La circolazione dei documenti è ... Electronic Document Management System

I documenti finanziari e contabili costituiscono una base peculiare per l'intera serie di processi aziendali in un'impresa. La circolazione dei documenti è un insieme di tali documenti, tra cui la parte del leone è dedicata alla documentazione primaria. Ecco perché molte aziende stanno lavorando per migliorare i flussi di lavoro associati alla documentazione finanziaria, ridurre il tempo, i materiali e i finanziamenti in ciascuna area, eliminare il fattore umano. Ci sono diversi modi per ottenere l'effetto desiderato. Uno di questi, e il più efficace, è l'organizzazione del flusso di lavoro che utilizza tecnologie elettroniche.

Tale sistema consente di ottimizzare tutti i processi associati ai documenti finanziari dell'impresa, rendendo la circolazione di tali documenti senza carta. Tuttavia, per cominciare, vale la pena decidere che il flusso documentale è un complesso sistema di interazione in ogni impresa, nel cui lavoro è necessario avere una buona comprensione. Questo è l'unico modo per garantire l'esecuzione di qualità delle attività e dei comandi ricevuti.

Caratteristiche principali

Un flusso di documenti è il ciclo di vita di un documento finanziario dal momento in cui è stato creato fino al completamento del suo scopo funzionale. Questo termine può riferirsi non solo all'interazione contabile, ma anche alla produzione, al personale, al magazzino, al commercio, all'ufficio, alla pubblicità.

La gestione dei documenti è associata a determinati problemi:

- perdita temporanea;

- perdita di documenti lungo la strada;

- invio di relazioni nel momento sbagliato;

- gli archivi cartacei sono tutt'altro che perfetti.

Problem solving

Le suddette difficoltà possono essere risolte in diversi modi. Sono tutti associati alla riorganizzazione e alla ristrutturazione di tutti i processi con i quali viene trattato il flusso di documenti. Un esempio di tale soluzione è un programma pronto all'uso per l'azienda. In particolare, tali soluzioni sono offerte da 1C.

Per le aziende di qualsiasi dimensione, l'organizzazione di tale evento è un processo complesso, a più fasi e piuttosto costoso. Ci vuole un sacco di tempo e risorse. La riorganizzazione del lavoro d'ufficio e del flusso di lavoro è possibile solo attraverso professionisti di alta classe. E qui ci sono un sacco di domande relative a coloro le cui forze devono svolgere tali attività in tutta l'impresa.

La necessità di personale aggiuntivo

L'organizzazione del flusso di documenti può richiedere l'inclusione di un reparto speciale nell'azienda che non solo lavorerà con la creazione dell'intero sistema, ma sarà anche responsabile del risultato finale. Naturalmente, la qualità del lavoro derivante da tale soluzione è vantaggiosa, ma questo metodo si è dimostrato benissimo nella risoluzione dei singoli problemi e questo non sarà sufficiente per modificare l'intera struttura dell'interazione nell'azienda. E questa soluzione ha degli svantaggi, e abbastanza significativi.

È piuttosto difficile trovare impiegati con le qualifiche e il livello di competenza necessari in questa materia. Nella struttura organizzativa e nel personale la società dovrà fare tutta una serie di cambiamenti. La società sosterrà costi aggiuntivi fondo di salario e attrezzature per ulteriori posti di lavoro. E il punto più importante riguarda il fatto che senza eliminare il lavoro manuale, il significato di tale riorganizzazione scompare completamente. Il fattore umano è associato al verificarsi di errori meccanici che possono portare a una violazione dei processi di lavoro con i documenti.

