Lettera di reclamo: descrizione e regole di redazione

Una lettera di reclamo è un documento che una delle parti invia alla sua controparte in caso di inadempimento degli obblighi o tentativi di modificare unilateralmente le condizioni di un contratto precedentemente concluso. Questo tipo di corrispondenza commerciale viene utilizzato se le trattative orali non hanno dato il risultato desiderato.

Motivi per la stesura del documento

Ogni contratto prevede inizialmente l'adempimento degli obblighi di ciascuna parte. Ma in pratica, questo non è sempre il caso. A volte una delle controparti, senza avvisare il proprio partner, decide di modificare i termini dell'accordo preliminare. Tali azioni sono del tutto inaccettabili, in quanto costituiscono una grave violazione di quella parte del contratto, che fa riferimento ai diritti e agli obblighi delle parti. Questa situazione richiede una risoluzione, e il primo passo è di solito una conversazione orale. Se i partner non riescono a raggiungere un consenso, uno di loro invia una lettera di reclamo alla parte colpevole.

È vero, c'è un punto molto importante. Tale corrispondenza commerciale dovrebbe essere condotta legalmente. Per fare questo, inizialmente alla conclusione accordo di cooperazione Nel testo del documento stesso, le parti devono fornire regole e termini per la presentazione delle richieste di risarcimento, nonché i modi per risolvere i conflitti che potrebbero sorgere durante le attività congiunte. Questa informazione dovrebbe essere fatta separatamente. Quindi, nel caso di una situazione controversa, una delle parti può inviare una lettera di denuncia al colpevole, esponendo in essa la propria visione di risoluzione del conflitto.

Piano approssimativo della lettera

Esprimere ufficialmente la loro insoddisfazione per le parti deve per iscritto. Questo è un prerequisito per il documento da inviare per essere valido. Inoltre, esiste un determinato piano, in base al quale viene redatta una lettera di richiesta.

Tale documento di solito consiste di diverse parti:

1. Una descrizione generalizzata della situazione specifica. Qui l'essenza del problema dovrebbe essere riflessa e tutte le violazioni commesse sono elencate.
2. Nel testo è imperativo utilizzare citazioni da regolamenti specifici. Elencando gli errori di un partner, è necessario dichiarare l'incompetenza delle sue azioni, confermando la sua opinione con frasi testuali tratte dai testi di risoluzioni e leggi che governano questi problemi.
3. I requisiti devono essere presentati sotto forma di un ultimatum. In questa parte della lettera, è imperativo specificare un periodo di tempo durante il quale il colpevole può eliminare indipendentemente il fatto della violazione. I tempi devono essere conformi alle norme consentite dalla legge.
4. In conclusione, il mittente deve necessariamente indicare la data del documento e inserire la sua firma con la sua piena decodifica.
5. Tale corrispondenza di solito contiene allegati. Includono l'intera base di prove. Si tratta di certificati, copie di lettere e altri documenti a cui il mittente fa riferimento nel testo principale del documento.

In presenza di tutti questi punti, la richiesta presentata è considerata ragionevole e correttamente eseguita.

Regole di compilazione dei documenti

Di solito c'è un avvocato nello staff della compagnia che sa scrivere una lettera di reclamo. In caso contrario, la direzione può invitare uno specialista dall'esterno, concludendo un accordo con lui a pagamento.

Per cominciare vale la pena notare che è meglio inviare la richiesta per lettera raccomandata con la notifica, aggiungendolo con un inventario degli investimenti esistenti. La seconda copia del documento deve essere conservata. Ciò è necessario per confermare il fatto dell'azione stessa, che, in effetti, è un modo di risoluzione pre-processuale del conflitto. Avendo messo su carta tutte le informazioni necessarie in accordo con il piano standard, è necessario che il colpevole capisca chi, per quale motivo e cosa lo voglia specificamente. Se riguarda qualità del prodotto o il servizio fornito, il partner deve indicare chiaramente i suoi requisiti e spiegare cosa sta aspettando come risultato: eliminazione del difetto, concessione di uno sconto o rimborso.

In caso di violazione delle scadenze nel testo della lettera dovrebbe essere una data specifica, la seconda parte proposta a prendere una decisione. Di solito, a causa di equivoci, una delle controparti subisce determinate perdite. Pertanto, sarebbe ragionevole se, come allegato alla denuncia, fosse fornito un calcolo dettagliato dei fondi persi a seguito del conflitto. Il destinatario deve rispondere a tale messaggio a tempo debito (10 o 30 giorni) e inviarlo allo stesso modo (a mezzo lettera raccomandata). Come mostra la pratica, spesso tale corrispondenza dà ancora un risultato positivo.

Raccolta del debito

Ad esempio, puoi considerare una situazione specifica e capire come scrivere una lettera di reclamo, supponiamo recupero crediti. Tale documento può essere indirizzato a:

• Partner;
• organizzazione o società commerciale;
• a una persona privata.

Tutte le informazioni devono essere presentate gradualmente:

1. Per prima cosa è necessario rivolgersi ufficialmente all'altra parte. E dovrebbe essere fatto nel modo più educato possibile e senza emozioni.
2. Dopo questo, è necessario dichiarare l'essenza del conflitto. Ad esempio, il compratore in tempo non ha effettuato il pagamento per la merce ricevuta e continua a ignorare questo fatto. È necessario ricordargli gli obblighi, indicando il paragrafo specifico del contratto e il suo contenuto parziale.
3. Quindi il mittente deve presentare le sue richieste e dire come vede una possibile soluzione a questo conflitto. Allo stesso tempo, si dovrebbero esprimere i propri pensieri in modo chiaro e chiaro, senza supposizioni e formulazione vaga.
4. Segue quindi la data, la firma e i dettagli del mittente, in base al quale il perpetratore può inviare la sua risposta.
5. La lettera termina con un elenco di documenti giustificativi (allegati) che confermano la validità del reclamo.

Se non era possibile concordare, una delle parti può tranquillamente presentare documenti al tribunale, allegando una copia di questa lettera a loro.