Modulo di certificato di viaggio - il documento principale nella progettazione di un viaggio di lavoro

Le pratiche burocratiche per l'invio di un dipendente durante un viaggio di lavoro sono gestite dal servizio incaricato di tali compiti. Di norma, il dipartimento del personale o il settore amministrativo si occupa di questo problema. Succede che la funzione è distribuita tra i servizi.

Pacchetto di documenti per il viaggio

La base per l'invio di un dipendente durante un viaggio di lavoro può essere un ordine o nota commemorativa sulla necessità di formazione, partecipazione a un seminario o esecuzione di un compito di servizio (viaggio in auto per l'azienda, partecipazione a eventi sportivi annuali). Un funzionario autorizzato pubblica un progetto di bozza corrispondente sull'invio di una persona specifica durante un viaggio di lavoro e viene rilasciato un incarico ufficiale e una lista di viaggio. Il modulo di autorizzazione di viaggio può essere trovato se il viaggio di lavoro viene rilasciato per la prima volta. Inoltre, l'intero pacchetto di documenti è coordinato con l'immediato superiore del comandante e firmato dal capo dell'organizzazione.

Compila il certificato di viaggio

È importante non commettere errori nella sua progettazione e vale più volte di ricontrollare i dati personali del dipendente e i tempi del viaggio, piuttosto che risolvere problemi che si sarebbero potuti evitare. Ad esempio, se viene commesso un errore nel cognome, nome o patronimico della persona inviata, l'impiegato dell'hotel non ha il diritto di accoglierlo nella stanza riservata, poiché la lista di viaggio viene rilasciata a Ivan Gennadyevich Ivanov e Ivan Gennadievich presenta il passaporto. Allo stesso modo, la situazione è con i dati del passaporto, perché i lavoratori non sempre informano immediatamente il dipartimento del personale che hanno cambiato il loro passaporto. Dati obsoleti non possono essere inseriti nel modulo di autorizzazione di viaggio. I termini del viaggio dovrebbero idealmente coincidere con le date dei marchi sulla partenza e l'arrivo. Naturalmente, ci sono situazioni impreviste in caso di violazione delle scadenze, in tal caso saranno richiesti anche altri documenti giustificativi. Il modulo del certificato di viaggio deve riflettere la posizione attuale, il dipartimento e il numero di personale del dipendente al fine di evitare problemi con la contabilità al momento del pagamento.

Azioni comandate dal dipendente

Il servizio di personale deve registrare il modulo del certificato di viaggio compilato e firmato dalla direzione in un giornale speciale. Il dipendente inviato riceve nelle sue mani gli originali del certificato (con il marchio della data del ritiro) e l'incarico ufficiale, nonché una copia dell'ordine con l'invio di un viaggio d'affari. All'arrivo al posto di lavoro, il dipendente deve inserire nel certificato di viaggio un segno di arrivo e, alla partenza, di pensione, nell'organizzazione in cui si recava. Al ritorno a un lavoro permanente, viene fatto un segno di arrivo finale. E solo il modulo del certificato di viaggio compilato da entrambe le parti (l'organizzazione di invio e l'host) può servire come una delle ragioni del pagamento.

Naturalmente, le correzioni di identità sono ancora consentite. Ma questo non è esente da responsabilità qualificate per svolgere i compiti ufficiali assegnati.