Attrazione di un'organizzazione di terze parti

Per organizzare il flusso di documenti elettronici, è possibile utilizzare i servizi di un'organizzazione di terze parti, che sarà responsabile della raccolta e del completamento di tutte le informazioni, della successiva elaborazione, dell'archiviazione corretta e della conservazione di tutta la documentazione. Tuttavia, in questo caso ci sono alcuni svantaggi. Il lavoro d'ufficio e la gestione dei documenti, organizzati da tali organizzazioni, possono costare molto. Il monitoraggio del lavoro di tali società terze sarà incompleto, che a volte è pieno di nuovi problemi. Non vi è alcuna garanzia di completa riservatezza, ovvero, non si ha la garanzia che le informazioni importanti non saranno trapelate. Se il processo non perde lavoro manuale, una tale riorganizzazione sarà simile al cambio di punteruoli per sapone, poiché le spese aumenteranno, ma nulla cambierà. Una pianificazione del flusso di lavoro impropriamente ponderata può portare a nuove difficoltà nel lavoro.

automazione

Un compromesso e la decisione giusta sarà utilizzare il potenziale dei propri dipendenti, mentre si utilizza uno sviluppatore aggiuntivo di terze parti per implementare un sistema di gestione elettronica dei documenti automatizzato. L'automazione di qualsiasi processo produttivo è pienamente giustificata. Questo caso non è un'eccezione. Il sistema di gestione elettronica dei documenti ottimizza e migliora i processi di lavoro associati a documenti finanziari, contabili e di altro tipo, rendendo più efficiente il lavoro dell'intera azienda. Questo metodo dovrebbe essere considerato in modo più dettagliato.

Fasi di attuazione

La gestione elettronica dei documenti è organizzata in più fasi. Il primo di questi è un sondaggio completo dell'azienda interessata all'implementazione. Esperti esperti solitamente analizzano, studiano le rotte di movimento di ogni documento, tutte le caratteristiche di questo processo, ottengono una certa idea sulla struttura e sulla specializzazione dell'impresa. Successivamente, viene determinato ciò di cui il cliente ha bisogno. Il cliente specifica i suoi requisiti per la funzionalità del sistema, il numero di luoghi che necessitano dell'automazione, gli obiettivi del processo avviato e altri. Tenendo conto di tutte le informazioni ricevute, viene sviluppato un piano d'azione che può aiutare a migliorare e ottimizzare il flusso documentale dell'organizzazione. Per questo progetto, si sta preparando un compito tecnico, viene selezionato l'equipaggiamento software necessario, che verrà utilizzato per avviare il programma del flusso di lavoro. Non è esclusa la necessità di acquistare e utilizzare attrezzature speciali.

Dopotutto, c'è un'introduzione diretta del nuovo sistema, il suo lancio e il primo test, la messa a punto. Un tale progetto presuppone che l'addestramento degli utenti sarà effettuato. In genere, la gestione dei documenti 1C viene implementata dalle società con la successiva manutenzione del sistema, supporto tecnico, nonché perfezionamento e aggiornamento, se necessario.

Caratteristiche dell'EDS automatizzato

Dopo aver descritto le fasi principali dell'automazione del processo, è possibile scoprire completamente il flusso di documenti elettronici. Con questo si intende un sistema di gestione multiutente a tutti gli effetti, che è un grande archivio di documentazione contabile, in termini di implementazione fisica. Grazie all'implementazione del sistema, è possibile ottimizzare i processi di lavoro con documenti a diversi livelli. È piuttosto difficile organizzare i documenti contabili sotto forma di un archivio elettronico, ed è possibile ottenere l'affidabilità del database, dove non sono memorizzati solo i documenti finanziari, ma anche varie operazioni con essi sono necessarie per il funzionamento completo dell'intero sistema di gestione contabile.

Approfitta dell'attuazione

Il nuovo programma di workflow risolve molti problemi, in particolare, i dipendenti risparmieranno fino all'80% del tempo trascorso in precedenza sulla carta. L'automazione della memorizzazione dei documenti apre ampie possibilità in termini di memorizzazione di diverse versioni dello stesso documento, che saranno disponibili per il lavoro e l'aggiornamento delle informazioni online. Il flusso di documenti 1C è una grande opportunità per tracciare e trovare file di interesse in pochi secondi. Nell'archivio elettronico trovare il documento desiderato è molto più semplice rispetto alla carta tradizionale.

