Tipi e classificazione dei documenti. Classificazione dei documenti contabili

L'uomo moderno, svolgendo attività in una particolare area, lavora spesso con vari documenti. Qual è la specificità della loro classificazione? Qual è la fattibilità di identificare determinate categorie di fonti indipendenti? Quali sono le specificità degli approcci alla classificazione dei documenti prevalenti nelle imprese russe?

Classificazione soggetto

Prima di parlare degli approcci alla divisione delle fonti in classi particolari, è utile determinare quale sia l'effettivo concetto di un documento. La classificazione dei documenti implica un processo specifico per la sua implementazione. Cosa cercano di capire i ricercatori moderni?

Secondo l'interpretazione comune, il concetto di un documento può essere interpretato come una riflessione in una o in un'altra forma stabile, stampata o informatizzata, di informazioni significative dal punto di vista economico, sociale, culturale, giuridico o amministrativo. Ciò che importa è la misura in cui la fonte di queste informazioni soddisfa i criteri adottati per il particolare campo in cui è destinato ad essere utilizzato.

Ora diventa chiaro che categorie quali informazioni e documenti, classificazione dei documenti, svolgono il ruolo più importante nelle imprese e nella pubblica amministrazione, nell'istruzione e in altre aree dell'attività umana. L'uso di determinati criteri per classificare le fonti in una determinata classe dà stabilità al sistema di gestione, al programma educativo, legale e persino regime politico facilita l'accesso dei cittadini interessati ai dati richiesti.

I criteri e le caratteristiche della classificazione dei documenti adottati in un particolare stato o settore economico possono essere molto diversi. Considera quelli che sono emersi nelle moderne pratiche commerciali russe. Per cominciare, definiremo il termine di base in questione.

Definizione di classificazione

Cos'è la classificazione dei documenti? Può essere considerato un processo e un fenomeno. Nel primo caso, il termine dovrebbe essere inteso come una procedura per assegnare le fonti a un particolare tipo basato su funzioni di generalizzazione. Nella seconda interpretazione, la classificazione dei documenti è lo schema in cui viene implementato il processo, che viene discusso nel primo caso.

Criteri di classificazione

La selezione delle caratteristiche mediante le quali determinate fonti sono generalizzate in classi può essere effettuata per vari motivi. Tutto dipende dalla pratica sviluppata in un particolare ramo del flusso di lavoro. La base per la classificazione dei documenti può essere la natura delle informazioni in essi contenute. Pertanto, è consuetudine suddividere le informazioni presenti nelle fonti in tre principali varietà: retrospettiva, attuale e prospettica. La classificazione dei documenti può essere effettuata sulla base delle funzioni svolte dalla sorgente. La gamma di tali - la più ampia. Esiste una funzione comunicativa, gestionale, di riferimento, legale, culturale.

All'interno di ciascuna classe di documenti, vengono spesso distinte categorie aggiuntive di fonti. Per esempio, se la base per la loro classificazione è una funzione, allora tra quei documenti per i quali è caratteristica eseguirla - il più delle volte si tratta di leggi - possono essere formati ulteriori gruppi di fonti. Pertanto, viene formato un sistema di classificazione dei documenti. Ad esempio, le fonti che svolgono una funzione legale possono includere regolamenti, contabilità e documenti finanziari. La classificazione dei documenti regolamentari può anche implicare la loro divisione in ulteriori categorie. Ad esempio, quando si tratta di leggi, possono essere federali, regionali o municipali.

Documenti in affari

Nella pratica commerciale russa, la classificazione dei documenti comporta l'identificazione di due gruppi principali di fonti. Qual è la loro essenza? In primo luogo, ci sono documenti che riflettono i problemi generali delle attività dell'organizzazione, nonché quelli relativi alle attività manageriali e quelli che riflettono aspetti della gestione aziendale. La loro compilazione di solito non implica una specializzazione ristretta per lavoro, ma varie restrizioni possono essere praticate in azienda per accedervi.

In secondo luogo, ci sono documenti che riguardano le funzioni di specifici reparti dell'azienda. Possono riguardare le attività di contabilità, vendite, marketing, vendite, sviluppo, ecc. In questo caso, la loro formazione può richiedere la stessa stretta specializzazione: è improbabile che uno specialista di vendite o un programmatore sia esperto nelle complessità della documentazione contabile.

Oltre ai due principali gruppi di fonti, i tipi di documenti e la loro classificazione nel mondo degli affari possono essere forniti in una vasta gamma di varietà. Prendi in considerazione alcune interpretazioni popolari dei rispettivi approcci.

Nell'ambiente aziendale russo, un tale criterio per la classificazione dei documenti come stato digitale o cartaceo è comune. Sebbene la fonte possa avere lo stesso contenuto, sia sotto forma di file di computer che in formato di stampa, è classificata in due tipi diversi.

