa è la fase dello scambio di informazioni, o come alcuni esperti chiamano, il "questionario". Le parti a loro volta dichiarano le tesi chiave relative all'argomento. Viene registrata la posizione desiderata dei partner per quanto riguarda le prospettive di conclusione di un accordo, la modifica dei termini del contratto corrente, ecc.
• In quarto luogo, questa è, in realtà, una decisione. Il risultato dei negoziati è rivelato. Come può essere, considereremo un po 'più tardi. La firma di documenti relativi alla cooperazione è possibile.

A seguito di trattative commerciali, possono essere organizzati eventi informali - banchetto, passeggiata. In alcuni casi è prevista una conferenza stampa.

Lo schema sopra considerato, in cui le trattative commerciali sono divise in fasi, è piuttosto generale. A seconda delle specificità del settore, nell'ordine delle comunicazioni, possono esserci molti di questi, ci sono anche eventi aggiuntivi.

Risultati dei negoziati

Negoziare, in un modo o nell'altro, porta ad alcuni risultati. Come può essere? Gli esperti identificano tre principali tipi di risultati dei negoziati:

• trovare un compromesso;
• la conclusione di accordi asimmetrici;
• mancanza di accordo.

Nel primo scenario, è implicito che la conduzione dei negoziati commerciali ha portato alla definizione di condizioni per la cooperazione, e questo era adatto per entrambe le parti. C'è un'opinione secondo la quale un compromesso può anche essere attribuito alla situazione in cui la decisione non era adatta a entrambe le parti nella stessa misura, ma a causa della necessità di concludere almeno una specie di contratto, i negoziatori hanno concordato condizioni reciprocamente scomode. Ciò è possibile, ad esempio, nel caso in cui un fornitore di un determinato prodotto desideri salvare un determinato importo per il quale l'attività sarà inequivocabilmente redditizia, ma l'acquirente può solo pagare, diciamo, la metà.

Le trattative commerciali possono portare a decisioni che alcuni esperti si riferiscono a quelle asimmetriche. Cosa significa? Il fatto che una parte, per qualche ragione, sia riuscita a convincere l'altra a firmare un accordo su condizioni meno favorevoli. Se nell'esempio discusso sopra, il venditore e l'acquirente hanno trovato, sebbene non perfetto, ma comunque un compromesso, lo scenario nel quadro di una soluzione asimmetrica può implicare, ad esempio, che il fornitore dei beni rifiuta in linea di principio di venderlo alla controparte ad un prezzo inferiore, e a sua volta Questo prodotto è molto necessario e accetta un accordo, decidendo, ad esempio, di prendere un prestito.

Un altro possibile scenario è l'assenza di una decisione presa sulla base delle comunicazioni. Alcuni esperti non sono inclini a classificarlo tra i risultati dei negoziati. Tuttavia, i loro oppositori credono che sia ancora lì - se non altro perché ora i partner sanno cosa aspettarsi dai prossimi negoziati e capiscono se dovrebbero essere tenuti in seguito. Questo tipo di risultato, dicono gli esperti, può portare valore informativo. Ad esempio, l'acquirente della merce sarà a conoscenza del prezzo minimo che può acquistare un particolare prodotto, conoscerà i punti di forza e di debolezza del fornitore. Negli affari, spesso accade che il rifiuto di una transazione durante i negoziati contribuisca indirettamente all'imprenditore che trova condizioni più favorevoli per la cooperazione da quel momento in poi. Pertanto, la mancanza formale di un risultato di comunicazione può essere uno scenario completamente positivo per un'azienda.

Regole di negoziazione: una dimensione culturale

Quali sono le regole dei negoziati commerciali? Ci sono molti concetti teorici su questo punteggio. La loro specificità può essere determinata da un numero enorme di fattori. Molto dipende, per esempio, dalla mentalità dei negoziatori dettata dall'appartenenza nazionale o civile. Cioè, la conversazione d'affari e le trattative commerciali secondo le regole adottate nei paesi occidentali non sono sempre compatibili con le caratteristiche, ad esempio, della cultura asiatica della comunicazione negli affari. Gli uomini d'affari russi, secondo alcuni esperti, sono leggermente più vicini alla mentalità della mentalità occidentale rispetto alla mentalità orientale, tuttavia, la loro mentalità può essere ricondotta a entrambi i modelli.

