Lettera di richiesta: esempi ed esempi, regole per la stesura

Una parte integrante e importante della corrispondenza commerciale moderna è una lettera di richiesta. Campioni ed esempi di formulazioni presentate nell'articolo, così come le regole designate per scriverlo, ti aiuteranno a comporre correttamente il testo necessario e ad organizzarlo secondo le usanze del lavoro d'ufficio. Ti offriamo una guida passo-passo per scrivere questo tipo di richieste.

Informazioni generali

La lettera di richiesta è pertinente nei casi in cui il suo autore deve ottenere da altre persone qualsiasi informazione, documento, fare un accordo o altre azioni professionali. Può essere diretto sia al nome di una persona specifica (direttore, direttore, capo dipartimento, ecc.), Sia all'organizzazione nel suo complesso. La tua richiesta di assistenza deve essere conforme alle regole generalmente accettate nella corrispondenza commerciale.

Una lettera è il volto di un'azienda, anche le piccole cose contano. Stampalo su carta intestata firmata da una persona autorizzata e timbrata (se presente). Responsabile della scelta del font, delle sue dimensioni e del layout del testo sulla pagina. Non trascurare i campi, la linea rossa e i paragrafi. Spesso, la prima impressione è costituita solo guardando il documento.

Passaggio 1: specificare il destinatario

Se si scrive una lettera impersonale indirizzata a una società specifica, molto probabilmente finirà alla reception o all'ufficio, quindi al manager e, di conseguenza, all'esecutore diretto. Specificare nel cappuccio del testo il corretto completo nome dell'organizzazione meglio aggiungere un altro indirizzo legale.

Come accennato in precedenza, l'opzione migliore è quella con un destinatario specifico, cioè una richiesta di aiuto indirizzata personalmente. Cerca sempre di contattare per nome e patronimico. Ad esempio, "Caro Alexander Viktorovich!" O "Caro signor Schwartz!". Quindi, in primo luogo, esprimi il tuo rispetto nei confronti della persona, e in secondo luogo, la richiesta rivolta a una persona specifica impone a lui determinati obblighi, la responsabilità della sua considerazione e attuazione.

In alcune situazioni, sarà logico utilizzare come destinatario un gruppo di persone, una certa squadra o parte di essa. Questo è vero nei casi in cui la lettera di richiesta viene inviata a diversi indirizzi. Usa la seguente dicitura: "Cari colleghi!", "Cari contabili!", Etc.

Fase 2: Complimento

Va bene se la lettera di richiesta ufficiale conterrà un complimento al suo destinatario. Facendolo, sembra che tu risponda alla sua domanda legittima: "Perché ti rivolgi a me con questa domanda?". Può essere notato successi passati e qualità personali persona, stato aziendale, ecc. In particolare, utilizzare la seguente dicitura: "La tua azienda è un fornitore leader ...", "Hai aiutato molte persone a risolvere problemi complessi in questo settore ...", "La tua organizzazione è il principale esperto nel mercato nel campo ...", ecc. Non dimenticare che è appropriato il complimento sarà quando la lettera di richiesta (esempi ed esempi nel testo) ha un carattere non standard e il destinatario deve essere organizzato per sé. Presta attenzione alle qualità e ai servizi pertinenti alla tua richiesta. Tuttavia, non raccomandiamo di oltrepassare una linea molto sottile tra complimenti buoni e corretti e adulazione grossolana.

Fase 3: giustificare la richiesta

Qualsiasi richiesta deve essere motivata, in quanto il destinatario deve sapere perché si sta rivolgendo a lui. Pertanto, ha senso portarlo al centro della questione. In questa fase, ti consigliamo di raccogliere i tre argomenti più convincenti che dovrebbero essere costruiti nel testo della lettera secondo lo schema: forza media, debole, il più potente.

