Un esempio di diagramma di Gantt. Elementi chiave del diagramma di Gantt

Costruire un diagramma di Gantt è una procedura standard per i project manager. Con questo strumento è possibile visualizzare la durata di vari processi. La stretta specializzazione di questo grafico, tuttavia, non esclude la possibilità del suo utilizzo nella gestione personale del tempo. Diagramma di Gantt, ad esempio, consente di pianificare le attività nella griglia del calendario per il periodo successivo.

Che aspetto ha il diagramma di Gantt

Il grafico, o diagramma di Gantt, come viene anche chiamato, è costituito da due scale: scala temporale e scala delle attività. Ogni attività è rappresentata come un rettangolo, la cui lunghezza è misurata nelle unità di tempo specificate. Quindi, è possibile tracciare quali progetti o attività devono essere completati e in quale arco di tempo. Dal diagramma diventa anche chiaro quali progetti devono essere eseguiti in parallelo o in serie.

È noto che l'informazione visiva è percepita da una persona molto più velocemente, forse è per questo che il diagramma di Gantt è diventato così popolare. È molto più facile presentare l'elenco delle attività sotto forma di timeline, oltre a distribuire convenientemente le attività tra i dipendenti.

Chi ha inventato il diagramma di Gantt

Non è noto per quanto tempo lo sviluppo del diagramma di Gantt è stato preso, ma lo scienziato Henry Gant l'ha introdotto nel 1910 quando è stato necessario guidare un gruppo di ingegneri nella costruzione di navi. Dopo circa 80 anni di utilizzo del diagramma, sono state aggiunte le relazioni tra le attività:

• l'operazione 2 non può iniziare prima dell'operazione 1;
• l'operazione 2 non può iniziare fino al completamento dell'operazione 1;
• l'operazione 2 non può terminare prima dell'inizio dell'operazione 1;
• l'operazione 2 non può terminare più tardi rispetto all'operazione 1.

Un esempio di diagramma di Gantt, in particolare, le sue relazioni temporali tra compiti, può servire come cucina ordinaria. Non puoi friggere le uova fino a quando non vengono ripulite dal guscio, ed è impossibile cuocere la pasta fino a quando l'acqua non bolle. Pertanto, grazie al diagramma di Gantt, è possibile presentare non solo un elenco di attività, ma un insieme di parti correlate del progetto.

Nel 1896, l'economista polacco Karol Adametsky sviluppò un metodo visivo per mappare i processi di produzione, ma lo scienziato non tradusse il suo lavoro in inglese, quindi la sua idea non si diffuse al mondo di lingua inglese. Così, sebbene Adametsky sia stato il primo a inventare il diagramma, prende il nome dallo scienziato Henry Gant. Ma il diagramma può anche essere chiamato il grafico Adametsky, che non è un errore.

Tabella svantaggi

Nonostante il fatto che il diagramma affronti il ​​compito di visualizzazione, vale la pena notare alcune delle sue carenze:

• inflessibilità;
• dipendenza;
• congestione.

Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuno degli inconvenienti del diagramma di Gantt. Un esempio in cui un vantaggio diventa uno svantaggio è la visualizzazione di troppe attività. Di conseguenza, il diagramma diventa sovraccarico, il suo obiettivo principale è perso: presentare le informazioni in una forma accessibile.

La realtà cambia i piani dei manager nella gestione dei progetti molto spesso, il numero di compiti o la struttura fondamentale del sistema cambia, il che richiede alcune revisioni nel diagramma primario. Spesso l'unica soluzione è ridisegnare nuovamente il grafico.

Un progetto è un sistema complesso con un insieme specifico di attività e una tempistica, inoltre, vi è una connessione tra tutti gli elementi. Ma come rendere un diagramma di Gantt adatto a dimostrare le relazioni tra le attività? La soluzione era l'aggiunta di un grafico finito con linee verticali con spiegazioni, ma questo complica seriamente lo strumento inizialmente facile.

Come e dove creare un diagramma di Gantt

Se non sono disponibili programmi di gestione progetti specializzati, è possibile creare in modo semplice e rapido un grafico Gant in Excel.

Per prima cosa è necessario verificare se il grafico richiesto in Excel è:

1. Nel menu principale della scheda "Inserisci", fai clic sul pulsante "Grafico".
2. Nel menu che appare, seleziona la cartella "Modelli".
3. Selezionare dall'elenco dei modelli salvati "Diagramma di Gantt" e inserire i dati necessari.

Se non esiste un modello di questo tipo nella versione preinstallata del programma Office, è possibile scaricarlo dal sito Web ufficiale di Microsoft Office. Lo strumento necessario è molto facile da trovare nella sezione "Modelli", quindi è necessario selezionare la sottosezione "Documenti e report" e il nome completo del modello è "Pianificatore di progetto nel diagramma di Gantt". In Excel, lo strumento specificato può facilmente sostituire programmi specializzati a pagamento.

Un diagramma di Gantt avvantaggia o danneggia i progetti?