Succede che le persone che sono abituate all'uno o all'altro modello di comportamento si adattano con successo alla mentalità del partner. Prendiamo, per esempio, i recenti colloqui sul gas tra i capi di Russia e Turchia: le parti sono riuscite a concludere un accordo cruciale, sebbene ci fosse una possibilità di discrepanze nel trovare punti di contatto comuni. Secondo alcuni esperti, a causa della differenza nella mentalità aziendale dei due paesi. Sebbene non vi sia consenso su questo punto, molti analisti, a loro volta, credono che la cultura della comunicazione negli affari, caratteristica dei russi, sia generalmente compatibile con il turco e, forse, anche più che con l'occidente.

Così, etichetta aziendale i negoziati, aspetti che caratterizzano la preparazione per loro e le condizioni per la loro condotta, per molti aspetti possono essere dettati dalle specificità culturali delle parti, da queste o altre tradizioni di comunicazione commerciale. Allo stesso tempo, come osservano alcuni ricercatori, gli affari, specialmente in aree di importanza strategica per i paesi del mondo, stanno diventando sempre più globali, e per molti aspetti questo può essere ricondotto alla cancellazione delle differenze culturali tra partner di diversi stati. Può darsi che in alcuni momenti non sia abbastanza comodo per l'imprenditore giapponese adottare il modello di comportamento "occidentale" nelle trattative con i suoi colleghi americani, ma lo fa per mantenere un dialogo costruttivo. A sua volta, il suo partner, un imprenditore degli Stati Uniti, cercherà sicuramente di fare attenzione a comunicare con la sua controparte giapponese e, se possibile, di rispettare le regole tradizionali della comunicazione aziendale adottate in Giappone.

Regole di negoziazione: uno scenario di compromesso

Alcuni esperti russi suggeriscono il seguente scenario, in cui sono possibili trattative commerciali, fatta salva l'adozione dei principi pertinenti delle culture più moderne. Se vengono seguiti, c'è la possibilità che il comfort di un business partner di origine tedesca o coreana non venga disturbato.

La prima cosa che gli esperti raccomandano di focalizzare l'attenzione è sempre quella di ascoltare l'interlocutore. Questo è il benvenuto sia in Corea, che in Russia, negli Stati Uniti e in Germania. Non dovresti interrompere il discorso del tuo partner, protestare, commentare, anche se sei sicuro che l'oratore si sia sbagliato su qualcosa.

La prossima regola è il rispetto del principio di uguaglianza. In nessuno dei paesi moderni è accettato che un negoziatore si ponga in qualche modo sopra l'altro. Anche se si tratta di una chiara prospettiva di concludere quell'accordo molto asimmetrico in cui una delle parti potrebbe non avere una scelta, il partner non dovrebbe guardarlo dall'alto in basso.

Si dovrebbe condurre una negoziazione commerciale, evitando tesi valutative rivolte alla persona dell'interlocutore. Seguire questa regola offrirà lo stesso conforto a un partner di qualsiasi paese, con le cui trattative commerciali rappresentative. Esempio: non è auspicabile dire: "Non sei competente in materia".

Errori nelle trattative commerciali

Avendo considerato alcune delle principali raccomandazioni degli esperti in merito alle trattative commerciali, sarebbe utile esaminare gli errori tipici evidenziati dai ricercatori che a volte gli imprenditori tendono a fare nel processo di comunicazione. Prima di tutto, si dovrebbe probabilmente notare che tali azioni saranno l'opposto delle raccomandazioni sopra descritte. Tuttavia, avendo compreso l'essenza degli errori associati alle sfumature chiave delle comunicazioni da noi annotate, sarà utile prestare attenzione anche ai seguenti punti.

Le trattative commerciali, come credono gli esperti, non dovrebbero essere uno strumento per identificare un partito che possa essere portatore di un punto di vista chiaramente corretto. Se questo è davvero il caso, verrà alla luce in modo naturale. L'errore di molti imprenditori è quello di posizionarsi come un soggetto la cui opinione non può essere un'alternativa.

Un altro errore enfatizzato dagli esperti è la testardaggine. C'è sempre l'opportunità di trovare un compromesso. metodi di persuasione ma è molto difficile farlo usando una tattica così diretta.

Invalido, dicono gli esperti, stile autoritario comunicazione aziendale. Soprattutto quando si tratta di transazioni che potrebbero essere asimmetriche. Accade raramente che un fornitore rimanga unico per molto tempo. In un mercato libero, è solitamente possibile trovare canali alternativi per ottenere il prodotto desiderato. E se ad un certo punto nel tempo l'acquirente è stato costretto ad andare in condizioni meno confortevoli e contemporaneamente di fronte all'autoritarismo del partner, la seconda volta non vuole acquisire nulla da lui.