La richiesta può avere un diverso livello di complessità e devi essere preparato per il fatto che il destinatario non sarà sempre interessato alla sua implementazione. A questo proposito, è necessario convincerlo che la sua implementazione ha potenziali benefici per lui. Interesse il destinatario a prendere molto sul serio il tuo documento.

Una lettera di richiesta può contenere una proposta per realizzare una certa opportunità interessante per questo.

Esempi di parole

• "In ogni momento, persone intraprendenti e uomini d'affari hanno cercato non solo il successo materiale, ma anche la crescita personale, per essere ricordati per sempre dalle persone per le loro buone azioni, per ottenere il loro rispetto".
• "Certo, il tuo obiettivo principale è aumentare il tenore di vita dei cittadini della città". In particolare, questa formulazione può essere utilizzata quando una lettera di richiesta viene presentata a un deputato, ad esempio, sulla fornitura di locali per un asilo, la sistemazione di un parco giochi per bambini, ecc.

Puoi anche esprimere un problema rilevante per il destinatario, mostrargli come la tua richiesta può aiutarlo a risolverlo o a realizzare determinate opportunità.

Accade così che tu non abbia nulla da offrire dall'altra parte, o che sia inappropriato in questo contesto. In questo caso, la soluzione ottimale è una storia sul significato della tua richiesta. Descrivi la situazione nel modo più fedele e completo possibile, in modo tale che, come si dice, per l'anima. Se il momento sentimentale nella tua storia manca a priori, porta i fatti e concentrati sulle relazioni causa-effetto. Raccontaci cosa succederà se ti viene rifiutato o, al contrario, accetti di aiutare.

Fase 4: abbiamo presentato la richiesta

Quando il destinatario è moralmente pronto ad accettare la tua richiesta, può essere dichiarato. Scrivi un breve testo, evitando frasi lunghe e intricate, nonché ambiguità o understatement. La lettera di richiesta (esempi ed esempi di formulazioni nel testo) dovrebbe essere concisa e chiara nel significato. Quindi, se chiedi di acquistare qualsiasi attrezzatura per l'azienda, indica la completezza, il prezzo e la quantità:

"Per attrezzare il pronto soccorso dell'ospedale è necessaria una nuova macchina, il cui costo è di 3,5 milioni di rubli. Vi chiediamo di aiutarci nella sua acquisizione. "

Oppure, ad esempio, deve essere specificata la richiesta di riduzione dell'affitto: "Vi chiediamo di ridurre l'affitto per i locali a 500 rubli. per metro quadrato per stabilizzare la situazione economica. "

Fase 5: riassumiamo

Alla fine della lettera, la tua richiesta dovrebbe essere riassunta. Ripeti l'operazione e concentrati sul fatto che il destinatario riceve il beneficio nel caso ti fornisca l'assistenza richiesta. Tuttavia, questo dovrebbe modificare leggermente il testo della richiesta. Tornando tutti allo stesso esempio sulla riduzione degli affitti, offriamo la seguente dicitura:

"Se accetti di ridurre l'affitto al livello di 500 rubli. per metro quadro al momento della stabilizzazione dell'attuale situazione economica, sarete in grado di contribuire alla conservazione di oltre 20 posti di lavoro e non subirete perdite a causa della totale mancanza di pagamento ".

Ricorda, è importante ripetere non solo la richiesta, ma anche il beneficio che si può ottenere dalla sua implementazione, e non deve essere materiale. Molte grandi aziende agiscono volontariamente come sponsor, investitori e sono impegnate in beneficienza.

Pensiamo che ora, dopo aver studiato il processo in fasi, non avrai una domanda su come fare una lettera di richiesta. Basta tenere in considerazione tutte le regole della corrispondenza commerciale e alcune sfumature. Ti suggeriamo di esplorare anche un altro esempio.

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Rettore dell'Università I.ZH.Bychkov

Dopo aver esaminato le informazioni su quali requisiti devono essere soddisfatti la lettera di richiesta, i campioni e gli esempi di formulazione, è possibile far fronte facilmente con la sua scrittura nella pratica.