I compiti del diagramma di Gantt comprendono il controllo sull'attuazione precisa dei termini di ogni attività di progetto, mentre il manager può tenere traccia di quale fase ciascun dipendente del dipartimento è, quanto tempo è necessario per completare il progetto nel suo complesso.

Se il project manager non presta attenzione alla qualità del prodotto, ma si adatta solo al perseguimento delle scadenze, il lavoro si trasforma semplicemente in una corsa con ostacoli. In tale situazione c'è il rischio di perdere le idee necessarie e il materiale di qualità per rispettare i periodi di tempo necessari.

L'errore principale dei project manager è percepire il lavoro dei dipendenti da un insieme di rettangoli multicolore nel diagramma di Gantt. Per completare uno dei processi del progetto, il numero di bozze, approvazioni e altri documenti supera un numero ragionevole. Il fattore umano è presente in ogni fase del lavoro, quindi il diagramma di Gantt, che in teoria dovrebbe aumentare l'efficienza del dipartimento, può causare danni critici al progetto stesso.

Progetto creativo ideale con l'aiuto del diagramma di Gantt e non solo

Un esempio di diagramma di Gantt in azione sta pianificando un progetto creativo. Il compito principale nella prima fase è descrivere i problemi aziendali che il progetto risolverà, stabilire il suo concetto chiave. Successivamente, viene determinato un elenco di obiettivi e risultati intermedi nell'esecuzione del lavoro. In questa fase viene creata una bozza di un futuro diagramma di Gantt.

Ogni obiettivo intermedio del progetto dovrebbe avere sia caratteristiche temporali che qualitative, pertanto i compiti tecnici e i criteri per l'accettazione del prodotto finito devono essere allegati al diagramma finito. Questo può essere fatto usando le aggiunte del foglio al grafico, che sarà un elenco di link a Google Documenti. Pertanto, la familiarizzazione con il diagramma consentirà non solo di valutare il lasso di tempo necessario, ma anche di tenere una discussione fruttuosa sul contenuto specifico di ciascun sotto-obiettivo.

Come evitare ritardi nella consegna del progetto utilizzando un diagramma di Gantt

Oltre a controllare i tempi di lavoro utilizzando il diagramma di Gantt nella gestione del progetto dovrebbe fornire risultati intermedi. Tutti conoscono il termine "scadenza", ovvero la scadenza entro la quale è necessario passare il lavoro. Un diagramma di Gantt è un esempio di un elenco di scadenze per diverse attività che alla fine devono essere trasformate in un prodotto finito.

È quasi impossibile pianificare in anticipo il possibile intoppo nella creazione di un progetto, quindi vale la pena introdurre "redline" nel lavoro collettivo. Questo termine non è spesso usato dai manager, ma ha un enorme impatto sul completamento di un progetto. Redline - questa è una scadenza falsa, cioè una precedente scadenza per il lavoro, nominata dal capo. Redline consente di verificare la prontezza del dipendente o del reparto, apportare le modifiche necessarie e completare il progetto esattamente alla scadenza specificata.

La presenza di un controllo intermedio facilita notevolmente il lavoro del project manager, in quanto consente di raggiungere la qualità desiderata, senza mettere a scapito delle scadenze per la consegna del prodotto al cliente.

Come creare una bozza di grafico a mano

È molto più conveniente creare un diagramma di Gantt in un programma per computer, ma se diventa necessario presentare minuziosamente l'essenza e i tempi di un progetto, è possibile tracciare un grafico a barre improvvisato su un pezzo di carta.

La prima cosa da fare è elencare tutte le parti del progetto e specificare i periodi di tempo necessari per la loro implementazione. Tali dati sono convenientemente presentati in una tabella numerata.

Il secondo passo: è necessario disegnare un doppio sistema di coordinate, in orizzontale verranno posizionate le linee temporali (in giorni, settimane o mesi, a seconda della complessità del progetto). Verticalmente, è necessario disporre i numeri oi nomi brevi di parti del progetto.

L'ulteriore processo di creazione di un grafico è solo per trasferire i dati tabulari al sistema di coordinate. Avendo un diagramma di Gantt pronto e una durata approssimativa dell'implementazione dell'intero progetto, è possibile identificare i processi che possono essere ottimizzati.

conclusione

I grafici di pianificazione e di Gantt sono concetti inseparabili nella pratica moderna. In effetti, il diagramma è diventato lo strumento principale per i responsabili della gestione dei progetti, molti manager sono stati fissati per controllare chiaramente i risultati sulle scale del diagramma.

Il diagramma di Gantt facilita enormemente il processo di controllo sul progetto, ma limita anche le possibilità di sviluppo qualitativo, perché è solo un elenco di scadenze e non risultati specifici.

Henry Gant ha inventato il suo diagramma per migliorare l'efficienza delle imprese di produzione, ma l'uso di questo strumento in progetti creativi richiede al gestore di integrare ed espandere le possibilità del diagramma in tutti i modi possibili.