Tra gli errori comuni caratteristici delle trattative commerciali c'è una deviazione dal tema principale della discussione. Anche se questo accade per caso, ad esempio, un partner ha deciso di chiedere all'altro dove gli piace viaggiare, in conseguenza del quale l'argomento del dialogo si è spostato verso il turismo. In questo caso, c'è una possibilità che una delle parti sospetti l'altra nell'intenzione di confondere, indurre in errore, inclinare alla fiducia. In un modo o nell'altro sarà trascorso. La deviazione dall'argomento può giocare un ruolo particolarmente negativo quando viene condotta la contrattazione collettiva. In questi casi, ciascuno dei partecipanti alla comunicazione, per non sentirsi superfluo nella discussione, vorrà commentare un argomento che non è correlato all'argomento principale.

Quali sono i segreti dei negoziati di successo?

Abbiamo esaminato le caratteristiche delle trattative commerciali in termini di garanzia della compatibilità dei modelli comportamentali delle parti. Sarà anche utile familiarizzare con alcuni principi che aiuteranno a raggiungere il risultato desiderato sulla base dei risultati delle comunicazioni pertinenti. Quali sono i segreti dei negoziati commerciali di successo, che sono noti agli esperti russi?

Molti ricercatori raccomandano di porre l'accento sulle relazioni a lungo termine con un partner nella costruzione di comunicazioni. Il risultato immediato nel mondo degli affari spesso non significa assolutamente nulla. E le eventuali concessioni alle quali si rivolge una parte possono essere interpretate dal partner, in primo luogo, come volontà di costruire relazioni strategiche.

Il prossimo fattore di negoziazione di successo, che gli esperti distinguono, è l'apertura nella comunicazione. Ciò riguarda non solo il modo di parlare e le formulazioni. Ciò significa, prima di tutto, apertura nei confronti della materia, all'interlocutore, assenza di paura per non amare il partner o esprimere insoddisfazione per le condizioni oggettivamente scomode della transazione. Un approccio molto più costruttivo è quello in cui i momenti che non sono soddisfacenti per il partito saranno espressi immediatamente dopo essere stati espressi nel dialogo, prima che l'argomento della conversazione cambi o le negoziazioni siano completate.

Gli esperti raccomandano, quando possibile, di concentrarsi non tanto sulla propria posizione, ma sugli interessi del partner. Sarà utile se un partner mostra a un altro che è interessato non solo al beneficio per la sua azienda, il che è ovvio, ma anche dal fatto che l'attività dell'altra parte ne trae vantaggio.

I ricercatori raccomandano che le parti negoziali, nella formulazione di proposte e tesi per i partner, riflettano anticipatamente sui loro contenuti in modo che il partner possa scegliere una delle varie opzioni. Ciò aumenterà la probabilità di trovare un compromesso. È possibile che alcune delle opzioni soddisfino maggiormente il partner. Può essere preso come base per la decisione finale.

Preparazione per i negoziati

Studieremo l'aspetto di come preparare i negoziati commerciali. Cosa dovrei cercare nel processo di implementazione? Alcuni esperti raccomandano di attenersi al seguente scenario.

Nell'ambito di questo schema, i ricercatori raccomandano di tenere conto della regola: il tempo dedicato alla preparazione per i negoziati dovrebbe essere commisurato alla durata prevista. Il fatto è che un aspetto chiave di questo scenario è un piano di comunicazione preliminare. Deve essere "provato", e quindi ci vorrà del tempo paragonabile a quello durante il quale si terranno effettivamente i negoziati.

• Il primo punto del piano in questione è la definizione dello scopo della comunicazione. Indipendentemente da quale scenario di preparazione per i negoziati l'altra parte agisca, risponderemo prima alla domanda sul perché stiamo per comunicare con i partner nel quadro dell'incontro previsto.
• L'elemento successivo nel nostro scenario è la definizione del risultato desiderato.
• Inoltre, secondo il piano, l'identificazione delle risorse che aiuteranno a raggiungere questo risultato. Questo può essere, per esempio, questa o quella conoscenza, la competenza di alcuni specialisti della compagnia. Nel primo caso, le nostre azioni saranno trovare le fonti di informazione necessarie e familiarizzare con fatti rilevanti. Nel secondo, invitiamo con noi specialisti competenti, coordinando in anticipo le principali sfumature dei prossimi colloqui.
• La prossima componente della preparazione per la comunicazione con i partner, che dovrebbe essere decisa prima dell'incontro, è un modo di trasmettere informazioni ad esso. Può essere per lo più orale o includere, ad esempio, presentazioni sul proiettore, conoscenza dei partner con testi stampati, materiale video, ecc. È necessario assicurarsi in anticipo che l'organizzazione delle trattative commerciali da parte del responsabile includa un'adeguata fornitura tecnica.