Come creare un elenco a discesa in Excel utilizzando la convalida dei dati

Spesso è necessario specificare i dati da un elenco specifico e fare questa operazione più volte o compilare un modulo di riempimento da parte del cliente, in cui solo determinati dati definiti possono essere inseriti in determinati luoghi. Lo strumento Excel chiamato elenco a discesa aiuta ad accelerare l'esecuzione di tali operazioni. Considera come creare un elenco a discesa in Excel.

Compilare gli elenchi di fonti

Apriamo la cartella di lavoro di Excel e, in qualsiasi posizione, nella colonna (o nella riga, come preferisci), inserisci i valori, che dovrebbero fare una lista di dati limitati da riempire in ogni cella. Se esistono diversi elenchi di questo tipo, è meglio creare un foglio separato del libro per formarli e creare gli elenchi stessi in colonne, a partire dalla prima riga. Questo può essere un elenco di prodotti, unità di misura, documenti, giorni della settimana e così via. Lasciamo tre liste che includono le parole:

• patate, barbabietole, carote, ravanelli;
• prezzemolo, aneto, acetosa, spinaci;
• fragole, ciliegie, ciliegie, uva spina.

Le prime quattro parole sono inserite nella colonna, iniziando con A1, la seconda - con B1, la terza - con C1.

Per andare direttamente alla domanda su come creare un elenco a discesa in Excel, fornire i nomi di questi elenchi. Per fare ciò, selezionare i valori nella prima colonna, selezionare la voce di menu: "Formule" - "Nome Manager" - "Assegna nome". Nel modulo visualizzato nella riga "Nome", inserisci "verdure", fai clic su "OK". Allo stesso modo, ripetiamo per altre liste, assegnando loro i nomi "verdi" e "bacche". Nella riga "Regione" lascia il valore "Prenota". Questo ti consente di accedere a questi elenchi da altri fogli del libro.

Creazione di un elenco a discesa in Excel

Ora formiamo la lista a discesa stessa. Ad esempio, selezionare la cella D1 su un altro foglio di un libro aperto, aprire la voce di menu: "Dati" - "Verifica dei dati". Nella maschera aperta "Verifica valori di input" nella scheda "Parametri" nel campo "Tipo di dati" seleziona "Elenco". Posiziona il cursore nel campo "Sorgente", digita il segno di uguale e premi il tasto F3. Nel menu "Inserisci nome" che appare, seleziona il nome della lista di cui abbiamo bisogno, ad esempio "verdure", quindi fai clic su "OK". Controlliamo che le caselle di controllo nelle voci "Ignora celle vuote" e "Elenco di valori validi" siano selezionate. Ciò fornisce un'opportunità di non compilare questo campo con i dati e inserire solo i dati dall'elenco con il nome specificato. Fai clic su "OK".

Ora, quando questa cella è selezionata, appare un pulsante con un triangolo con la punta rivolta verso destra. Facendo clic su questo pulsante, puoi inserire i dati selezionando una delle opzioni dall'elenco a discesa. Se si tenta di inserire altri dati, verrà visualizzato un messaggio di errore.

Altre opzioni

Quando si compila il campo "Origine" del modulo "Convalida valori di input", è possibile applicare altre due opzioni.

1. Dopo aver posizionato il cursore in questo campo, selezionare sul foglio dato del libro l'area dei valori ammissibili della lista. La formula apparirà nel campo dopo il segno di uguale. Come creare un elenco a discesa in Excel da un altro foglio in questo caso? È necessario selezionare un intervallo di celle simile su questo foglio, quindi posizionare il cursore sul campo dopo il segno di uguale, scrivere il nome del foglio di elenco e inserire punto esclamativo Attenzione: il nome del foglio non deve contenere spazi!
2. Elenca i valori validi nel campo, separandoli con un punto e virgola. Questo è il modo più semplice per impedire l'accesso agli elenchi su un altro foglio del libro.

Espansione dell'intervallo di valori validi

Lo svantaggio dei metodi descritti per risolvere il problema, come creare un elenco a discesa in Excel, è la limitazione del numero di opzioni per i dati immessi per il numero di celle negli elenchi specificati. Se il numero di valori consentiti per l'input dovesse aumentare in futuro, questi metodi richiedono la regolazione del contenuto del campo "Origine" per ogni cella con un elenco a discesa. Questo è imbarazzante. Pertanto, è possibile creare un elenco espandibile, ad esempio l'intera colonna.

Per fare ciò, quando si specifica un intervallo di celle nel campo "Origine", selezionare l'intera colonna premendo il tasto sinistro del mouse quando si posiziona il cursore sopra il numero di lettera del numero di colonna (il cursore assume la forma di una freccia giù). In questo caso, l'elenco a discesa conterrà tutte le celle nella colonna, anche quelle vuote. Al successivo riempimento delle celle, sarà possibile selezionare i nuovi dati immessi. Inoltre, quando si fa riferimento al nome dell'elenco, è possibile espandere l'elenco in anticipo sulle celle vuote nella colonna per poter ulteriormente regolare e aggiungere nuove voci all'elenco.

Quindi abbiamo ottenuto un elenco a discesa in Excel.

Doppio link

Se devi essere in grado di inserire dati da diversi elenchi di tua scelta nella cella, puoi farlo in questo modo. Innanzitutto, creare un elenco di liste da cui immettere i dati. Lascia che siano le nostre tre liste, indicate nel primo sottotitolo di questo articolo. Nello stesso foglio del libro, iniziando, ad esempio, dalla cella F1, entriamo in una lista contenente i nomi delle liste precedentemente inserite: "verdure", "verdi", "bacche". Assegna un nome a questo elenco, ad esempio "Elenco 1".

Ora (puoi farlo su un altro foglio di questo libro), ad esempio, seleziona la cella G1 e imposta un elenco a discesa per esso facendo riferimento al nome "Elenco 1". La cella successiva, ad esempio, H1, viene riempita con il valore selezionato nella cella G1. Per fare ciò, nella cella H1, formiamo un elenco a discesa, come indicato in precedenza, nel campo Origine, seleziona la cella G1, ma modifica la voce in questo campo, aggiungendo DSSLIL dopo il segno di uguale e prendi il resto della formula tra parentesi: = DSSSIL ($ G $ 1 ).

Ora, quando si seleziona nella cella G1, ad esempio, il valore "verde", verrà offerta una scelta tra i valori di questa lista per riempire la cella H1.

Dopo aver esaminato il contenuto dell'articolo e messo in pratica come creare un elenco a discesa in Excel, sarà possibile velocizzare notevolmente il riempimento delle celle del libro con dati ripetuti frequentemente, assicurando che i dati di input corrispondano chiaramente ai vincoli specificati.