Questa metodologia è in parte supportata dal legislatore: ad esempio, i metodi di autenticazione dei documenti digitali e cartacei possono differire in modo significativo. Le fonti stampate dovrebbero essere firmate e timbrate, mentre quelle elettroniche dovrebbero essere certificate utilizzando speciali algoritmi di crittografia, chiamati firme elettroniche.

Le fonti possono anche essere classificate dal destinatario. Nell'ambito di questo criterio, possono essere personali o collettivi (tipici). Nel secondo caso, possono acquisire il carattere di un atto normativo locale. Esempi di tali documenti sono la lista del personale, il contratto collettivo di lavoro. Le fonti personali possono includere nota dell'ufficio.

Preso in russo classificazione aziendale i documenti in formato cartaceo implicano anche la divisione delle fonti in tipi diversi a seconda del loro livello di autenticità. Il documento può essere originale, presentato come duplicato, come una copia. Quest'ultimo, a sua volta, può essere semplice o autenticato - la forza legale delle fonti in questo caso molto probabilmente sarà diversa.

Fonti interne ed esterne

La classificazione dei documenti nelle pratiche burocratiche di un'impresa può implicare la loro divisione per origine. Quindi, le fonti possono essere interne - formate all'interno della struttura aziendale o esterna. Il primo può includere, ad esempio, l'ordine della testa, la nota dell'ufficio, questa o quella descrizione del lavoro. Esempi di documenti del secondo tipo - lettera commerciale, offerta commerciale.

Il criterio principale per classificare i documenti come interni o esterni è l'indipendenza legale dell'organizzazione. Potrebbe non essere sempre correlato con l'economico. Cioè, se la fonte è costituita da una LLC o JSC e viene trasferita all'indirizzo di un'altra entità legale, sarà considerata esterna per il partner, anche se la prima società possiede una partecipazione di controllo nella seconda.

Registrazioni contabili

Tra i principali tipi di documenti aziendali: la contabilità. Quali fonti si riferiscono ad esso? La documentazione contabile è un insieme di prove scritte, che confermano i fatti relativi all'implementazione di determinate operazioni commerciali o il diritto di un'impresa di parteciparvi. La classificazione dei documenti contabili adottati dalle imprese russe comprende i seguenti criteri.

Innanzitutto, il tipo appropriato di fonti può essere classificato in base alla destinazione. Quindi, i documenti possono essere amministrativi, essere assoluzione, design o combinati - combinando diversi segni.

In secondo luogo, la classificazione dei documenti contabili può comportare la loro divisione in primaria e consolidata, a seconda dell'ordine di preparazione delle fonti.

In terzo luogo, i documenti relativi alle attività contabili possono essere suddivisi in una o in un'altra categoria a seconda del contenuto delle operazioni. Pertanto, le fonti possono essere rilevanti, correlate alle transazioni monetarie, nonché a quelle calcolate.

Scopo dei documenti contabili

Sopra abbiamo notato che, a seconda dello scopo, i documenti di natura contabile possono essere classificati in tre tipi principali: amministrativo, esecutivo e design. Esistono anche fonti che combinano funzionalità che sono caratteristiche di diversi tipi di documenti contemporaneamente. Considera questo schema in maggior dettaglio. Il fatto è che una tale classificazione dei documenti legali è molto diffusa nelle imprese russe. Sarà utile studiarne le caratteristiche.

È consuetudine fare riferimento a fonti amministrative: ordini della direzione, ordini e istruzioni emesse dalla direzione, nonché quelli eseguiti da dipendenti competenti della procura. Attraverso questi documenti, le strutture aziendali responsabili di rendere importante decisioni di gestione approva quelle o altre azioni di unità subordinate o dipendenti finalizzate allo svolgimento di operazioni commerciali. Ma le informazioni contenute nei documenti amministrativi, di solito non registrate nei registri contabili interni, come i fatti relativi all'esecuzione diretta delle transazioni commerciali, non contengono.

Ai documenti esecutivi possono includere fonti quali lettera di vettura, atto di accettazione, ordine, requisito. Un altro nome comune per questo tipo di fonte è buono. Sono compilati nel momento in cui la transazione commerciale viene eseguita direttamente. Le informazioni contenute nei documenti esecutivi devono essere inserite nei registri contabili dell'impresa.

Ci sono fonti che combinano le caratteristiche caratteristiche di entrambi i documenti amministrativi ed esecutivi. Tra quelli - un libro paga o, per esempio, un ordine in contanti.

Per quanto riguarda le fonti di design, il loro scopo principale è quello di preparare i conti che riflettono i fatti contenuti nei documenti amministrativi ed esecutivi. Questi sono solitamente attribuiti a vari tipi di dichiarazioni - cumulativo, deprezzamento, spese, che riflettono i calcoli al costo standard, nonché vari tipi di riferimenti.

