Perché hai bisogno di istruzioni per il lavoro d'ufficio

La maggior parte delle persone è felicemente ignorante di una domanda così noiosa come l'ambito di applicazione del manuale di istruzioni. Il fatto è che questo documento è strettamente speciale, si potrebbe dire, burocratico. Solo di fronte alla necessità di preparare i documenti, una persona può apprezzare la prospettiva e la saggezza del cui frutto è stato il primo manuale di istruzioni. Capiamo le complessità del problema.

Pratiche burocratiche - cos'è?

In qualsiasi organizzazione, in azienda è necessario pubblicare un numero di documenti. Alcuni regolano le proprie attività, altri - le relazioni con i partner e così via. È chiaro che tutti questi problemi sono affrontati da persone specifiche e sono diversi. Ogni dipendente ha non solo la propria visione delle cose, ma anche la propria esperienza, abilità e abilità acquisite nel corso degli anni. Si scopre che l'idea della forma e del contenuto dello stesso documento può essere completamente diversa. Se lasci che la faccenda faccia il suo corso, allora nella stessa organizzazione verrà creata la carta, con forme diverse, aspetto. La gente che sostituisce l'un l'altro sul posto di lavoro, diventerà confuso, perderà i dati. Ma qualsiasi documento non è solo un documento con testo, ma anche il destino di un particolare dipendente o progetto. Molti di loro devono essere conservati per molti anni in modo che una persona possa confermare il fatto della sua partecipazione al lavoro dell'impresa (ad esempio, la documentazione del personale). Inoltre, il tipo di fonti di informazione scritte serve come una sorta di "faccia" dell'azienda. Per unificare i documenti, hanno inventato una cosa come un lavoro di ufficio. In realtà, è un insieme di regole che descrivono i termini e i metodi di lavoro con i documenti, la loro forma, i loro tipi e così via.

Regole di scrittura

L'istruzione sul lavoro d'ufficio è un documento formale creato sulla base legale esistente. Cioè, i dati sulla base dei quali è stato compilato devono essere inseriti nella prima sezione. Questi sono tutti documenti legali relativi alla documentazione e alle informazioni relative ad una particolare organizzazione. Devo dire che il documento è obbligatorio per le agenzie governative e le autorità locali. Il resto può accettarlo e approvarlo a piacimento, il che, in pratica, viene spesso fatto con l'obiettivo di convenienza e ottimizzazione nell'organizzazione delle attività di gestione. Inoltre, il flusso documentale, secondo la normativa vigente, è controllato da enti speciali. Di conseguenza, l'istruzione sul lavoro d'ufficio diventa uno strumento di gestione conveniente che aiuterà a organizzare il lavoro interno dell'organizzazione, nonché a proteggerlo da inutili rimproveri da parte dei controllori.

Chi è responsabile per lo sviluppo

In ogni organizzazione c'è un dipendente le cui funzioni comprendono la circolazione dei documenti. Questa è la missione di redigere questa raccolta di regole ottimali. Di solito un avvocato partecipa al suo sviluppo. Ciò richiede del tempo, specialmente nei casi difficili in cui l'organizzazione è impegnata nella pubblicazione di molti documenti. Si raccomanda di non approvare immediatamente la versione finale, senza esperienza legale. Per il periodo di elaborazione del testo completo, viene creata e attuata un'istruzione temporanea sulla gestione dei record. Il suo testo può essere standard, raccomandato per le agenzie governative. Quindi si affina alle condizioni specifiche in cui opera l'azienda. L'istruzione sul lavoro d'ufficio è considerata valida se è approvata dal responsabile del livello a cui si applica (per un dipartimento, organizzazione o sua parte). Cioè, ha senso determinare le condizioni e le indicazioni per la formazione dei documenti. Forse per i diversi reparti servono diversi documenti, normalizzando forme e metodi di elaborazione della carta. Ad esempio, l'istruzione per il lavoro d'ufficio in un tribunale distrettuale è entrata in vigore dall'ordine pertinente.

Organizzazione di azioni documentali

Le istruzioni per realizzare i loro obiettivi dovrebbero essere comunicate a ciascun dipendente. È auspicabile che la sua copia elettronica sia in tutti coloro i cui compiti comprendono la preparazione di documenti. Il fatto è che non include solo le regole per scrivere e formare fonti di informazione cartacea, ma contiene anche le loro forme (applicazioni). Ad esempio, è necessario allegare forme di lettere, ordini e altri documenti formati all'azienda. Tali "sciocchezze" dovrebbero anche essere prescritte, come l'ubicazione di testi, campi e così via. Ogni dipendente deve confermare con la propria firma personale il fatto di familiarizzare con le istruzioni. Per addestrare le persone, si raccomanda di tenere lezioni regolari con loro, durante le quali è necessario chiarire le sue disposizioni, fornire esempi. Inoltre, la persona responsabile controlla l'esecuzione delle istruzioni.

Struttura del documento

Non ci sono regole scritte che regolino ciò che deve essere incluso nell'istruzione. La sua struttura è semplice: la parte generale, le sezioni tematiche e le aggiunte. Si raccomanda di indicare il numero di posizioni a cui appartiene il documento, gli atti normativi e legali in base ai quali è stato compilato. Assicurati di indicare la persona che controlla la sua esecuzione. Il maggior carico semantico sono le sezioni tematiche. Descrivono in modo specifico i documenti e i loro requisiti. È necessario prestare attenzione alle regole di registrazione, passaggio, archiviazione di documenti. È auspicabile nell'ultima parte descrivere i metodi per apportare aggiunte o modifiche a questo documento, casi in cui ciò è fatto.

applicazioni

Questa è la parte più funzionale del manuale. Contiene tutti i campioni di documenti. Dopo aver aperto le applicazioni, ciascun dipendente deve vedere che cosa si sta formando esattamente nell'organizzazione, quali parametri hanno questi documenti, come usarli. Spesso sono redatti sotto forma di diagrammi, dove sono indicati tutti i parametri. Inoltre, ha senso inserire una sequenza temporale di importanza diretta nel flusso di lavoro. Ad esempio, quanti giorni vengono dati per la registrazione o considerazione di un documento, quando deve essere archiviato o distrutto, quanti devono essere memorizzati e così via. È importante specificare i metodi di approvazione, firma e entrata in vigore.

Casi speciali

L'istruzione, che è utilizzata da tutti, può contenere una parte relativa ai documenti per uso limitato. Ciò accade quando un'organizzazione lavora con informazioni relative ai segreti di stato e in altri casi. A volte è necessario sviluppare un'istruzione separata che regolerà il flusso di lavoro per uso ufficiale.

controllo

Le regole per la regolamentazione e la tracciabilità dei documenti dovrebbero essere chiare e trasparenti. A che ora, da chi e quando viene esercitato il controllo, è necessario indicare nel testo dell'istruzione. Inoltre, è necessario descrivere la responsabilità per il mancato rispetto delle disposizioni delle istruzioni. Qualsiasi sfumatura può influire sulle attività dell'azienda. Inoltre, i documenti vengono utilizzati in tribunale, il personale - hanno un impatto sul destino del dipendente. La correttezza della loro compilazione assume talvolta un'importanza fondamentale. Pertanto, la persona che esercita il controllo dovrebbe assumere un atteggiamento responsabile nei confronti delle sue funzioni, restituendo per la revisione quei documenti che non rispettano le istruzioni.