Per stampare documenti è necessario spendere somme considerevoli e, dopo l'implementazione del sistema di gestione elettronica dei documenti, non è necessario stampare così tanti documenti. Di conseguenza, si noteranno significativi risparmi finanziari. Ciò è dovuto all'accelerazione dei processi del flusso di lavoro automatico, riducendo il costo medio di elaborazione di ciascun documento, migliorando le prestazioni dell'intero sistema.

Sistema di separazione dei poteri

Alcuni documenti possono essere limitati. Questo ti proteggerà da perdite, furto e perdita indesiderata di documenti importanti. Il sistema stesso controlla la disponibilità di tutti i documenti necessari, i dipendenti hanno costantemente la possibilità di monitorare la presenza di un determinato documento. Il sistema del flusso di lavoro consente a diversi dipendenti di lavorare simultaneamente con lo stesso documento, eliminando la necessità di creare più copie cartacee.

Combinare gli archivi

La caratteristica principale dell'archivio elettronico è che tutti i documenti si trovano in un unico repository centralizzato. Con l'aiuto di questa soluzione, lavorare con l'EMS diventa più semplice e redditizio, in particolare riguarda società holding, gruppi di società, concessionari, filiali e altre strutture di rete. I fondi vengono inoltre risparmiati in affitto di locali, uffici, in cui sono stati collocati in precedenza archivi decentralizzati su carta.

Ulteriori vantaggi

Poiché tutti i documenti sono in un unico posto, sono stati elaborati correttamente, trasferiti in tempo per l'archivio, sono monitorati qualitativamente e possono essere trovati in qualsiasi momento, i rischi associati agli audit fiscali possono essere ridotti a zero.

Qual è il preferito?

Nel mercato delle tecnologie informatiche in Russia, gli EDS stanno diventando sempre più popolari, tuttavia questo è più spesso un software altamente specializzato che è stato sviluppato per risolvere compiti molto specifici. Acquistandolo, il cliente sarà in grado di risolvere solo le attività tipiche comuni alla maggior parte delle aziende. I compiti individuali saranno irrisolti, il che riduce a zero l'effetto dell'introduzione di tale tecnologia. Pertanto, l'automazione a tutti gli effetti è possibile solo nel caso di acquisizione di un sistema in grado di risolvere tutti i compiti del cliente, tenendo conto di tutte le caratteristiche individuali del cliente. La gestione elettronica dei documenti è una piattaforma high-tech per il riconoscimento, la scansione e l'elaborazione di documenti cartacei. In questa soluzione, viene incorporata la funzionalità di base, che può essere elaborata per le attività di una determinata azienda.

Benefici dell'introduzione dell'EDS

Il tempo trascorso in azienda per l'elaborazione dei documenti è significativamente ridotto. Gradualmente, tutta la documentazione viene trasferita in un archivio elettronico centralizzato, dove è conveniente e facile trovare documenti se necessario. Qualsiasi movimento del documento è facile da tracciare. Le versioni elettroniche di documenti finanziari, contabili e di altro tipo possono essere elaborate collettivamente. L'accesso ai file è delimitato. Il processo è sotto controllo completo. La stampa di supporti di carta non è necessaria, il che comporta una riduzione dei costi finanziari. Il costo medio di elaborazione di un singolo oggetto diminuisce più volte. Multe e rischi fiscali sono ridotti al minimo.

risultati

Il sistema del flusso di lavoro deve essere migliorato, quindi, ogni azienda prima o poi arriva a trasferire il sistema in formato elettronico. Fare questo da soli è piuttosto problematico, poiché richiede il coinvolgimento di un intero staff di specialisti qualificati in questo campo: consulenti, analisti, sviluppatori, programmatori. Solo loro sono in grado di implementare il sistema, ottenendo il risultato più efficace.