Ci sono altri motivi per la classificazione dei documenti nel settore contabile. Pertanto, viene distribuito un modello in cui determinati tipi di documenti e la loro classificazione sono determinati dai ragionieri in base a uno o più segni dello spettro seguente: scopo, contenuto delle operazioni, ammontare di fondi nelle transazioni, numero di procedure fisse, metodo di riempimento.

Specificità dei documenti primari

Tra i documenti più importanti del tipo contabile - primario. Registrano i fatti della commissione di determinate transazioni commerciali nell'impresa. Questi documenti indicano che l'azienda ha fornito beni o fornito servizi per i quali è stato pagato. Sopra, abbiamo notato che nelle imprese russe è comune la divisione delle fonti interne ed esterne. Si può notare che la classificazione dei documenti primari è perfettamente correlata al criterio corrispondente. Esistono documenti primari di origine interna - atti o conti formati da specialisti del personale, e ci sono fonti esterne dirette da altre persone giuridiche. Può anche essere bollette, atti e altri requisiti.

I documenti primari sono classificati come esecutivi o voucher. Sono la base della contabilità. Questo tipo di documenti è uno degli strumenti di base per mantenere la sostenibilità economica delle imprese. Ci sono una serie di requisiti per il loro design. Considerali.

Funzionalità di lavorare con i documenti primari

Le fonti primarie nelle imprese russe dovrebbero essere formate in russo. Dovrebbero essere creati in una forma documentaria stabile - su carta o sotto forma di file posto su un supporto affidabile. I documenti primari dovrebbero essere redatti sulla base di moduli standard adottati nel settore o raccomandati dai servizi attraverso questi o altri atti normativi.

Le voci errate nei documenti primari non possono essere corrette disegnando le lettere oi numeri corretti in cima a quelli già sulla carta. È necessario eliminare le informazioni errate e quindi inserire il testo corretto sopra di esso, oltre a lasciare i commenti previsti dalle regole del flusso di lavoro. Allo stesso tempo, ci sono documenti che non possono essere corretti senza il coordinamento con i funzionari responsabili o la direzione dell'organizzazione.

Non appena la fonte primaria è disponibile per il ragioniere, dovrebbe essere controllato per correttezza della forma, accuratezza dei numeri, formulazione. Tutti i dettagli richiesti devono essere controllati. Il contabile, esaminando il documento principale e verificando che sia corretto, inserisce in modo prescritto le informazioni in esso contenute nei registri. Il documento stesso viene solitamente contrassegnato per impedire il riutilizzo delle informazioni pertinenti.

Le transazioni commerciali sono soggette a fissazione nei registri pertinenti in base alla sequenza cronologica in cui sono state eseguite. Inoltre, nella maggior parte dei casi, un contabile deve registrare informazioni sulle procedure aziendali su account speciali.

Le fonti primarie classificate come monetarie devono essere contrassegnate con timbri speciali: a seconda della specifica procedura, gli elementi grafici corrispondenti possono contenere informazioni sulla ricezione di fonti o sul pagamento per beni o servizi cui si fa riferimento nel documento. Le fonti primarie dovrebbero essere conservate nell'ufficio contabilità per i periodi stabiliti dalla legge.

Fonti primarie e consolidate

Le principali classificazioni dei documenti emerse nelle pratiche commerciali russe implicano anche la selezione di fonti consolidate in una categoria separata. Qual è la loro specificità? Il fatto è che i documenti consolidati sono formati sulla base di quelli primari. Come esattamente?

I documenti primari presuppongono la fissazione di ciascuna operazione economica indipendente. Questo può essere il ricevimento di determinati materiali nel reparto di produzione, la spedizione di prodotti finiti al consumatore, il libro paga, altre operazioni con in contanti

Questi documenti primari di natura omogenea per un determinato attributo sono combinati in fonti consolidate. Nella maggior parte dei casi, sono uno degli elementi dei registri contabili, che abbiamo citato sopra. Esempio di una fonte consolidata: giornale, estratto conto, rapporto macchina. I registri, se comprendono le fonti consolidate, possono essere utilizzati ai fini di un'analisi successiva dei dati relativi alle transazioni commerciali.

Varietà di approcci

Abbiamo esaminato le caratteristiche della classificazione dei documenti, i cui criteri sono stabiliti nelle pratiche commerciali russe. Naturalmente, in altre aree possono essere adottati altri criteri. La classificazione dei documenti d'archivio, delle fonti mediche, storiche e di altro tipo può essere effettuata per una serie di motivi. I criteri pertinenti possono essere enunciati sia a livello di atti giuridici ufficiali sia in fonti che sono emerse come un elemento di pratica che si è sviluppato in una particolare area.