Cos'è un memo e a cosa serve?

La maggior parte delle persone di età legale sono impiegati in una particolare organizzazione. Le persone si rivolgono alle autorità con richieste o desideri attraverso dichiarazioni o note ufficiali. Descriviamo il processo di elaborazione e trasmissione di documenti per la testa.

Cos'è?

Per prima cosa devi capire cos'è un memoriale. Questo è un documento interno o esterno, a seconda delle funzioni e del destinatario. Tale promemoria è spesso indirizzato a una persona superiore dai suoi subordinati ed è una sorta di richiesta, commento o suggerimento.

A seconda del significato del memo, può essere una lezione, esplicativa, esplicativa o analitica.

Questo documento copre più spesso problemi tecnici o aziendali, descrive una situazione controversa o fornisce una spiegazione che richiede i tuoi superiori. La principale differenza del memo è che non solo specifica l'essenza del problema, ma fornisce anche una descrizione dettagliata di esso e, a volte, modi per risolverlo.

Servizio e report: somiglianze e differenze

Alcuni lavoratori confondono memo e note di servizio, e questo non è un caso. Ci sono delle somiglianze, ma ci sono delle differenze. Scopriamolo. Quindi, il significato di ciò e l'altra nota è di informare le autorità di eventuali errori nel lavoro. Tuttavia, in un report, il problema viene segnalato più spesso e nella nota di servizio è anche presente una richiesta per eliminarlo e talvolta vengono indicati i modi per risolvere un particolare problema.

Scrivere appunti per i capi

Molto spesso, tali documenti vengono inviati alla direzione. Ciò è dovuto al fatto che la nota è un documento in cui vengono segnalati eventuali problemi interni. Un esempio di un memo non è registrato da nessuna parte, non c'è testo di esempio, quindi sono in forma arbitraria. La cosa più importante è descrivere l'essenza del problema e le modalità proposte per risolverlo. Cos'altro dovresti prestare attenzione è che il tuo promemoria è registrato con l'organizzazione. In questo modo puoi assicurarti che raggiunga le autorità.

Tuttavia, le situazioni sono diverse. Immagina di non scrivere una nota di servizio sulla rottura delle apparecchiature, ma, ad esempio, su un dipendente della tua azienda che è in qualche modo colpevole. Le situazioni sono diverse Il tuo memo potrebbe essere solo "perso". Per evitare che ciò accada, puoi andare sul sicuro. Crea un memo in duplicato. Consegnali alla segreteria per la registrazione e chiedi alla tua copia di scrivere che la nota è registrata su tale numero, tale data e tale data e accettata a titolo oneroso. Pertanto, anche se il tuo reclamo "non raggiunge" le autorità per nessuna ragione, hai la conferma e il suo testo.

Scambio di appunti tra unità separate

A volte i memo d'ufficio sono un mezzo di comunicazione tra le divisioni separate della stessa impresa. Disegnare un documento del genere per un altro dipartimento non è diverso da una nota per la gestione. L'unica differenza è che è necessario specificare le unità stesse, è inoltre possibile specificare l'indirizzo. In questo caso, il memo è ancora un documento interno.

Il cap del memo dovrebbe essere redatto sul modello dell'applicazione, che è scritto nel nome della testa. Di seguito è scritto il testo stesso, che spiega tutti i problemi di una particolare unità. È desiderabile descrivere non solo l'essenza del problema, ma anche tutti i dettagli in dettaglio. Puoi anche suggerire dei modi per risolverlo.

Deve essere specificato dettagli del documento: data e numero Questo è necessario per diventare ufficiale.

Appunti a un'altra organizzazione

Tuttavia, a volte capita che funzioni come un documento esterno. Un caso abbastanza comune di scrivere un memo è per un'altra organizzazione. In questo modo, le aziende si scambiano le informazioni necessarie. Anche in questo caso, la nota è una prova documentale del reclamo o della richiesta.

Tali note sono anche emesse in qualsiasi forma. Copie dei documenti necessari possono essere allegate a loro. Molto spesso, tali note sono emesse in nome del direttore di una ditta dalla testa di un altro. Nel caso di negoziazioni con la controparte, è necessario emettere due copie del promemoria. La seconda copia con timbro, firma e numero di registrazione deve essere portata via e questo documento deve essere conservato fino a quando il problema non viene risolto.

Se stai scrivendo un promemoria in un'altra organizzazione, puoi ricevere la stessa lettera in risposta. Non c'è niente di sbagliato in questo. Forse la direzione non ha ben compreso il problema o la richiesta, o forse ha appena deciso di offrire la propria opzione per lo sviluppo di ulteriori azioni. È inoltre necessario registrarsi e rispondere a tale nota sia per azione che per risposta a una richiesta. Pertanto, la comunicazione delle organizzazioni tramite memo può durare per un periodo piuttosto lungo.

Come fare una nota di servizio

Il documento inizia con nomi di organizzazioni e i dati della persona a cui è destinato, seguito dai propri dati. Le parole "Memo" sono scritte nel mezzo. Successivamente, il testo inizia con una linea rossa. Come accennato in precedenza, è scritto in qualsiasi forma. Alla fine, viene indicata la data e la firma è decifrata.

Se il testo del memo è grande, è diviso in diversi paragrafi. Il primo è una descrizione del problema. Il secondo è la richiesta stessa. Se la richiesta è collettiva, nel terzo paragrafo è possibile specificare il dipartimento ei nomi dei dipendenti che lo hanno scritto. In questo caso, la firma sul memo viene messa dal capo del dipartimento. Separatamente, puoi allegare un foglio con la firma di tutti i lavoratori.

Un promemoria è scritto su un foglio A4, come ogni affermazione. La firma deve essere scritta a mano, non facsimile. È anche opportuno emettere un memo con il proprio numero di sequenza e la data della sua preparazione. Può essere stampato su un computer, ma anche in questo caso la firma deve essere personale.

Invio di un documento tramite comunicazione elettronica

Non è raro che un'organizzazione gestisca un flusso di documenti elettronici e tutte le richieste e le note devono essere inviate tramite Internet o la rete interna. In questo caso, non aver paura, questo non è niente di terribile. Tuttavia, per questo è auspicabile disporre di una firma digitale personale, in modo da poter confermare la richiesta.

Oppure, è possibile scrivere una nota di servizio su un foglio di carta, firmarla e scansionarla. La versione elettronica viene inviata all'indirizzo desiderato e in attesa di una risposta.

È sempre necessario redigere la proposta per iscritto

Spesso sorge la domanda: è possibile fare appello alla direzione dell'azienda per via orale? La risposta è molto semplice: è sempre possibile rivolgersi per via orale, ma non è noto se darà dei risultati. Il messaggio scritto è sempre un documento ufficiale, indipendentemente dal contenuto e dal destinatario. Ma un messaggio verbale è solo parole a cui non si può rispondere.

Pertanto, possiamo consigliare tutte le proposte, spiegazioni e spiegazioni affinché le autorità emettano solo su carta. Altrimenti, semplicemente non puoi ottenere una risposta alla tua richiesta o proposta.